Article

KMO-update

Forfaitaire vergoedingen voor telewerk

In een recente circulaire heeft de fiscale administratie te kennen gegeven dat forfaitaire vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemers toekent in het kader van “telewerk” als belastingvrije vergoedingen kunnen worden beschouwd indien op maandbasis een bedrag van 40 EUR niet wordt overschreden.

Omschrijving “telewerk”

In de circulaire wordt het begrip telewerk omschreven als “elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis of op incidentele basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd”. Belangrijk om hierbij op te merken is dat er nergens wordt verwezen naar enige verplichting om de modaliteiten van het telewerk ook schriftelijk vast te leggen.

Toepassingsgebied circulaire

In de circulaire wordt er uitdrukkelijk verwezen naar werk dat verricht wordt in de private lokalen van de werknemer tijdens normale werkdagen. Werkzaamheden die worden verricht in een andere vestiging van de werkgever, een lokaal dat door de werkgever ter beschikking wordt gesteld of op locatie bij bijvoorbeeld een klant, vallen dan ook buiten het toepassingsgebied van deze circulaire.

Ook het begrip normale werkdagen is van belang. De circulaire is immers niet van toepassing op werknemers die regelmatig of occasioneel, buiten de normale werkuren thuis werken. Werknemers waarbij het mobiele karakter onlosmakelijk verbonden is met hun functie zijn uitgesloten voor deze regeling.

De circulaire zal onmiddellijk kunnen worden toegepast en dit zowel voor werknemers als op bedrijfsleiders.

Kosten eigen aan de werkgever

Volgens de Administratie kan een vergoeding slechts worden aangemerkt als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever indien de werkgever een dubbel bewijs levert, namelijk dat "de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn" en "die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed".

Wanneer men bewijst dat de “eigen” computer en/of internetaansluiting daadwerkelijk worden gebruikt in het kader van telewerk (= eerste bewijs), kan men volgens de Administratie voor elk van beide onderdelen een terugbetaling van maximaal 20 EUR per maand zonder meer als belastingvrije kostenvergoeding beschouwen. Het tweede bewijs, namelijk dat de vergoeding effectief besteed is aan de computer of de internetaansluiting, zal dan niet meer gevraagd worden door de administratie.
Indien de werkgever meer dan deze gezamenlijke 40 EUR kostenvergoeding toekent, dient men eveneens het tweede bewijs te leveren. Zonder dit bewijs zal het surplus een belastbaar voordeel van alle aard zijn in hoofde van de werknemer.

Terbeschikkingstelling van computer en/of internetaansluiting

Indien de werkgever een computer en/of internetaansluiting ter beschikking stelt van de werknemer, kan er vanzelfsprekend geen belastingvrije vergoeding bovenop worden gegeven. Integendeel, indien deze ook privé worden gebruikt, dient er een voordeel van alle aard belast te worden in hoofde van de werknemer. Dit voordeel is forfaitair vastgesteld op 180 EUR voor een computer en 60 EUR voor een internetaansluiting.

Op basis van de circulaire aanvaardt de fiscus dat er geen belastbaar voordeel van alle aard is voor de werknemer indien er een formeel verbod is op privégebruik, de werknemer dit schriftelijk bevestigt en de nodige technische maatregelen worden getroffen om het privégebruik zoveel mogelijk te beperken.

Conclusie

In onze huidige digitale wereld is thuiswerk, in sommige sectoren althans, al redelijk ingeburgerd. Met deze circulaire wil de Administratie tegemoet komen aan deze evolutie door een kader te schetsen waarbinnen telewerkers worden vergoed voor de opgelopen kosten.

Bart Verhelst, Deloitte


Gepubliceerd op 10/04/2014.

Did you find this useful?