Documentatieplicht – UBO register

Het KB van 23 september 2020, dat op 11 oktober 2020 in werking is getreden, heeft  enkele wijzigingen aan de werkingsmodaliteiten van het UBO-register doorgevoerd.

Een van de wijzigingen is de verplichting voor vennootschappen, (internationale) verenigingen en stichtingen (hierna ook genoemd informatieplichtigen) om elk document aan te leveren dat aantoont dat de informatie opgenomen in het UBO-register 'toereikend, nauwkeurig en actueel' is.

Wat registreren?

Het KB bepaalt niet welke documenten er moeten geregistreerd worden.

In principe kan dus elk document opgeladen worden, voor zover dit aantoont dat de opgenomen informatie toereikend, nauwkeurig en actueel is, zoals bv een kopie van het bijgewerkt aandelenregister, een kopie van de laatst getekende aanwezigheidslijst, kopie van de oprichtingsakte of een akte statutenwijziging, ...

Uiteraard dient de nodige voorzichtigheid aan de dag gelegd te worden bij de keuze van het in te geven document.

Dit document kan enkel geraadpleegd worden door de bevoegde autoriteiten zoals de overheid. Andere entiteiten en burgers hebben geen toegang tot dit document.

Wanneer registreren?

Dit betekent dat de informatieplichtigen vanaf 11 oktober 2020 bij elke ingave in het UBO-register of wijzigingen aan bestaande ingaves in het UBO-register aldus verplicht zijn om documenten toe te voegen, die aantonen dat de opgenomen informatie zoals gezegd toereikend, nauwkeurig en actueel is.

Het KB voorziet dat informatieplichtigen die vóór 11 oktober 2020 reeds hun uiteindelijke begunstigden geregistreerd hebben tot uiterlijk 30 april 2021 de tijd hebben om de nodige documenten toe te voegen. Deze datum valt ook samen met de uiterste datum waarop deze informatieplichtigen voor de eerste keer de gegevens opgenomen in het UBO-register moeten bevestigen (jaarlijkse bevestiging).