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Chèques-repas et indemnités journalières forfaitaires: est-il possible de combiner les deux?

L'Actualité des PME

Les entreprises peuvent rembourser les repas de leurs travailleurs sous la forme de chèques-repas. Pour les travailleurs qui sont quotidiennement sur la route pour le travail et qui doivent prendre leurs repas à l'extérieur, une entreprise peut choisir d'accorder une indemnité journalière forfaitaire au lieu d'un chèque-repas. Dans la pratique, c'est souvent le cas pour les représentants, par exemple.

Mais quelles sont les règles appliquées lorsqu'un travailleur qui a droit à des chèques-repas effectue aussi de temps en temps des missions? Peut-on accorder à ce travailleur aussi bien un chèque-repas qu'une indemnité journalière forfaitaire pour le jour de la mission?

Chèques-repas

Régime de droit social

Lorsqu'un certain nombre de conditions cumulatives sont remplies, les chèques-repas sont considérés comme des avantages sociaux sur lesquels aucune cotisation ONSS n'est due. La valeur par chèque et par jour ne peut dans ce cas dépasser 8 euros, compte tenu d'une cotisation patronale maximale de 6,91 euros et d'une cotisation du travailleur maximale de 1,09 euro.

Si l'octroi de chèques-repas est prévu dans une CCT, les chèques-repas sont octroyés à tous les travailleurs qui en relèvent. Si rien n'est prévu dans une CCT, l'entreprise peut décider elle-même dans une convention individuelle à quelle catégorie de membres du personnel elle octroiera des chèques-repas. Cependant, pour que les chèques-repas puissent dans ce cas être qualifiés d'avantage social, ils doivent être octroyés au moins à une catégorie de travailleurs. Il n'est pas possible, au sein d'une même catégorie de travailleurs, d'octroyer des chèques-repas à un seul travailleur et pas aux  autres.

Régime de droit fiscal

Lorsque les conditions concernées sont remplies, les chèques-repas sont aussi qualifiés fiscalement d'avantages sociaux non imposables pour les travailleurs. Pour l'employeur, ces avantages sociaux ne sont pas des frais professionnels déductibles, à l'exception du montant, prévu dans la loi, de 2 euros par chèque, à partir du 1er janvier 2016.

Indemnités journalières forfaitaires au personnel itinérant

Régime de droit social

Pour le personnel itinérant, l'ONSS accepte (sous certaines conditions) par jour une indemnité forfaitaire pour les frais de route de maximum 10 euros et une indemnité forfaitaire pour les frais de repas de maximum 6 euros comme frais propres à l'employeur. Cette indemnité est entièrement exonérée de cotisations sociales.

Régime de droit fiscal

Sur le plan fiscal, une indemnité journalière forfaitaire peut être accordée pour des missions pour lesquelles le personnel effectue des prestations plus de 5 heures par jour pour l'entreprise à l'extérieur de celle-ci. Ces indemnités journalières forfaitaires sont entièrement déductibles fiscalement pour l'entreprise et ne sont pas imposées du côté du travailleur (si les règles ad hoc sont remplies).

Le montant de l'indemnité forfaitaire ne peut excéder:

  • 3,82 euros par jour pour des missions de plus de 5 heures et moins de 8 heures.
  • 19,22 euros par jour pour des missions de 8 heures et plus ou pour une mission d'au moins 5 heures en après-midi (comprenant la treizième et la quatorzième heure de la journée).

Combiner chèque-repas et indemnité journalière forfaitaire

Régime de droit social

Un chèque-repas ne peut être cumulé avec des indemnités forfaitaires pour un même repas pour le même jour (sauf si l'on est en déplacement pendant plus de 8 heures).

Aucun cumul n'est possible pour une journée de travail de 8 heures au maximum. Dans ce cas, la part patronale du chèque-repas (6,91 euros au maximum) doit être déduite de l'indemnité de repas forfaitaire.

Régime de droit fiscal

Sur le plan du droit fiscal également, l'indemnité journalière doit dans ce cas être réduite de la cotisation patronale pour le chèque-repas. Le solde restant peut toutefois encore être accordé à titre d'indemnité journalière.

Si l'indemnité journalière forfaitaire est partiellement versée sous la forme d'un chèque-repas, la question se pose de savoir si le coût du chèque-repas est dans ce cas entièrement déductible.

Le ministre des Finances a déclaré, à deux reprises, que des indemnités forfaitaires pour un repas de midi accordées au personnel itinérant constituent des frais propres à l'employeur, à la condition que l'indemnité ne soit pas supérieure à l'indemnité pour fonctionnaires et qu'elle soit uniquement payée les jours comportant un déplacement effectif (Rapport n°275, Jo Vandeurzen, 17 mars 2000, Questions et Réponses à la Chambre 1999-2000, n°31, 3655), que la forme de paiement de l'indemnité forfaitaire n'a pas d'importance (Rapport n°206 Van Thillo, 9 décembre 1992, Bulletin des impôts, liv. 727 – 1301). D'autre part, le commentaire administratif confirme que des indemnités forfaitaires peuvent être octroyées aussi bien en espèces que sous la forme de chèques-repas (Commentaire sur le code des impôts sur les revenus n°31/36).

Sur la base de celui-ci, la Cour de Mons a déjà statué que dans le cas où des indemnités journalières forfaitaires pour des missions sont versées sous la forme de chèques-repas, le coût des chèques-repas est entièrement déductible (Mons, 18 novembre 2009). Malheureusement, l'administration fiscale n'est pas toujours d'accord avec cela dans la pratique.

Si les conditions en vigueur sont remplies, nous jugeons défendable que si une indemnité journalière forfaitaire est octroyée sous la forme d'un chèque-repas, les frais pour ce chèque-repas soient entièrement déductibles fiscalement.

Conclusion

Si une entreprise peut décider elle-même, par le biais de conventions individuelles, à quel groupe de membres du personnel elle octroie des chèques-repas, la distinction suivante est souvent recommandée dans la pratique, sur la base des mesures de traitement de faveur fiscales et sociales en vigueur:

  • Travailleurs sédentaires: octroi de chèques-repas
  • Travailleurs non sédentaires: octroi d'indemnités journalières forfaitaires
  • Les travailleurs sédentaires qui effectuent de temps en temps des missions: combinaison de chèque-repas et d'indemnité journalière forfaitaire dont la cotisation patronale du chèque-repas est déduite.

Anjulie De Wit et Ellen Jamar – Tax Department

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