BTW: Digitaal dagboek van ontvangsten & centralisatieboek

Het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek kunnen digitaal bijgehouden worden.
De voorwaarden, modaliteiten en technische eisen werden door de btw-administratie vastgesteld in 2007.
Echter blijken deze vrij strikte en complexe beveiligingsprocédés (technisch) voorbijgestreefd én niet langer te verzoenen met de op Europees niveau doorgevoerde liberalisering.

In een nieuwe circulaire wordt daarom een meer vrije keuze geboden aan de btw-plichtige op voorwaarde dat (i) de leesbaarheid en (ii) de integriteit van de inhoud m.b.t. beide boeken gewaarborgd worden.

Datum inwerkingtreding: 27/01/2020

De belangrijkste 'takeaways':

• Ondernemingen die hun dagboek(en) en centralisatieboek reeds digitaal bijhouden, moeten overwegen om hun methodiek te vereenvoudigen en te aligneren aan de nieuwe bepalingen;
• Ondernemingen die omwille van de strikte voorwaarden hun dagboeken nog niet digitaal bewaren, kunnen dit nu heroverwegen;
• Het centralisatieboek MOET digitaal bijgehouden worden van zodra één dagboek van ontvangsten digitaal wordt bijgehouden;
• Een centralisatieboek is enkel verplicht indien de onderneming meerdere bedrijfszetels heeft, tenzij zij beschikt over een vergunning om de uitgereikte kasticketten digitaal te bewaren (i.p.v. een dagboek van ontvangsten bij te houden). In zulk geval moet steeds (ook bij één enkele bedrijfszetel) een digitaal centralisatieboek gehouden worden.
• Indien het informaticasysteem op het einde van iedere dagelijkse openingsperiode een financieel rapport genereert dat de verplichte vermeldingen van een dagboek van ontvangsten bevat, kan onder bepaalde voorwaarden het geheel van deze dagelijkse financiële rapporten als dagboek aanvaard worden. Voortaan moet in dat boek ook het totaalbedrag van de ontvangsten, per tarief, verder geventileerd worden in een maatstaf van heffing, per tarief, en het corresponderende btw-tarief (om de link met de btw-aangifte te verduidelijken).
• In geval van een VERBETERING mag de oorspronkelijke inschrijving niet gewist of overschreven worden. Er moet zonder uitstel een nieuwe afzonderlijke inschrijving plaatsvinden,  ook bij digitaal gehouden boeken.
• De nieuwe circulaire vermeldt, bij wijze van voorbeeld, een aantal methoden om de integriteit van de inhoud (= onveranderlijk karakter van de inschrijvingen) te garanderen.
• De Administratie tolereert dat het digitaal dagboek van ontvangsten niet wordt beperkt tot een periode van 12 maanden maar een langere periode kan omvatten. Dit heeft wel als gevolg dat de bewaringstermijn (7 jaar) pas aanvangt vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van afsluiting van het bestand.

Voor meer informatie kan steeds contact opgenomen worden met ons btw-team.