Onde será o trabalho no "novo normal"?

O que isso significa para os negócios e para os colaboradores?

A Covid-19 tem desafiado as organizações a novas formas de pensar sobre como e onde seus colaboradores trabalham. Em meio à crise, algumas empresas anunciaram políticas flexíveis de trabalho remoto (semi) permanentes. Parte de uma abordagem focada no colaborador, que pode continuar trabalhando remotamente mesmo após a pandemia – o que demonstra flexibilidade e suporte àqueles que preferem trabalhar em locais alternativos. Isso também implica em potenciais benefícios corporativos, como a redução de despesas imobiliárias, e permite às empresas acesso a um amplo banco de talentos.

Neste artigo, os especialistas em Global Employer Solutions (GES) da Deloitte exploram as questões que os líderes devem considerar ao pensar no trabalho remoto como parte de sua estratégia futura de trabalho – e como gerenciar essa nova forma de trabalhar.

Enquanto se adaptam à nova realidade, os líderes precisam de uma visão a longo prazo para moldar o “novo normal”. Nesse sentido, quatro passos devem ser considerados para abordar e gerenciar os potenciais riscos de compliance relativos ao trabalho remoto, seja a longo prazo ou de forma permanente, a fim de limitar quaisquer exposições fiscais.

A chave para uma estratégia de trabalho remoto bem-sucedida: quatro passos práticos para auxiliar na mitigação de riscos

O desenvolvimento de um plano de ações pelas empresas que inclui potenciais riscos de compliance fiscal atuais e futuros e a adoção de uma visão holística é essencial para permitir que os casos individuais sejam controlados e avaliados (sob uma perspectiva de corporate tax e compliance trabalhista) e para que haja acompanhamento e identificação apropriados da entidade que emprega o indivíduo.

Passo 1: Avalie a exposição e os riscos das pessoas

Coleta de dados: comece reunindo dados sobre os trabalhadores remotos para entender a quantidade e níveis, localizações, cronograma etc.

Avaliação de risco: identifique e avalie os riscos imediatos de compliance e seus consequentes impactos (impostos, folha de pagamento e benefícios). O objetivo é usar o resultado desta avaliação para desenvolver políticas e processos para gerenciar os riscos a longo prazo.
 

Passo 2: Considere tecnologias de rastreio digital e monitore os potenciais gatilhos fiscais

Ferramentas de rastreio de deslocamento, análises e comunicação podem ser usadas, quando permitido, para evitar a exposição a impostos, alocar trabalhadores e viabilizar o trabalho remoto. Por exemplo, painéis de rastreamento de viagens e programas analíticos, incluindo benchmarking e modeling (para dados sobre uso de políticas, padrões de viagens, gastos e desempenho) podem apoiar decisões estratégicas, enquanto centros de comunicações e canais de comunicação rápida (como aplicativos de celular, texto, chats e vídeo) podem ser usados para direcionar comportamentos adequados às políticas de compliance.

Aproveite as tecnologias automatizadas para rastrear dados de localização, como aplicativos de calendários amigáveis aos colaboradores com serviços de localização integrados. Isso ajudará o empregador a gerenciar as expectativas dos colaboradores em relação às retenções de impostos e reporte de rendimentos, bem como as responsabilidades tributárias e trabalhistas do empregador.

• Implemente soluções digitais para análise de dados e reporte de riscos baseado em mecanismo com regras robustas.
• Seja proativo em acompanhar as últimas atualizações regulatórias e considerar sua aplicabilidade e impacto na sua força de trabalho remota.
• Reavalie a exposição a riscos com frequência.
   

Passo 3: Use múltiplas fontes de dados para ajudar a compreender a localização dos colaboradores

As fontes de dados podem incluir viagens e relatórios de despesas, sistemas de HRIS, dados de Virtual Private Network (VPN), pesquisas ou calendários nos quais os colaboradores são solicitados a aceitar e validar sua localização. Uma vez que os dados de localização são validados pelo empregado, estes podem ser importados para uma solução analítica para que sejam identificadas exposições a riscos e obrigações de compliance com base nas políticas da empresa e legislação tributária. Relatórios e dashboards por país identificam riscos e podem ser usados para fazer ajustes de impostos sobre a folha de pagamento e outras decisões de compliance.

Passo 4: Considere o papel do global mobility como um parceiro estratégico

Tendo em vista a redução de volume das tradicionais expatriações a longo prazo, a equipe de global mobility pode desempenhar um papel estratégico na formação da resposta organizacional ao trabalho remoto dada a experiência da área na colaboração entre as partes interessadas (Talent, folha de pagamento, impostos etc) para gerenciar regras de compliance e talentos globais. O global mobility também pode utilizar sua experiência para aumentar o foco no trabalho remoto, aconselhando o negócio sobre deslocamentos virtuais e desenhando programas e políticas de trabalho remoto com base em outras políticas de mobilidade global como short-term assignments, bussiness travelers e commuters.

Preparando-se para a futura força de trabalho

Conforme as organizações passam a olhar além da resposta imediata à crise, buscando estratégias para acelerar a recuperação dos negócios, é provável que usem essa oportunidade para repensar o futuro do trabalho – incluindo o que o trabalho é e como é entregue, quem o executa e onde é executado – e seguir corretamente.

A Deloitte estimula as organizações a refletirem e considerarem estes quatro imperativos:

• Equilibre os interesses entre políticas de “trabalhe de qualquer lugar” e/ou trabalho remoto com potenciais políticas de compliance.
• Preste mais atenção aos dados ao determinar exposição fiscal (folha de pagamento, retenções na fonte etc.) quando os colaboradores estiverem trabalhando em localizações diferentes dos seus escritórios de origem.
• Foque em ter a tecnologia correta para identificar onde os colaboradores estão trabalhando e permitir triagem e tomada de decisões embasadas. Ferramentas tecnológicas que rastreiam e analisam a localização de trabalhadores remotos e educam colaboradores em ações para mitigar riscos podem auxiliar as organizações a manter uma estratégia de trabalho de sucesso. 
• Flexibilize o suporte do global mobility e comece a pensar em quem está melhor posicionado para estabelecer, liderar e gerenciar a estratégia e implementação das políticas e programas de trabalho remoto. O global mobility pode ser posicionado à frente desta iniciativa de maneira única, tendo em vista sua experiência com estratégias e mobilidade de talentos global, planejando e implementando tais programas e coordenando as partes interessadas.