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Acquisition de software: mettez correctement en balance vos besoins et les coûts

L'Actualité des PME

Une entreprise peut acquérir du software de trois façons: (i) achat de software, de manière à acquérir soi-même le droit d’usage exclusif de celui-ci; (ii) licence classique et (iii) Software as a Service (SaaS).

Dans la mesure où la piste de l’achat est en général utilisée lorsqu’une entreprise a besoin d’un software spécifique fait sur mesure, nous nous limiterons ici à la licence software et au SaaS.

Le SaaS est en plein essor et offre bon nombre d’avantages en sus du simple droit d’utilisation de la licence classique. Ceci ne veut toutefois pas dire que la licence software est condamnée à disparaître, car toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une formule all-in. Le choix entre une licence et le SaaS doit dès lors se faire en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

Licence software classique

Dans le cas d’une licence classique, on paie une seule fois un montant donné pour faire usage du software pendant une durée indéterminée. Ce droit d’utilisation porte en général uniquement sur la version software que l’on a acquise au moyen de la licence, de sorte que l’on doit payer à nouveau pour tout update/upgrade ou service complémentaire que l’on souhaite obtenir.

Autre exigence pour pouvoir profiter du software: celui-ci doit être installé sur les PC et serveurs de l’entreprise, d’où la nécessité d’une infrastructure IT plus lourde (assortie d’un coût élevé). De plus, l’entreprise assume elle-même l’entière responsabilité du bon fonctionnement et de la sécurisation efficace du software.

Il faut par conséquent disposer en interne de la connaissance nécessaire en matière d’administration des systèmes et s’occuper soi-même de la réalisation des back-ups. Enfin, il peut arriver que le software acquis ne réponde pas aux attentes ou qu’au bout d’un certain temps, il ne soit plus compatible avec les autres logiciels installés.

SaaS

Dans le cas du SaaS, le software est proposé comme un service. Ici, le software sera toujours accessible via le cloud à partir du moment où l’on dispose d’une connexion internet et il ne sera donc pas nécessaire d’avoir sa propre infrastructure IT. Le fournisseur du service SaaS procure, pourrait-on dire, une formule all-in et s’occupe entre autres de l’administration et de la maintenance du software, de l’installation des mises à jour, de la réalisation de back-ups et de la minimisation des risques liés à l’environnement (tels que hacking, incendie et dégâts des eaux, virus).

En d’autres termes, le SaaS offre des avantages, puisque l’entreprise ne doit plus s’occuper de la gestion et de la sécurisation du software, de sorte qu’elle peut se concentrer entièrement sur son métier principal. Mais d’un autre côté, elle est dépendante du fournisseur du SaaS et de la disponibilité du software en général.

Il n’est dès lors certainement pas inutile de s’entendre concrètement sur le niveau de service que l’on attend du fournisseur SaaS en concluant avec lui un service level agreement (SLA). Les parties ont la liberté d’aller aussi loin qu’elles le souhaitent dans les détails. Il faut néanmoins toujours au moins préciser quelle disponibilité minimum sera garantie (99,5 % par ex.) ainsi que quelles seront les conséquences en cas de disponibilité moindre (pénalités par ex.)

On peut en outre choisir de préciser dans quel délai il faudra réagir en cas de panne, une distinction pouvant être faite entre panne mineure et panne majeure, ainsi que dans quel délai le problème devra être résolu. Il peut par ailleurs être important de prévoir une série de dispositions concernant les back-ups, notamment ce qu’il faut entendre par back-up, à quelle fréquence ils doivent être réalisés, le lieu de conservation des back-ups, etc.

En bref: licence software classique / SaaS

  • On-premise / Off-premise
  • Infrastructure IT plus lourde nécessaire localement / Internet device
  • Software uniquement disponible lorsqu’il est installé / Software disponible partout si connexion internet
  • Conditions de licence : peu ou pas de liberté contractuelle / SLA: plus grande marge de négociation

Peser le pour et le contre

Le SaaS présente bon nombre d’avantages supplémentaires par rapport à une licence software classique. Il faut néanmoins garder à l’esprit qu’opter pour un SaaS sans disposer d’un SLA clair et détaillé occasionne pas mal d’incertitude, car l’indisponibilité du software peut avoir des conséquences néfastes pour une entreprise. Il est donc important d’examiner le attentivement le SLA en vérifiant si tous les éléments essentiels pour l’entreprise sont bien couverts dans le SLA.

Liesl Molinarolli, lmolinarolli@deloitte.com

Publié le 17/06/2015

Nederlandstalige versie
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