Article

De aanschaf van software: maak de juiste afweging tussen uw noden en kosten

KMO-update

Een onderneming kan op drie manieren software verwerven:

  1. aankoop van software waardoor men zelf het exclusieve gebruiksrecht verwerft;
  2. via een klassieke licentie en
  3. Software as a Service (SaaS).

Gezien de piste van aankoop meestal gebruikt wordt wanneer een onderneming nood heeft aan specifiek op maat gemaakte software, zullen wij ons beperken tot de software licentie en SaaS.

SaaS is aan een serieuze opmars bezig en biedt heel wat extra’s ten opzichte van het loutere gebruiksrecht van de klassieke licentie. Dit betekent echter niet dat de software licentie ten dode is opgeschreven gezien niet iedere onderneming nood heeft aan een all-in pakket. De keuze voor een licentie of SaaS dient dan ook gesteund te worden op de specifieke behoeften van de onderneming.

Klassieke software licentie

Bij een klassieke licentie betaalt men éénmalig een bepaald bedrag om voor een onbepaalde duur gebruik te maken van de software. Dit gebruiksrecht heeft meestal louter betrekking op de software versie die men middels de licentie heeft verworven zodat men voor elke update/upgrade of extra service die men wenst, dient bij te betalen.

Een tweede vereiste om van de software te kunnen genieten, is dat de software steeds dient geïnstalleerd te worden op de pc’s en servers van de onderneming. Dit impliceert niet alleen de noodzaak voor een zwaardere IT-infrastructuur (wat een grote kost met zich meebrengt) maar ook dat de volledige verantwoordelijkheid met betrekking tot de werking en beveiliging van de software bij de onderneming zelf blijft.

Bijgevolg dient men intern over de nodige systeembeheerkennis te beschikken alsook zelf in te staan het maken van back-ups. Tot slot bestaat de kans dat de aangeschafte software niet aan de verwachtingen voldoet of dat zij na verloop van tijd niet meer compatibel is met de andere geïnstalleerde software.

SaaS

Bij SaaS wordt de software als een dienst aangeboden. Hier zal de software steeds toegankelijk zijn via de cloud van zodra men over een internetverbinding beschikt en is er aldus geen nood aan een eigen IT-infrastructuur. De SaaS-aanbieder verstrekt als het ware een all-in pakket en staat onder meer in voor het beheer en onderhoud van de software, installatie van updates, maken van back-ups en minimaliseren van omgevingsrisico’s (zoals hacking, brand- en waterschade, virussen).

SaaS biedt m.a.w. voordelen en zorgt ervoor dat een onderneming zich niet druk hoeft te maken over het beheer en de beveiliging van de software zodat men zich kan concentreren op hetgeen er echt toe doet binnen de onderneming. Kanttekening hierbij is echter wel dat men afhankelijk is van de SaaS-aanbieder en van de beschikbaarheid van de software in het algemeen.

Het is dan ook zeker geen overbodige luxe om in een service level agreement (SLA) concrete afspraken te maken over het niveau van dienstverlening dat men verwacht van de SaaS-aanbieder. Het staat de partijen vrij om hier zo gedetailleerd in te gaan als ze zelf wensen. Niettemin dient er op zijn minst bepaald te worden welke minimum beschikbaarheid gegarandeerd zal worden (vb. 99,5%) alsook welke gevolgen er gekoppeld worden aan een lagere beschikbaarheid (vb. een boetebeding).

Daarnaast kan men er ook voor opteren om te bepalen binnen welke tijd er gereageerd dient te worden ingeval van melding van een storing, waarbij er een onderscheid kan gemaakt worden tussen kleine en ingrijpende storingen, alsook binnen welke termijn een storing dient opgelost te worden. Tevens kan het ook van belang om een aantal bepalingen op te nemen betreffende back-ups, zoals onder meer wat men dient te verstaan onder een back-up, met welke frequentie ze dienen genomen te worden, de bewaarplaats van een back-ups, etc.

In het kort: klassieke software / licentie SaaS

  • On-premise / Off-premise
  • Zwaardere IT-infrastructuur lokaal nodig / Internet device
  • Software louter beschikbaar wanneer geïnstalleerd / Software overal beschikbaar i.g.v. internetverbinding
  • Licentievoorwaarden: weinig of geen contractsvrijheid / SLA: ruimere onderhandelingsmarge

Een afgewogen keuze

SaaS heeft heel wat extra’s te bieden ten opzichte van een klassieke software licentie. Men dient echter voor ogen te houden dat opteren voor SaaS, zonder te beschikken over een duidelijke en gedetailleerde SLA, heel wat onzekerheid impliceert gezien de onbeschikbaarheid van de software nefaste gevolgen kan hebben voor een onderneming. Het is dan ook belangrijk dat men de SLA kritisch doorneemt en nagaat of alle voor de onderneming essentiële elementen gecovered zijn in de SLA.

Liesl Molinarolli, lmolinarolli@deloitte.com


Gepubliceerd op 16/06/2015.

