Article

KMO-update

Circulaire elektronische facturering eindelijk gepubliceerd!

Op 9 april 2014 werd op de website van de FOD Financiën de nieuwe circulaire gepubliceerd aangaande de ‘elektronische facturering’ (Circulaire AAFisc Nr. 14/2014 (nr. E.T. 120.000) dd. 04.04.2014). Deze circulaire licht in eerste instantie de voorwaarden toe om elektronisch te kunnen factureren en voorziet in uitgebreide aanbevelingen wat betreft de ‘bedrijfscontroles’ en het ‘betrouwbaar controlespoor’. De circulaire treedt retroactief in werking op 1 januari 2013 en vervangt alle voorgaande publicaties betreffende dit onderwerp.

Voorwaarden voor elektronische facturatie

Om te kunnen spreken van een elektronische factuur is het van belang dat de factuur zowel verstrekt als ontvangen is in een elektronisch formaat. De circulaire geeft het voorbeeld van een factuur die op papier wordt gemaakt, maar vervolgens wordt gescand en omgezet in PDF en die als bijlage van een e-mail wordt verzonden en ontvangen. Een dergelijke factuur beantwoordt aan de voorwaarden (uitgereikt én ontvangen in elektronisch formaat) van een elektronische factuur.

De elektronische facturen moeten voldoen aan de voorwaarden zoals ingevoerd door de facturatierichtlijn, namelijk:

  • Het gebruik van elektronische facturering is enkel toegestaan mits de aanvaarding door de afnemer.
  • De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen moeten worden gewaarborgd.

Enkel indien aan deze voorwaarden is voldaan, wordt de factuur aangemerkt als een regelmatige factuur, waardoor de afnemer het recht op aftrek van btw verwerft en de leverancier of dienstverrichter voldaan heeft aan zijn verplichting tot het opmaken en uitreiken van een geldige factuur.

Aanvaarding van de factuur

Er moet een overeenkomst bestaan tussen de partijen opdat er elektronisch kan worden gefactureerd. De aanvaarding door de afnemer is echter niet gebonden aan vormvoorwaarden of modaliteiten. De aanvaarding kan dus uitdrukkelijk (bvb. akkoord om facturen te ontvangen via Zoomit) of stilzwijgend (bvb. betaling factuur zonder bezwaar van het elektronisch karakter van de factuur) zijn.

Het is belangrijk aan te stippen dat de aanvaarding niet noodzakelijk moet voorafgaan aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur. Wel wordt aangeraden dat de partijen voorafgaand overleg plegen over het gebruik van elektronische facturering, zodat men later niet voor onaangename verrassingen komt te staan (zoals het risico op de niet-betaling van een factuur).

Waarborgen van authenticiteit van herkomst, integriteit van inhoud en leesbaarheid

Onder ‘authenticiteit van de herkomst’ moet worden verstaan ‘het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur’. ‘Integriteit van de inhoud’ omvat ‘het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijzigingen heeft ondergaan’. Deze waarborgen moeten worden geleverd vanaf het tijdstip van uitreiking tot op het einde van de bewaringstermijn en rust zowel bij de leverancier/dienstverrichter als op de afnemer. De afnemer moet kunnen aantonen dat de door hem ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter, terwijl laatstgenoemde moet kunnen aantonen dat de factuur door hem (of in zijn naam en voor zijn rekening) werd uitgereikt aan zijn klant.

De ‘leesbaarheid van de factuur’ impliceert dat alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn zonder dat daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is. Indien de elektronische factuur binnen een redelijke termijn kan worden voorgelegd (eventueel na een omzettingsproces) wordt geacht aan de voorwaarde van leesbaarheid te zijn voldaan.

De belastingplichtigen kiezen zelf hoe de drie voormelde voorwaarden worden gewaarborgd. Deze keuzevrijheid mag immers onder druk van Europa niet door de Administratie worden beperkt.

Aanbevelingen en praktijkvoorbeelden

In de circulaire formuleert de Administratie nog een aantal aanbevelingen wat betreft de ‘bedrijfscontroles’ en het ‘betrouwbaar controlespoor’. De keuze voor elektronische facturering gebeurt bij voorkeur op een weloverwogen basis en gaat bij voorkeur gesteund op een kosten-batenanalyse.

De keuze van de bedrijfscontroles en hoe deze worden geïmplementeerd wordt aan de belastingplichtige gelaten. De bedrijfscontroles en controlesporen moeten echter passen bij de omvang, de activiteit en het type van de belastingplichtige. De Administratie geeft wel duidelijke suggesties in dit opzicht. Naast de typische 2-way en 3-way matching principes, wordt verwezen naar een aantal algemene IT-controles, het aanstellen van een externe auditor en de zelfcontrole en documentatie.

Gezien de principiële keuzevrijheid van de belastingplichtige en de diverse mogelijke bedrijfscontroles kan en wil de Administratie echter niet overgaan tot het verstrekken (vooraf of achteraf) van enige administratieve bevestiging dat een welbepaald opzet van bedrijfscontroles alle nodige waarborgen biedt op het vlak van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de facturen.

Website

Indien een onderneming wenst te starten met elektronische facturering, dan kan zij terecht op volgende website: http://www.efactuur.belgium.be. Deze link bevat een beknopt overzicht van alle mogelijke oplossingen, elk met de verbonden voor- en nadelen.

David Gonce, Tax & Legal Services


Gepubliceerd op 02/06/2014.


 

Did you find this useful?