Perspectives

Cinq principales raisons pour lesquelles les entreprises en démarrage devraient adopter des solutions de comptabilité en nuage

Il n’est pas étonnant qu’un si grand nombre d’entreprises en démarrage accordent si peu d’attention à la tenue de livres et à la comptabilité. Après tout, au cours des quelques premières années cruciales, elles se concentrent sur le développement de produits et le marketing, et leur priorité est d’économiser. Aussi, les entreprises en démarrage ne veulent pas dépenser pour les services d’un comptable tant que ce n’est pas absolument nécessaire.


Par contre, négliger votre tenue de livres a des conséquences importantes, qui deviendront particulièrement apparentes lorsqu’il s’agira de recueillir des fonds.


« Nous avons été témoins d’ententes qui ont été considérablement retardées parce que les livres de l’entreprise n’étaient pas à jour », affirme Amit Khanna, conseiller principal chez Deloitte Sociétés privées. Tôt ou tard, un investisseur potentiel va demander des données financières. « Vous pouvez soit lui fournir les données le lendemain et amorcer le processus, soit prendre un mois pour réunir toutes les informations. Ce qui veut dire un mois de perte, puis un mois d’incertitude », poursuit M. Khanna.


Plutôt que de considérer la comptabilité comme une dépense, M. Khanna suggère aux jeunes entreprises de la voir comme un investissement. Une bonne tenue de livres renforcera votre crédibilité, révélera à quoi vous consacrez votre argent, et vous donnera la capacité de prendre de meilleures décisions axées sur les données.


Bien entendu, si une comptabilité et une tenue de livres bien gérées en valent la peine, c’est lorsqu’elles sont intégrées dans le nuage que leurs avantages se révèlent, particulièrement pour les entreprises en démarrage. En voici les cinq principales raisons.


1. Accès en temps réel à partir de n’importe où

Les entreprises en démarrage qui connaissent une croissance rapide indiquent souvent que la capacité d’offrir un accès en temps réel, en tout temps et de n’importe quel endroit est un avantage essentiel de l’infonuagique.

« Le plus utile, c’est que je pouvais, en temps quasi réel, dresser un portrait fidèle de l’entreprise », déclare Ravin Shah, fondateur et ancien cochef de la direction de Quick Tap Survey, une plate-forme de sondage en ligne récemment acquise. « Je pouvais produire des rapports financiers sur demande, et voir l’incidence des mesures que nous avions prises au cours de la dernière semaine, du dernier mois, ou de la dernière année. Ce qui veut dire que je pouvais rectifier la situation très rapidement et repérer les endroits où nous avions trop, ou trop peu, dépensé. C’est un outil extrêmement puissant qui nous a permis de prendre de très bonnes décisions relativement aux risques et de savoir où nous étions les plus vulnérables. Et je n’avais pas besoin de demander “Hé, peux-tu produire ce rapport pour moi?” Je n’avais qu’à ouvrir moi-même une session. »

Cette solution confère l’atout important de la rapidité par rapport aux concurrents. « Lorsque vos données se trouvent sur votre ordinateur de bureau, cela nuit grandement à votre agilité », prévient Corey Noyek, directeur financier de la plate-forme de traiteur en ligne Platterz et ancien professionnel chez Deloitte. « Je me souviens d’une occasion où je travaillais à un mandat et où un membre de l’équipe n’a pas pu se présenter au bureau. Cela a ralenti le processus, parce que nous n’avions pas ses renseignements en main. »

« Lorsque tout le monde travaille dans le nuage et peut faire un suivi de n’importe où, à mon avis, ça change la donne », renchérit Sabaa Quao, fondateur de Newsrooms, une entreprise de marketing de contenu. « Même si nous avons un bureau, ma journée peut prendre une tout autre tournure, car je suis père de deux jeunes garçons. La possibilité d’accéder à l’information de n’importe où me donne la souplesse dont j’ai besoin. »

La comptabilité en nuage permet aussi aux entreprises en démarrage de fournir le même accès rapide aux données à d’autres parties prenantes. Rencontre improvisée avec votre conseiller? Demande imprévue de données financières de la part d’un investisseur potentiel? Grâce à une solution infonuagique, vous pouvez consulter n’importe quelles données sur-le-champ, et tenir les principaux acteurs au courant, avec un minimum d’effort.


2. Évolutivité intégrée

Presque tous les leaders d’entreprises en démarrage avec lesquels nous nous sommes entretenus ont cité un autre avantage clé de la comptabilité en nuage : sa capacité d’évoluer de manière transparente.

« Notre équipe s’agrandit », déclare Nishaant Sangaavi, cofondateur et chef de la direction d’EnergyX, une entreprise de solutions de gestion énergétique. « À mesure que des gens se joignent à notre effectif, c’est tellement facile de les ajouter à la liste de paie. »

À mesure que les besoins de l’entreprise évoluent et se multiplient, vous aurez besoin d’outils différents et plus avancés. « Avec la comptabilité en nuage, souligne Amit Khanna, toutes les applications sont prêtes à l’emploi. Vous pouvez ajouter les éléments au fur et à mesure, sans avoir à acheter toute la suite dès le départ. »


3. Automatisation des opérations

Les jeunes entreprises ont souvent l’impression qu’elles n’ont tout simplement pas de temps à consacrer à la comptabilité. C’est là que la capacité des solutions infonuagiques à éliminer la paperasse et à automatiser les processus entre en jeu.

