Article

Btw-controles: belang van onderliggende documenten!

KMO-update

Btw-controles worden steeds gerichter en efficiënter gevoerd. Zo selecteert de btw-administratie via datamining-software de meest risicovolle dossiers. Daarenboven gaat zij momenteel veel verder dan een nazicht van de journalen en facturen, maar worden ook de onderliggende documenten goed onder de loep genomen.

Gewijzigde aanpak bij controle

In de praktijk stellen wij vast dat de btw-administratie steeds gerichter te werk gaat bij het uitvoeren van btw-controles. Vooreerst selecteert de btw-administratie de meest risicogevoelige dossiers op basis van datamining-software. De btw-administratie beschikt immers over informatie uit de Belgische btw-aangiften, intracommunautaire opgaven en de lokale klantenlisting van de onderneming. Daarenboven ontvangt zij ook informatie vanwege de douane-administratie en vanuit andere EU lidstaten. Via de datamining-technieken kan de btw-administratie vrij eenvoudig de dossiers met de grootste kans op onregelmatigheden selecteren.

Bovendien zal de btw-administratie zich niet meer beperken tot een controle van de journalen en facturen. In het algemeen, maar zeker in het geval een btw-vrijstelling wordt toegepast, zal de controleur de onderliggende documenten opvragen. Elke belastingplichtige moet immers voor elke inkomende en uitgaande handeling een betrouwbaar controlespoor kunnen aanleggen dat een duidelijk verband legt tussen de levering of dienst enerzijds en de factuur anderzijds. Voor een levering wordt dit controlespoor bijvoorbeeld gevormd door de bestelbon, de leveringsbon, de transportdocumenten en het betalingsbewijs. Voor een dienst wordt dit bijvoorbeeld gevormd door het dienstencontract, de uurlijsten of het vergoedingsschema en het betalingsbewijs.

Een dergelijk betrouwbaar controlespoor is enkel mogelijk indien de onderneming beschikt over de juiste interne procedures zoals bijvoorbeeld een procedure voor de goedkeuring van orders, het aanbrengen van verwijzingen op de onderliggende documenten van éénzelfde handeling, het systematisch vergelijken van deze onderliggende documenten, een controleprocedure betreffende de vereiste transportdocumenten, een regelmatig nazicht van de aansturing van het boekhoud- en facturatiepakket,…. Het is aan te raden dat deze procedures uitgebreid worden gedocumenteerd (draaiboek, handleiding). Dit kan niet alleen voorgelegd worden aan de btw-controleur, maar kan ook dienen als een goede interne tool om fouten te detecteren en om nieuwe medewerkers op weg te zetten.

Praktische bevindingen

Keer op keer blijkt het in de praktijk van groot belang dat een onderneming over de juiste onderliggende documenten beschikt.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij de zogenaamde ‘afhaalleveringen’. Bij deze leveringen met bijvoorbeeld de Incoterm ‘EXW’ (ex works – af fabriek), staat de klant in voor het vervoer van de goederen. In geval de klant beweert dat de goederen naar een andere EU lidstaat zal worden vervoerd, is het zeer belangrijk dat de verkoper kan aantonen dat dit effectief zo is.

In de praktijk komt het immers vaak voor dat de transporteur die zich bij de verkoper aanbiedt, de goederen uiteindelijk naar een andere plaats binnen België vervoert. Ook kan het zo zijn dat de transporteur in werkelijkheid niet voor rekening van de klant, maar voor een derde partij (bijvoorbeeld de klant van de klant) handelt. In beide gevallen kan de btw-vrijstelling voor intracommunautaire leveringen immers niet worden toegepast en is er Belgische btw verschuldigd.

Het komt er dus op aan dat de onderneming beschikt over de juiste procedures die verzekeren dat dergelijke onderliggende documenten (ondertekende afleveringsnota, CMR, transportfactuur,…) steeds worden verkregen van de klant en dat geanalyseerd wordt of deze overeenstemmen met de gefactureerde handeling. Indien deze documenten niet beschikbaar zijn of indien ze niet overeenstemmen met de gefactureerde handeling, kan de btw-controleur immers Belgische btw navorderen, evenals boeten en interesten.

Een gelijkaardige problematiek manifesteert zich in de praktijk bij de uitvoer van goederen, waarbij de verkoper niet instaat voor het vervoer van de goederen naar een plaats buiten de Europese Unie. De verkoper beschikt hier niet steeds over de juiste onderliggende documenten zoals een officiële uitvoeraangifte op zijn naam (vak 44), een ondertekende afleveringsnota, transportdocumenten… met dezelfde risico’s (verwerping btw-vrijstelling) tot gevolg.

Philip Decoster – VAT Department

Gepubliceerd op 1/07/2016

Did you find this useful?