Article

Btw-controles: gebruik van datamining en focus op bedrijfsprocessen

KMO-update

Vandaag de dag selecteert de btw-administratie de te controleren dossiers op een automatische wijze. Datamining-software laat toe om aan de hand van een analyse van een groot aantal parameters, de (meest fraudegevoelige) dossiers te selecteren. Om uit het vizier te blijven van deze datamining, is de analyse en controle van de eigen bedrijfsprocessen cruciaal.

Selectie via datamining

Het vroegere plan van de btw-administratie om systematisch alle belastingplichtigen te controleren, bleek niet haalbaar te zijn. Vandaar dat in 2005 gestart werd met een nieuwe aanpak. Door het gebruik van datamining software kan een automatische selectie gemaakt worden van de meest fraudegevoelige dossiers die aan een controle dienen te worden onderworpen.

Deze datamining wordt verricht op basis van alle gegevens die met betrekking tot Belgische belastingplichtigen aan de btw-administratie gerapporteerd worden. Zo beschikt de btw-administratie over de gegevens uit de btw-aangifte, de lokale klantenlisting en de intracommunautaire klantenlisting van de Belgische belastingplichtige. Bovendien ontvangt de Belgische btw-administratie eveneens informatie vanwege de douane-administratie en vanuit andere EU lidstaten.

Zo zal een intracommunautaire klantenlisting die werd ingediend in een andere EU lidstaat aanwijzen welke Belgische belastingplichtigen een intracommunautaire verwerving van goederen of een verlegging van btw op intracommunautaire diensten hadden moeten aangeven in hun Belgische btw-aangifte.

Op basis van deze beschikbare gegevens worden vervolgens voor een groot aantal parameters waarden berekend. Deze waarden worden afgetoetst met vooraf bepaalde drempelwaarden. De parameters waarvoor bepaalde drempelwaarden overschreden worden, geven aan waar een btw-controle wenselijk is. Op die manier kan de btw-administratie zeer gerichte controles gaan verrichten. Ondertussen merken we dat de ‘datamining’ controles steeds doeltreffender worden.

In die zin werden wij geconfronteerd met het volgende praktijkgeval. Een Belgische belastingplichtige had goederen ingevoerd in Nederland, maar had de Nederlandse invoer btw verkeerdelijk in de Belgische btw-aangifte (vak 59) in aftrek genomen. Met behulp van datamining stelde de btw-administratie vast dat er een te groot verschil was tussen de btw die in vak 59 van de Belgische btw-aangifte in aftrek werd genomen en de Belgische btw die volgens de gegevens uit de lokale klantenlistings, de intracommunautaire klantenlistings uit andere lidstaten en volgens de gegevens van de douane in aftrek kon genomen worden. De belastingplichtige werd geselecteerd voor een gerichte btw-controle op dit gebied.

Belang van bedrijfsprocessen

Met behulp van datamining kan de btw-administratie onmiddellijk onregelmatigheden en onsamenhangendheden oppikken in de informatie die belastingplichtigen rapporteren. Een correcte opzet van alle rapporteringen naar de overheid speelt hierbij dus een zeer grote rol. Een correcte rapportering vereist niet enkel een juiste sturing vanuit het (ERP) systeem naar de vakken van de btw-aangiften en andere rapporten, maar is bovendien enkel mogelijk indien een belastingplichtige zijn interne bedrijfsprocessen kent en onder controle heeft.

Vandaar dat ook de btw-administratie bij controles steeds deze interne bedrijfsprocessen onderzoekt. In Circulaire nr. 14/2014 (E.T. 120.000 d.d. 04.04.2014) stelt zij dat “elke belastingplichtige op een objectieve manier zijn interne processen moet kunnen omschrijven en vooral moet kunnen aantonen dat hij zijn processen zelf onder controle heeft”.

Het is dan ook voor elke belastingplichtige aangeraden om zijn interne processen te inventariseren. Belangrijk daarbij is te bepalen welke transacties de onderneming vooral verricht, hoe die administratief (aan-en verkoopproces, documentenstroom), boekhoudkundig en btw-technisch worden verwerkt en waar er nog risico’s zijn en er dus nog ruimte voor verbetering is. Deze processen dienen dan ook uitgebreid te worden gedocumenteerd (btw-draaiboek).

Bij een latere wijziging (bijvoorbeeld een nieuwe boekhoud- of ERP pakket) worden deze interne processen best nog eens herbekeken. Zo leidt de standaardsturing van een dergelijk pakket niet steeds tot een juiste (btw-) rapportering.

Philip Decoster, pdecoster@deloitte.com


Gepubliceerd op 16/06/2015.

Version française
Did you find this useful?