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Le premier profit vient d’une comptabilité bien organisée

Une comptabilité sert à enregistrer des documents. Logique, donc, qu’elle soit ordonnée. Mais l’est-elle toujours? Ci-dessous une série de trucs et astuces pour rendre cet outil plus efficace. Histoire de réduire le travail de recherche au strict minimum et d’économiser ainsi du temps et de l’argent.

Plan comptable

Le législateur a en tout cas fixé une base légale au moyen d’un Plan comptable général minimum (normalisé). En abrégé PCMN. Vous pouvez le trouver ici.

D’une part il donne une structure fixe à votre plan comptable, et d’autre part il laisse suffisamment de marge de manœuvre pour créer des comptes supplémentaires.

Une première règle d’or est de limiter le nombre de comptes. Essayez de grouper certaines charges ou certains produits. Certes, il peut être utile de pouvoir déduire divers détails de votre comptabilité, mais ceci augmente le risque d’erreurs ou de confusion, et peut vous conduire à ne plus distinguer l’important de l’accessoire.

Peut-être différentes personnes travaillent-elles à la comptabilité (par ex. en cas de maladie ou de congé), de sorte que le risque augmente que cet utilisateur occasionnel perde trop de temps à chercher comment certaines factures ont été traitées dans le passé. La même remarque s’applique à la clôture annuelle. L’expert-comptable externe ne doit pas tomber sur une profusion de comptes, ce qui prolongerait plus que vraisemblablement le processus de clôture.

Automatisation

Pour que de tels écueils soient évités, il peut par exemple être utile que les nouveaux comptes ne puissent être créés que moyennant l’approbation préalable du vérificateur, du chef comptable, de la direction, du responsable ICT ou d’une autre personne participant au reporting périodique.

Lorsqu’il y a régulièrement consolidation, il est indispensable qu’il y ait une uniformité dans les comptes.

Certains processus (par ex. comptabilité analytique, calcul du prix de revient, reporting, etc.) se déroulent évidemment plus vite s’ils peuvent être automatisés au lieu de se faire manuellement. Mais le système doit trier par numéro de compte et la cohérence est une fois de plus indispensable.

Ventilation fiscale

Compte tenu de l’évolution de la législation fiscale ces dernières années, en particulier de la fiscalité automobile, il est en revanche intéressant de tenir plusieurs (sous-)comptes. Pour les voitures, par exemple, on peut tenir un compte par numéro d’immatriculation, de manière à ce que, lors de la préparation de la déclaration fiscale, on ne perde plus de temps à faire une ventilation en fonction du CO2. Par analogie, le même principe peut être appliqué aux cadeaux d’affaires, carburants, amendes et autres comptes ayant un impact fiscal.

Facilité d’emploi

Dans les comptes bancaires, on peut gagner un temps précieux en faisant correspondre le nom du compte avec la nature de celui-ci. Si plusieurs comptes en banque sont en usage auprès d’une seule et même institution bancaire, le nom du compte peut être complété dans la comptabilité par le numéro du compte, ou du moins une partie de celui-ci. Ex.: Banque de La Poste BE54 0000 0000 0097 ou en abrégé bpost -0097. Idem pour les crédits en cours. Chaque financement bancaire a un numéro distinct, lequel peut être ajouté comme extension au compte comptable.

De plus, il est pratique que les derniers chiffres du compte comptable soient identiques par emprunt séparé pour les comptes «échéant à plus d’un an» et «échéant dans l’année». Ex.: Emprunt aménagement showroom «173015»et «423015».

Dénomination

Lors de la création de fichiers clients, fournisseurs et/ou comptes, faites attention d’utiliser la bonne dénomination ou la bonne orthographe. Vous éviterez ainsi les erreurs lors de la comptabilisation, l’exécution des paiements, l’établissement des listings TVA, etc.  Mieux vaut aussi toujours appliquer des règles uniformes en ce qui concerne les majuscules et minuscules, l’ordre de succession du nom de famille et du prénom, le nom de la société, les abréviations, etc.

La désignation d’un compte courant peut aussi revêtir une grande importance. Un compte courant au nom du seul mari ou de la seule femme n’est pas la même chose qu’un compte courant au nom des deux époux. Vous éviterez ainsi d’éventuels problèmes en cas de divorce, décès ou donation.

Surcharge

Une comptabilité doit donc être un instrument de contrôle et de gestion fiable et clair. Dans ce sens, il n’est généralement pas conseillé d’y effectuer trop d’écritures intermédiaires. Pour obtenir des résultats périodiques, il y a moyen d’effectuer hors comptabilité certaines écritures telles que des amortissements au prorata, provisions, charges ou produits à imputer. Ceci pour éviter que ces écritures en positif/négatif ne conduisent à une pléthore de montants inutiles dans les comptes du grand livre.

L’utilisation de comptes dits intérimaires est également à déconseiller. S’ils sont inévitables, les montants qui ne peuvent pas être attribués immédiatement doivent être dédouanés ou apurés dans le délai le plus court possible. Décompter à temps les montants égaux contribue également à la transparence. Le « screening” méthodique de divers comptes d’actifs et de passifs a pour conséquence que d’anciens actifs, par exemple, qui ne sont plus présents dans l’entreprise, tels que du matériel informatique mis hors service, peuvent être décomptabilisés. Il en va de même des escomptes de caisse qui ont été appliqués ou d’autres écritures d’apurement.

Une comptabilité peut parfois sembler un mal nécessaire, mais elle peut aussi et surtout faire en sorte que les produits soient supérieurs aux charges.

Stefaan Pattijn, rédacteur en chef honoraire
 

Publié le 06/10/2014.

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