privacy

Article

Wat mag u vragen aan een sollicitant? Aandacht voor privacyregels.

KMO-update

Welke vragen mag een werkgever stellen aan een sollicitant en mag een sollicitant zijn dossier inkijken?

Relevantie van de vragen

Vragen die betrekking hebben op het privéleven van een sollicitant (vb. opleiding, rijbewijs,…) mogen enkel gesteld worden indien zij relevant zijn voor de uitoefening van de openstaande functie of om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst. Vragen m.b.t. de seksuele geaardheid, etnische afstamming, gezondheid, medische gegevens (gevoelige gegevens), levensopvatting, gezinsplanning zijn dus in de meeste gevallen niet relevant en mogen enkel maar gevraagd of verwerkt worden mits uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant.

Zo kunnen ook vragen die bijvoorbeeld betrekking hebben op de gezondheid of eventuele kinderwens van de sollicitant enkel gesteld worden indien het gaat om een risicofunctie, waarbij rekening moet worden gehouden met de gezondheid en/of de veiligheid van de werknemer, de organisatie en derden.

Mag u aan een sollicitant vragen naar een ‘bewijs van goed gedrag en zeden’?

In principe is het verboden om een sollicitant te vragen naar een uittreksel uit het strafregister, tenzij de wet vereist dat de beoefenaar van dit beroep een blanco strafregister heeft (bv. bewakingsagent).

In andere gevallen moet men omzichtig te werk gaan en mag men enkel een uittreksel uit het strafregister vragen indien het relevant is voor de vacature en dit gerechtvaardigd kan worden. Dit kan bijvoorbeeld mogelijk zijn voor vrachtwagenchauffeurs (gebrek aan zware inbreuk op verkeerswetgeving). De werkgever mag in dit geval het bewijs alleen bekijken en zeker niet bijhouden aangezien de privacywetgeving het verwerken van persoonsgegevens inzake veroordelingen met betrekking tot misdrijven verbiedt.

Mag de werkgever gegevens van de sollicitant opvragen bij de vorige werkgever en zijn klanten: het referentieonderzoek?

In principe moet de werkgever de informatie van de sollicitant zelf verkrijgen. Indien dit noodzakelijk is voor de selectiebeslissing en als hij hiervoor de schriftelijke toestemming heeft van de sollicitant, kan de werkgever informatie bij andere personen verkrijgen. Deze verklaring moet verplicht een aantal gegevens bevatten, nl. de identiteit van de sollicitant, identiteit van de organisatie of de personen die de werkgever willen bevragen, de aard van de bevraagde gegevens, redenen voor bevraging van de gegevens en de periode waarin de toestemming zal worden gebruikt.

Het opgeven in het CV van een referentiepersoon geldt als toestemming vanwege de sollicitant.

Heeft de kandidaat recht op verduidelijking waarom hij niet weerhouden wordt?

Op vandaag geldt er ingevolge CAO 38 van de NAR een plicht om de sollicitant te verwittigen indien de beslissing tot aanwerving negatief is, maar deze wordt niet gesanctioneerd (en bijgevolg in de praktijk niet nageleefd). De sollicitant die beantwoordt aan de functievereisten, maar die niet weerhouden wordt, zou schriftelijk geïnformeerd moeten worden over de negatieve beslissing. Deze informatie dient binnen een redelijke termijn gegeven te worden.

Begin maart 2016 werd echter een wetsvoorstel ingediend dat bepaalt dat de werkgever binnen de 30 dagen na ontvangst van sollicitatie moet antwoorden ten aanzien van de sollicitant en bovendien aangeven waarom de betrokken persoon niet werd weerhouden. Indien deze regel niet wordt gerespecteerd, wordt een boete van 500 EUR opgelegd.

Heeft de sollicitant recht op inzage in zijn dossier?

De sollicitant kan zijn dossier inkijken, dit wordt voorzien in de Privacywet. De werkgever moet in dit geval binnen de 45 dagen tonen welke persoonsgegevens over de betrokkene worden bijgehouden.

Noteer hierbij dat indien geautomatiseerde geschiktheidstesten (persoonlijkheid, psychotechnisch,…) worden afgenomen door de werkgever of het selectiebureau steeds de mogelijkheid moet geboden worden aan de sollicitant om zijn/ haar standpunt mee te delen, deze in te kijken of vraag naar verbetering in te roepen.

Concrete aandachtspunten

  • de werkgever mag niet meer persoonsgegevens over de sollicitant verzamelen dan hij nodig heeft om zijn doel te bereiken en mag deze niet langer bijhouden dan noodzakelijk,
  • de inlichtingen betreffende de sollicitant moeten te allen tijde vertrouwelijk behandeld worden.

Anneleen Terryn – Social Department

Gepubliceerd op 10/05/2016

Did you find this useful?