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La circulaire relative à la facturation électronique enfin publiée!

Le 9 avril 2014, la nouvelle circulaire relative à la «facturation électronique» (Circulaire AGFisc n° 14/2014 (n° E.T. O20.000) du 04.04.2014) a été publiée sur le site Internet du SPF Finances. Cette circulaire expose dans un premier temps les conditions pour pouvoir facturer de manière électronique et prévoit de nombreuses recommandations à propos des «contrôles de gestion» et de la «piste d'audit fiable». Cette circulaire est entrée en vigueur avec effet rétroactif au 1er janvier 2013 et se substitue à toutes les publications antérieures en la matière.

Conditions pour la facturation électronique

Pour pouvoir parler d’une facture électronique, il est important que la facture soit adressée et reçue dans un format électronique. La circulaire donne l’exemple d’une facture qui est établie sur papier, mais est ensuite scannée, convertie en PDF et puis envoyée et reçue sous forme d'annexe à un e-mail. Une telle facture répond aux conditions d'une facture électronique (elle a été envoyée et reçue sous format électronique).

Les factures électroniques doivent répondre aux conditions ayant été instaurées par la Directive en matière de facturation, à savoir:

  • L'utilisation de la facturation électronique n'est autorisée que moyennant l'acceptation par le client.
  • L'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité doivent être garantis.

Ce n'est que s'il est satisfait à ces conditions que la facture pourra être considérée comme une facture régulière, pour laquelle le client acquiert les droits à la déduction de la TVA et le fournisseur ou le prestataire de services a répondu à son obligation d'établissement et de délivrance d'une facture valable.

Acceptation de la facture

L'émission d’une facture électronique doit être sous-tendue par un accord conclu entre les parties. L'acceptation par le client n'est cependant pas liée à des conditions de forme ou à des modalités. Cette acceptation peut donc être expresse (par exemple, accord pour recevoir des factures via Zoomit) ou tacite (par exemple, paiement de la facture sans remise en cause de son caractère électronique).

Il importe de souligner que l'acceptation ne doit pas nécessairement précéder la première délivrance d'une facture électronique. Il est cependant recommandé que les parties se concertent au préalable à propos de l'utilisation de la facturation électronique, afin d'éviter toute surprise désagréable par la suite (comme le risque de non-paiement d'une facture).

Garanties d'authenticité de l'origine, d'intégrité du contenu et de lisibilité

Par «authenticité de l'origine», il y a lieu d'entendre «l'assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de la facture». On entend par «intégrité du contenu», le «fait que le contenu prescrit par les règles applicables à la facture n'a pas été modifié”. Ces garanties doivent être assurées à compter du moment de l'émission de la facture et jusqu'à la fin de sa période de conservation et incombent aussi bien au fournisseur/prestataire de services qu'au client. Le client doit pouvoir démontrer que la facture qu'il a reçue provient du fournisseur/prestataire de services, alors que ce dernier doit pouvoir démontrer que la facture a été émise à son client soit par lui-même, soit en son nom et pour son compte.

La «lisibilité de la facture» implique que toutes les données relatives à la TVA soient clairement lisibles, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive. Cette condition de lisibilité est réputée remplie lorsque la facture peut être présentée endéans un délai raisonnable (éventuellement après avoir subi un processus de conversion).

Les assujettis déterminent eux-mêmes la manière dont les trois conditions précitées sont garanties. En effet, sous la pression de l’Europe, cette liberté de choix ne peut en aucun cas être limitée ni restreinte du fait de l’Administration.

Recommandations et exemples pratiques

Dans la circulaire, l’Administration formule encore un certain nombre de recommandations à propos des “contrôles de gestion” et de la “piste d'audit fiable”. Le choix de recourir à la facturation électronique doit être mûrement réfléchi et reposer de préférence sur une analyse coûts-bénéfices.

Le choix des contrôles de gestion et de leur mode de mise en œuvre incombent à l'assujetti. Les contrôles de gestion et les pistes d'audit doivent cependant être appropriés à la taille, à l'activité et au type d'assujetti. L’Administration formule cependant des suggestions claires en la matière. Outre les principes de comparaison double (2-way-matching) ou triple (3-way-matching), il est également fait référence à un certain nombre de contrôles informatiques généraux, à la désignation d'un auditeur externe, à l’autocontrôle et à la documentation.

En raison du principe de la liberté de choix laissé à l'assujetti et des divers contrôles de gestion possibles, l’Administration ne peut et ne veut cependant pas fournir (au préalable ou a posteriori) aucune confirmation administrative qu'une structure de contrôle de gestion donnée offre toutes les garanties nécessaires en termes d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité des factures.

Site web

Si une entreprise souhaite utiliser la facturation électronique, elle peut consulter le site Internet suivant: http://www.efactuur.belgium.be. Ce lien reprend un bref aperçu de toutes les solutions envisageables, ainsi que des avantages et des inconvénients y afférents.

Par le biais de cette circulaire attendue de longue date, l'Administration a donné sa vision quant à la manière dont elle souhaite que les assujettis mettent sur pied et documentent leurs contrôles de gestion. En outre, cette circulaire confirme également les nombreuses possibilités données par la législation en matière de facturation électronique et souligne par ailleurs plusieurs éléments essentiels.

David Gonce, Tax & Legal Services


Publié le 02/06/2014.

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