woonbonus

Article

Maaltijdcheques en forfaitaire dagvergoedingen: is combinatie mogelijk?

KMO-update

Ondernemingen kunnen de maaltijden van hun werknemers vergoeden onder de vorm van maaltijdcheques. Voor de werknemers die dagelijks voor het werk de baan op moeten en daardoor buitenshuis een maaltijd dienen te nuttigen, kan een onderneming ervoor opteren een forfaitaire dagvergoeding toe te kennen in plaats van een maaltijdcheque. In de praktijk gebeurt dit bijvoorbeeld vaak voor vertegenwoordigers.

Maar wat zijn de regels wanneer een werknemer die recht heeft op maaltijdcheques af en toe ook dienstreizen verricht? Kan men aan deze werknemer zowel een maaltijdcheque als een forfaitaire dagvergoeding toekennen voor de dag van de dienstreis?

Maaltijdcheques

  • Sociaal rechtelijk regime

Wanneer aan een aantal cumulatieve voorwaarden is voldaan, worden maaltijdcheques als sociale voordelen beschouwd waarop geen RSZ bijdragen verschuldigd zijn. De waarde per cheque per dag mag in dat geval niet meer dan 8 euro bedragen, rekening houdend met een maximale werkgeversbijdrage van 6,91 euro en een maximale werknemersbijdrage van 1,09 euro.

Indien de toekenning van maaltijdcheques voorzien is in een cao, worden de maaltijdcheques toegekend aan alle werknemers die daaronder vallen. Indien er niets voorzien is in een cao, kan de onderneming zelf in een individuele overeenkomst beslissen aan welke categorie van personeelsleden zij maaltijdcheques toekent. Echter, opdat maaltijdcheques in dat geval als een sociaal voordeel kunnen kwalificeren moeten ze wel aan minstens één categorie van werknemers worden toegekend. Het is niet mogelijk om binnen eenzelfde categorie van werknemers maaltijdcheques toe te kennen aan één werknemer en de andere te negeren.

  • Fiscaal rechtelijk regime

Wanneer aan de betreffende voorwaarden is voldaan, kwalificeren de maaltijdcheques ook fiscaal als niet-belastbare sociale voordelen voor de werknemers. Voor de werkgever zijn deze sociale voordelen geen aftrekbare beroepskost, met uitzondering van het in de wet bepaalde bedrag van 2 euro per cheque, vanaf 1 januari 2016.

Forfaitaire dagvergoedingen aan reizend personeel

  • Sociaal rechtelijk regime

Voor reizend personeel aanvaardt de RSZ (onder bepaalde voorwaarden) per dag een forfaitaire baanvergoeding van maximum 10 euro en een forfaitaire maaltijdvergoeding van maximum 6 euro als kosten eigen aan de werkgever. Deze vergoeding is volledig vrijgesteld van sociale bijdragen.

  • Fiscaal rechtelijk regime

Op fiscaal vlak kan een forfaitaire dagvergoeding worden toegekend voor dienstreizen waarvoor het personeel meer dan 5 uur per dag buiten de onderneming prestaties levert voor de onderneming. Deze forfaitaire dagvergoedingen zijn fiscaal volledig aftrekbaar voor de onderneming en niet belast bij de werknemer (indien aan de desbetreffende regels voldaan is).

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding mag daarbij niet meer bedragen dan:

-          3,82 euro per dag voor reizen van meer dan 5 en minder dan 8 uur.

-          19,22 euro per dag voor reizen van 8 uur en meer of voor een reis van minstens 5 uur over de middag (i.e. met inbegrip van het dertiende en veertiende uur van de dag).

Combinatie maaltijdcheque en forfaitaire dagvergoeding

  • Sociaal rechtelijk regime

Een maaltijdcheque mag niet worden gecumuleerd met forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde maaltijd voor dezelfde dag (behalve als men langer dan 8 uur op verplaatsing is).

Bij een werkdag van maximaal 8 uur is geen cumul mogelijk. In dat geval moet het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque (maximum 6,91 euro) worden afgetrokken van de forfaitaire maaltijdvergoeding.

  • Fiscaal rechtelijk regime

Ook op fiscaal rechtelijk vlak moet de dagvergoeding in dat geval verminderd worden met de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheque. Het saldo dat overblijft, kan evenwel nog als dagvergoeding worden toegekend.

Indien de forfaitaire dagvergoeding gedeeltelijk wordt uitgekeerd in de vorm van een maaltijdcheque stelt zich de vraag of de kost van de maaltijdcheque in dat geval volledig aftrekbaar is.

De minister van Financiën heeft tot twee keer toe verklaard dat forfaitaire vergoedingen voor een middagmaal aan reizend personeel eigen kosten aan de werkgever uitmaken, op voorwaarde dat de vergoeding niet hoger ligt dan de vergoeding voor ambtenaren en dat alleen betaald wordt op dagen met een effectieve verplaatsing (Vr. nr. 275 Jo Vandeurzen, 17 maart 2000, Vr. en Antw. Kamer 1999-2000, nr. 31, 3655), dat het niet uitmaakt in welke vorm de forfaitaire vergoeding betaald wordt (Vr. nr. 206 Van Thillo, 9 december 1992, Bull. Bel. afl. 727, 1301). Daarnaast bevestigt de administratieve commentaar dat forfaitaire vergoedingen zowel in geld als in de vorm van maaltijdcheques kunnen worden toegekend (Com.IB nr. 31/36).

Op basis hiervan heeft het Hof van Bergen reeds geoordeeld dat ingeval forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen worden uitgekeerd in de vorm van maaltijdcheques, de kost van de maaltijdcheques volledig aftrekbaar is (Bergen, 18 november 2009). Helaas gaat de belastingadministratie hier niet altijd mee akkoord in de praktijk.

Mits voldaan is aan de geldende voorwaarden, achten wij het verdedigbaar dat indien een forfaitaire dagvergoeding onder de vorm van een maaltijdcheque wordt toegekend, de kosten voor deze maaltijdcheque fiscaal volledig aftrekbaar zijn.

Conclusie

Indien een onderneming zelf via individuele overeenkomsten kan beslissen aan welke groep personeelsleden zij maaltijdcheques toekent, wordt in de praktijk vaak volgend onderscheid aanbevolen op basis van de geldende fiscaal- en sociaalrechtelijke gunstmaatregelen:

-          Sedentaire werknemers: toekenning van maaltijdcheques

-          Niet-sedentaire werknemers: toekenning van forfaitaire dagvergoedingen

-          Sedentaire werknemers die af en toe dienstreizen maken: combinatie van maaltijdcheque en forfaitaire dagvergoeding waarvan de werkgeversbijdrage van de maaltijdcheque afgetrokken wordt

Gepubliceerd op 4/02/2016

Anjulie De Wit en Ellen Jamar – Tax Department

Version française
Did you find this useful?