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L'actualité des PME

Votre reporting est-il encore up-to-date?

Des rapports sont régulièrement générés au sein de votre entreprise. Vous pouvez vous poser deux questions à ce sujet:

  • La rédaction de ce management reporting se déroule-t-elle de manière optimale ou prend-elle tellement de temps et d’énergie qu’une fois le rapport prêt, nous n’avons plus de temps à consacrer à l’interprétation des chiffres?n
  • Les chiffres nous éclairent-ils vraiment sur les prestations de notre entreprise? Pouvons-nous, sur la base de ces chiffres, entreprendre des actions et vérifier si celles-ci ont un résultat positif?

Pour la rédaction du reporting, de nombreuses d’organisations utilisent Microsoft Excel. Un bon environnement technique en soi, mais votre organisation doit malgré tout veiller à ne pas tomber dans l’”Excel Hell” ou enfer Excel, ce par quoi nous entendons:

  • La complexité est devenue très grande: nombreuses formules, utilisation de différentes sources de données.
  • Beaucoup d’adaptations manuelles de données comme l’ajout de données supplémentaires et la correction de données téléchargées. En d’autres termes utiliser Excel à mauvais escient en le confondant avec une base de données.
  • Lenteur: le rafraîchissement des données prend une éternité et la transmission par e-mail n’est plus possible parce que le fichier est devenu beaucoup trop gros.
  • Dépendance vis-à-vis de celui qui a créé le dossier Excel, car personne n’ose effectuer une modification à cause de la complexité.

Si votre organisation souhaite continuer à travailler dans un environnement Excel, alors Excel PowerPivot, un add-in gratuit pour Excel, apporte une solution à la problématique évoquée ci-dessus. Grâce à PowerPivot, vous pouvez mieux structurer vos données au départ de différentes sources de données et vous pouvez mieux gérer vos formules.

Si vous souhaitez franchir une étape supplémentaire, vous pouvez passer à un outil de business intelligence qui propose souvent des dashboards visuellement beaux et puissants, comme par ex. Qlik View. Ces management dashboards reprennent les KPI (indicateurs clés de performance) qui sont cruciaux pour la conduite de votre business. Le but est en effet de ne pas s’enliser dans une pléthore de rapports avec une foule de détails, mais bien de partir d’un aperçu. Ces KPI sont établis au départ des détails transactionnels, de sorte que vous avez la possibilité de «percer” la cause d’une modification d’un KPI donné, par ex.

Vu les changements rapides de l’environnement business, il est important que, sur le plan du contenu, ce dashboard évolue avec les facteurs qui changent. Optez donc pour un outil de business intelligence qui permette ceci et qui, pour ce qui est du prix de la licence, s’adresse aussi au marché des PME.

Si votre organisation doit gérer de grandes quantités de données, avec beaucoup de rapports fixes et beaucoup de détails, le chef d’entreprise que vous êtes doit «lire” une masse de rapports. Le dashboarding permet de détecter en un clin d’œil les points névralgiques de votre organisation et de les analyser. Si vous souhaitez malgré tout rester dans l’environnement Excel familier, PowerPivot peut apporter une solution.

Sylvia Vereecken, Business Control & IT


Publié le 06/10/2014.

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