Automatizando processos para otimizar o ganho tributário nas cooperativas de crédito

Navegar pelo sistema tributário brasileiro costuma ser turbulento para a maioria dos setores. Para as cooperativas de crédito, a experiência pode ser ainda mais complexa, tendo em vista sua natural capilaridade no território brasileiro para estar próxima de seus cooperados e o tratamento tributário específico previsto para a atividade cooperada.

Considerando o sistema tributário brasileiro com tributos distintos e níveis de competência, o panorama traçado no relatório “Tax do Amanhã – Tecnologias e recursos para os atuais desafios tributários das organizações”, a partir da visão de 159 empresas que atuam no Brasil, mostra que 53% têm seus headquarters no Estado de São Paulo, mas operam em diferentes regiões e, por isso, estão sujeitas a taxações distintas, seja em nível municipal, estadual ou federal.  

No mar de normas e legislações publicadas, temos, apenas entre 1998 e 2016, 31 mil normas tributárias federais; 110 mil estaduais e 221 mil municipais, segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação. O resultado? Um volume gigantesco de documentos para serem acompanhados, seja em termos de impostos pagos, balanços financeiros e preenchimento e faturamento de notas fiscais e invoices. Além disso, como fica claro no estudo, o acompanhamento das regulamentações emitidas nas três esferas exige um esforço grande das operações que atuam em diferentes localidades.

Mergulhadas nesse cenário – que torna o sistema tributário brasileiro um dos mais complexos do mundo –, as cooperativas de crédito vêm buscando maneiras de implementar sistemas de automação para ampliar o ganho nessa área. Vamos então tratar das principais vantagens ao se implementar as inovações existentes em Tax e das muitas oportunidades, mas também falaremos dos principais entraves e desafios.

O primeiro ponto a ser reforçado é que é possível automatizar o sistema de cooperativas com processos alinhados com a legislação fiscal do cooperativismo de crédito e sem custos altos de desenvolvimento. Tanto é verdade que quase todas as empresas ouvidas (96%) já iniciaram um processo de automatização de suas operações fiscais e tributárias, em maior ou menor grau.

O estudo mostra que das empresas entrevistadas, já emitem invoices (75%) e entregam o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal digitalmente (71%). O cálculo de impostos como ICMS, IPI e ISS também é realizado de maneira automatizada por metade das empresas consultadas. No entanto, ainda é baixa a porcentagem em relação a automatizar operações como o monitoramento de novidades na área de legislação (14%) e a análise de dados do fornecedor pelas autoridades fiscais (19%). (Veja mais detalhes no gráfico abaixo).

Além disso, uma outra pesquisa da Deloitte, de 2019, mostra que ainda temos muitas oportunidades em áreas como machine learning, migração de dados e sistemas para a nuvem e adoção de inteligência artificial. A análise revela também que vem crescendo a demanda por profissionais da área tributária que tenham conhecimento digital e/ou de soluções tecnológicas para otimizar o processo. 

Entraves e oportunidades

Entre os desafios que as cooperativas enfrentam na hora de automatizar suas operações tributárias está seu ambiente bastante capilarizado. Claro que essa característica em si é fundamental, já que estar próximo dos associados é a base de uma cooperativa. No entanto, do ponto de vista tributário, esse fator pode resultar no pagamento de tributações em excesso. 

Um dos motivos é que como há uma dispersão grande de cooperativas de crédito, sem o apoio de centrais, as singulares acabam atuando sozinhas e, assim, adotando a própria interpretação de determinações tributárias. Isso cria diferenças de entendimento e pode resultar em uma singular de São Paulo, por exemplo, classificar atividades de uma maneira distinta ao que faz uma outra no Sul do País. Assim, há quem esteja tributando mais ou menos a mesma operação por uma visão diferente de como a tributação se aplica.

Um dos entraves acontece na captura de informações diretamente com os cooperados/associados que, a depender do sistema, podem estar espalhados por cerca de 2.000 municípios. O que ocorre muitas vezes é que cada agência faz sua própria alocação do que é e do que não é um ato cooperado. Isso porque não há clareza suficiente sobre seu conceito na legislação, permitindo diferentes interpretações no âmbito federal sobre o que é um ato cooperado. 

Se cada esfera tem uma compreensão tributária diferente, consolidar e taxar esses entendimentos é um grande desafio. Mas também uma oportunidade para se aplicar a automação em busca de uma gestão tributária mais eficiente. A boa notícia é que já há sistemas em que centrais e confederações conseguem harmonizar essas informações. É possível, por exemplo, customizar um sistema a partir do que já está implementado, mas trazendo análises e dashboards que mostrem resultados consolidados mensalmente, que podem ser replicados no nível das singulares.

O que temos em perspectiva são soluções de automação replicáveis, com implementação simples e que padronizam sistemas para aumentar a agilidade das operações e reduzir custos, além de diagnóstico com foco em discutir as posições fiscais adotadas até hoje e discutir seu alinhamento com a legislação aplicável ao cooperativismo de crédito e prática de mercado.