« Nous fonctionnions essentiellement sans papier, affirme Ravin Shah. Et nous avions automatisé énormément de tâches administratives. J’avais rarement besoin de recueillir des reçus. Outre les achats en espèces, tout se passait en arrière-plan. Je n’ai jamais eu à traiter une seule dépense. Tout était acheminé comme par magie dans mon état des résultats. »

Cela tranche énormément avec les concurrents moins agiles. « La comptabilité hors du nuage nécessite encore beaucoup de travail manuel, de copies physiques et de téléchargement, ajoute Corey Noyek. En utilisant Xero et Netsuite, tout – par exemple, une piste d’audit – est maintenu dans le système, et est accessible de n’importe où. »


4. Analytique et perspectives

Bien entendu, ce n’est pas seulement une question d’automatiser les données. Les solutions infonuagiques permettent d’utiliser ces données pour produire des rapports et des vues d’ensemble.

« Les capacités d’analytique de notre logiciel comptable nous permettent de savoir exactement où nous nous situons dans le cycle de vente, indique Nishaant Sangaavi. Nous mesurons constamment des paramètres clés : les revenus mensuels récurrents, la croissance du nombre d’utilisateurs et le coût d’acquisition d’un client, par exemple. Nous examinons ces paramètres de façon continue dans le contexte de notre propre croissance des affaires. Puis, chaque mois, nous rectifions le tir. Cela fait partie intégrante de la démarche de croissance de l’entreprise. »


5. Tarification sans surprise

En affaires, personne n’aime les surprises, surtout en ce qui a trait aux dépenses. Grâce à ses frais d’abonnement mensuels fixes, la comptabilité en nuage offre un degré de certitude élevé.

« Puisque le nuage prend essentiellement en charge la saisie des données et automatise la catégorisation, les préposés à la tenue de livres peuvent consacrer plus de temps aux tâches importantes plutôt qu’aux tâches fastidieuses et monotones, indique Ravin Shah. Cela nous apporte un énorme avantage sur le plan des coûts, en plus d’être prévisible : je sais ce que je paie chaque mois. Ce n’est pas comme si ça coûtait 300 $ en mai, puis 700 $ en juin. »


6. Quelle solution convient le mieux à votre entreprise?

Il est facile de voir comment la comptabilité en nuage peut simplifier la vie des jeunes entreprises. Moyennant quelques lignes directrices, choisir la bonne solution pour votre entreprise peut se révéler tout aussi simple.

« Planifiez en tenant compte de votre croissance projetée, suggère Corey Noyek, pour vous assurer que la solution répond aux besoins de votre organisation. » En faisant référence à la solution actuellement en place dans son entreprise, M. Noyek dit qu’elle « convient très bien aux opérations locales. Mais maintenant que nous avons pris une expansion multinationale, multidevise et multientité, elle ne répond plus à nos besoins en matière de comptabilité ».

« Elles sont toutes efficaces dans une certaine mesure, mais elles ne sont pas toutes pareilles, observe Amit Khanna. Par exemple, certains systèmes ne s’intègrent pas à d’autres, alors assurez-vous d’avoir une solution intégrée dans laquelle toutes les applications dont vous avez besoin peuvent communiquer entre elles. »

Votre solution doit également être accompagnée d’un excellent soutien. Une application gratuite peut sembler intéressante, mais souvent, vous devrez payer pour obtenir de l’assistance. « Des frais sont souvent associés à la gratuité », prévient M. Khanna.

« De même, ajoute-t-il, l’évolutivité est très importante. Vous ne voulez pas choisir un système dont une capacité est plafonnée, alors que vous atteindrez probablement ce niveau en peu de temps. »

Enfin, il peut être judicieux d’explorer les avantages supplémentaires qu’offre chaque solution au-delà des fonctions de base.

Les chefs d’entreprise avec lesquels nous nous sommes entretenus ont fait un choix en fonction de leurs exigences précises. Sabaa Quao a retenu la solution ctrl de Deloitte. « C’est merveilleux de pouvoir compter sur le nom de Deloitte au départ, explique-t-il. Ça donne le ton aux discussions. Les gens sont moins susceptibles de dire “Oh, quelqu’un s’amuse avec les livres.” Cela fait une grande différence. »

M. Quao était aussi attiré par le fait que ctrl comprend les services d’un conseiller de Deloitte. « C’est vraiment intéressant parce que, lorsque vous posez une question, il y répond en toute neutralité, indique-t-il, contrairement à un membre de votre organisation, qui pourrait craindre de commettre une erreur. J’obtiens des directives très claires et des réponses à mes questions. »

Peu importe la solution que vous retenez, la comptabilité en nuage est un investissement intelligent. Et même si les services infonuagiques n’élimineront pas vos difficultés, ils vous aideront grandement à les gérer.


 












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