agentuurovereenkomst

Article

Duur mandaat commissaris: enkele Q&A

KMO-update

De commissaris wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar. Op het eerste zicht lijkt artikel 135 §1 van het Wetboek van vennootschappen voor zich te spreken. Toch zorgt zowel de formulering als de plaats van dit artikel voor een aantal onduidelijkheden bij de concrete toepassing in de praktijk.

Vermits het al dan niet aanwezig zijn van een commissaris in een vennootschap om uiteenlopende redenen van belang is voor diverse partijen in het rechtsverkeer, brengen we de belangrijkste principes even in herinnering aan de hand van enkele Q&A.

 

De algemene vergadering besluit de commissaris te herbenoemen voor een bijkomende termijn van één jaar. Wat nu?

De wettelijk bepaalde termijn van drie jaar is tegelijk een dwingende minimum- en maximumtermijn. De algemene vergadering mag hier niet van afwijken. De herbenoeming voor een termijn van één jaar dient bijgevolg gelezen te worden als zijnde drie jaar.

De vennootschap voldoet niet langer aan de criteria van een grote vennootschap. Kan zij het mandaat van de commissaris zelf vroegtijdig beëindigen?

Nee, de algemene vergadering kan het mandaat van de commissaris slechts vroegtijdig beëindigen om wettige redenen. Wettige redenen kunnen omschreven worden als elke aan de commissaris te wijten omstandigheid waardoor men van de vennootschap redelijkerwijs niet meer kan vereisen dat deze in hem vertrouwen blijft stellen. De wetgever heeft getracht de onafhankelijkheid van de commissaris te beschermen door de stabiliteit van zijn positie te garanderen.

Wat indien partijen in onderling overleg hun samenwerking vroegtijdig wensen te beëindigen?

Op grond van het algemeen verbintenissenrecht is een beëindiging bij onderlinge overeenkomst mogelijk. De facto zal een beëindiging in onderling akkoord echter beschouwd worden als een vrijwillig ontslag door de commissaris op de algemene vergadering. Bijgevolg zal de procedure uiteengezet in artikel 135 §1 en §2 van het Wetboek van vennootschappen gevolgd moeten worden.

De vennootschap besluit haar boekjaar te verlengen waardoor het verlengde boekjaar achttien maanden bedraagt. Heeft dit een impact op het mandaat van de commissaris?

Nee, de term “jaar” verwijst niet naar “kalenderjaar” of “boekjaar van 12 maanden”, maar moet geïnterpreteerd worden als “controlejaar”. De commissaris moet de mogelijkheid krijgen controle uit te oefenen over de jaarrekening van drie opeenvolgende boekjaren. Het feit dat één van deze boekjaren meer (of minder) dan twaalf maanden bedraagt, is niet van belang. Het controlejaar eindigt naar aanleiding van de algemene vergadering die zich moet uitspreken over de jaarrekening waarover de commissaris verslag heeft uitgebracht.

Zes maanden na het afsluiten van het boekjaar heeft geen algemene vergadering plaatsgevonden en is geen jaarrekening of jaarverslag voorhanden. Is het mandaat van de commissaris automatisch geëindigd?

Nee, het mandaat van de commissaris neemt pas een einde op het ogenblik dat de algemene vergadering zijn verslag heeft gehoord en geoordeeld heeft over het verlenen van kwijting voor de uitoefening van zijn mandaat. Bij het in gebreke blijven van de raad van bestuur en/of algemene vergadering dient de commissaris zelf de nodige actie te ondernemen.

De termijn van drie jaar is verstreken en de algemene vergadering is vergeten de commissaris te herbenoemen. Wordt zijn mandaat stilzwijgend verlengd?

Nee, de algemene vergadering dient de hernieuwing van het mandaat van de commissaris steeds uitdrukkelijk goed te keuren. Om te voorkomen dat zijn mandaat eindigt, dient de commissaris de raad van bestuur tijdig in te lichten over de noodzaak zijn mandaat te hernieuwen.

Een vennootschap waarvan het boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar besluit op 1 april 2016 een commissaris te benoemen met het verzoek tevens verslag uit te brengen over het boekjaar 2015. Is een retroactieve benoeming mogelijk?

Het IBR is van oordeel dat dergelijke benoeming in uitzonderlijke gevallen mogelijk is. De termijn van drie jaar begint in dit voorbeeld te lopen vanaf de effectieve datum van benoeming en omvat de boekjaren 2016, 2017 en 2018. Er wordt aangenomen dat de controle over boekjaar 2015 gebeurt als bedrijfsrevisor in de vorm van een bijzondere opdracht.

Julie Schaerlaken – Legal Department

Gepubliceerd op 8/4/2016

Version française
Did you find this useful?