Version française

Een onderneming kan op drie manieren software verwerven:

  1. aankoop van software waardoor men zelf het exclusieve gebruiksrecht verwerft;
  2. via een klassieke licentie en
  3. Software as a Service (SaaS).

Gezien de piste van aankoop meestal gebruikt wordt wanneer een onderneming nood heeft aan specifiek op maat gemaakte software, zullen wij ons beperken tot de software licentie en SaaS.

SaaS is aan een serieuze opmars bezig en biedt heel wat extra’s ten opzichte van het loutere gebruiksrecht van de klassieke licentie. Dit betekent echter niet dat de software licentie ten dode is opgeschreven gezien niet iedere onderneming nood heeft aan een all-in pakket. De keuze voor een licentie of SaaS dient dan ook gesteund te worden op de specifieke behoeften van de onderneming.

Klassieke software licentie

Bij een klassieke licentie betaalt men éénmalig een bepaald bedrag om voor een onbepaalde duur gebruik te maken van de software. Dit gebruiksrecht heeft meestal louter betrekking op de software versie die men middels de licentie heeft verworven zodat men voor elke update/upgrade of extra service die men wenst, dient bij te betalen.

Een tweede vereiste om van de software te kunnen genieten, is dat de software steeds dient geïnstalleerd te worden op de pc’s en servers van de onderneming. Dit impliceert niet alleen de noodzaak voor een zwaardere IT-infrastructuur (wat een grote kost met zich meebrengt) maar ook dat de volledige verantwoordelijkheid met betrekking tot de werking en beveiliging van de software bij de onderneming zelf blijft.

Bijgevolg dient men intern over de nodige systeembeheerkennis te beschikken alsook zelf in te staan het maken van back-ups. Tot slot bestaat de kans dat de aangeschafte software niet aan de verwachtingen voldoet of dat zij na verloop van tijd niet meer compatibel is met de andere geïnstalleerde software.

SaaS

Bij SaaS wordt de software als een dienst aangeboden. Hier zal de software steeds toegankelijk zijn via de cloud van zodra men over een internetverbinding beschikt en is er aldus geen nood aan een eigen IT-infrastructuur. De SaaS-aanbieder verstrekt als het ware een all-in pakket en staat onder meer in voor het beheer en onderhoud van de software, installatie van updates, maken van back-ups en minimaliseren van omgevingsrisico’s (zoals hacking, brand- en waterschade, virussen).

SaaS biedt m.a.w. voordelen en zorgt ervoor dat een onderneming zich niet druk hoeft te maken over het beheer en de beveiliging van de software zodat men zich kan concentreren op hetgeen er echt toe doet binnen de onderneming. Kanttekening hierbij is echter wel dat men afhankelijk is van de SaaS-aanbieder en van de beschikbaarheid van de software in het algemeen.

Het is dan ook zeker geen overbodige luxe om in een service level agreement (SLA) concrete afspraken te maken over het niveau van dienstverlening dat men verwacht van de SaaS-aanbieder. Het staat de partijen vrij om hier zo gedetailleerd in te gaan als ze zelf wensen. Niettemin dient er op zijn minst bepaald te worden welke minimum beschikbaarheid gegarandeerd zal worden (vb. 99,5%) alsook welke gevolgen er gekoppeld worden aan een lagere beschikbaarheid (vb. een boetebeding).

Daarnaast kan men er ook voor opteren om te bepalen binnen welke tijd er gereageerd dient te worden ingeval van melding van een storing, waarbij er een onderscheid kan gemaakt worden tussen kleine en ingrijpende storingen, alsook binnen welke termijn een storing dient opgelost te worden. Tevens kan het ook van belang om een aantal bepalingen op te nemen betreffende back-ups, zoals onder meer wat men dient te verstaan onder een back-up, met welke frequentie ze dienen genomen te worden, de bewaarplaats van een back-ups, etc.

In het kort: klassieke software / licentie SaaS

  • On-premise / Off-premise
  • Zwaardere IT-infrastructuur lokaal nodig / Internet device
  • Software louter beschikbaar wanneer geïnstalleerd / Software overal beschikbaar i.g.v. internetverbinding
  • Licentievoorwaarden: weinig of geen contractsvrijheid / SLA: ruimere onderhandelingsmarge

Een afgewogen keuze

SaaS heeft heel wat extra’s te bieden ten opzichte van een klassieke software licentie. Men dient echter voor ogen te houden dat opteren voor SaaS, zonder te beschikken over een duidelijke en gedetailleerde SLA, heel wat onzekerheid impliceert gezien de onbeschikbaarheid van de software nefaste gevolgen kan hebben voor een onderneming. Het is dan ook belangrijk dat men de SLA kritisch doorneemt en nagaat of alle voor de onderneming essentiële elementen gecovered zijn in de SLA.

Liesl Molinarolli, lmolinarolli@deloitte.com


Gepubliceerd op 16/06/2015.

Did you find this useful?