Perspectives

L’importance de la tenue de livres pour les petites et moyennes entreprises

La santé de votre entreprise commence par une bonne tenue de livres
Une bonne tenue de livres est synonyme de succès commercial

Tous les chefs d’entreprise s’accordent pour dire que la tenue de livres est un élément nécessaire de l’exploitation d’une entreprise. Pourtant, parce que le temps leur manque, la tenue de livres se retrouve souvent au bas de la liste des priorités des propriétaires. Et c’est une situation regrettable. Garder ses livres à jour équivaut à avoir de saines habitudes de vie : c’est garder votre entreprise en forme. Si vous ne le faites pas, vous exposez votre entreprise à des risques.

La tenue de livres : un bilan de santé de votre entreprise

« Il y a un lien direct entre la tenue de livres et la santé de votre entreprise, explique Amit Khanna, Leader national de marché, Deloitte Sociétés privées. Dit simplement, on ne peut pas surveiller quelque chose sur quoi on n’a pas de données. »

M. Khanna fait remarquer que beaucoup de chefs d’entreprise gèrent leurs activités uniquement à l’aide de leurs relevés bancaires. Si le relevé indique qu’il y a de l’argent dans le compte, ils se disent que tout va bien.

« C’est dangereux, dit-il, parce que vous avez besoin de savoir ce qui va arriver. Et, en fait, l’argent qui est dans votre compte bancaire ne vous appartient même pas. Il y a la TPS ou la TVH, les cotisations sociales et les autres engagements que vous avez déjà pris. À la fin de l’exercice, vous pourriez recevoir une facture surprise pour laquelle vous n’avez pas mis d’argent de côté. »

Une tenue de livres à jour, en revanche, vous donne une image beaucoup plus claire de votre situation. C’est un peu comme un bilan de santé : la tenue de livres vous fournit les détails dont vous avez besoin pour comprendre la santé globale de votre entreprise.

Le chemin vers de nouvelles occasions

Sans une tenue de livres régulière, votre entreprise pourrait également manquer des occasions. Par exemple, si les affaires vont bien, vous voudrez peut-être approcher des fournisseurs pour accroître vos stocks. Ces fournisseurs auront besoin de voir vos états financiers pour s’assurer que vous êtes un acheteur fiable et pour augmenter votre marge de crédit en toute confiance. Ou vous aurez peut-être l’intention de demander un prêt pour étendre vos activités à une autre province. La première chose que la banque voudra voir, ce sont vos données financières.

« Quelle que soit l’expansion visée, vous aurez besoin de quelqu’un qui croit en vous, explique M. Khanna. Et la première étape pour obtenir la confiance de cette personne, c’est de montrer vos livres. » Si votre tenue de livres n’est pas au rendez-vous, les occasions n’y seront pas non plus.

La tenue de livres vous fournit des perspectives

L’un des plus grands avantages d’une tenue de livres régulière est qu’elle brosse un tableau clair et à jour de la situation de votre entreprise. Cela peut vous aider à planifier plus efficacement.

Par exemple, les entrepreneurs sont généralement optimistes : ils ont tendance à surestimer les revenus et à sous-estimer les dépenses. Une bonne tenue de livres fournit une objectivité précieuse.

M. Khanna fait l’analogie avec une piste de décollage. « Beaucoup d’entreprises commencent par un investissement. Le concept de piste est le suivant : combien de mois pouvez-vous perdre de l’argent avant d’épuiser vos liquidités? Plus vos ventes sont élevées, plus la piste sera longue jusqu’à la rentabilité, dit-il. Si j’ai 100 000 $ et que je perds 5 000 $ par mois, j’ai 20 mois de “piste” pour atteindre une vitesse correcte. C’est très important de connaître ce chiffre parce que chaque mois est une nouvelle bille qui sort du bocal. Cette information vous indique dans quelle mesure vous devez vous dépêcher de corriger le tir. »

La tenue de livres est également essentielle pour planifier votre croissance à long terme. Une petite entreprise possédant un seul camion qui envisage d’investir dans un autre, par exemple, a besoin de savoir si elle a les moyens de faire un tel achat. Elle n’a qu’à regarder ses livres pour déterminer si elle peut se permettre cet investissement.

Sans ces données, vous naviguez dans le noir. Cette situation peut nuire à votre entreprise. M. Khanna se rappelle une entreprise qui comptait plusieurs partenaires. « Ils gagnaient 3 millions de dollars par année, dit-il. Ils auraient pu gagner 5 millions si les partenaires avaient pris un peu plus de risques. Mais ils ne pouvaient pas parce que leur tenue de livres était en retard de plusieurs mois. Cela ne mettait pas tellement les partenaires en confiance. Personne n’est désireux d’investir plus d’argent s’il ne peut pas voir les chiffres de base. »

Les avantages sont dans les détails

La tenue de livres peut vous indiquer exactement où votre entreprise fait de l’argent et si vous dépensez cet argent au bon endroit. « Prenons une boutique de cadeaux qui vend aussi des fleurs et qui organise des fêtes, dit Amit Khanna. C’est une seule et même personne morale. Comment savoir quelle division est la plus rentable? Le magasin perd peut-être de l’argent, mais il est financé par les activités d’organisation de fêtes. Le conseil à lui donner est peut-être de fermer le magasin et de se concentrer sur la planification de fêtes parce que c’est l’activité la plus rentable. »

Dans cet exemple précis, le propriétaire n’a aucun moyen de savoir si l’entreprise investit ses profits dans une partie non rentable dans le seul but de la maintenir à flot. Une tenue de livres qui suivrait séparément chaque initiative fournirait une réponse claire à cette question, en montrant sur quel volet de l’entreprise le propriétaire devrait concentrer son attention.

Une nécessité absolue lorsque vous avez besoin d’argent

Une bonne tenue de livres est essentielle lorsque vous avez besoin de financement supplémentaire. Des données financières claires, compréhensibles et à jour inspirent confiance et rendent les banques beaucoup plus enclines à vous prêter de l’argent. En fait, des livres à jour peuvent même vous aider à transformer des perceptions négatives en perceptions positives.

« La plupart des banques demanderont les états financiers de l’exercice précédent et ceux depuis le début de l’exercice en cours. Elles voudront voir une entreprise florissante et prospère. Il est possible que vous ayez eu un mauvais exercice l’an dernier. Mais, arrivé au neuvième mois de l’exercice en cours, vous enregistrez des résultats formidables. Les banques ont besoin de voir ces chiffres pour pouvoir vous faire un prêt en toute confiance. »

Lorsque vous vous engagez dans un processus de demande de financement, rappelez-vous que la tenue de livres n’est pas un effort ponctuel. « Chaque année, les banques demanderont une mise à jour financière, explique M. Khanna. Si vous ne la faites pas dans les délais prescrits, il y aura une marque rouge devant votre nom. Et la prochaine fois que vous demanderez un prêt, il se pourrait qu’on vous le refuse. » Les investisseurs externes, quant à eux, voudront voir vos progrès d’un trimestre à l’autre, voire d’un mois à l’autre.

L’externalisation facilite la tenue de livres

Même si la tenue de livres est la meilleure façon de comprendre l’ensemble des opérations financières liées à votre entreprise, le processus n’en est pas moins fastidieux. Heureusement, il est possible d’automatiser de nombreuses fonctions répétitives en les confiant à un cabinet comptable qui a recours de façon importante à des solutions infonuagiques.

Le bon cabinet pourra numériser votre flux de travail complet, de la facturation au règlement électronique de factures, en passant par le stockage numérique des documents et l’intégration maximale de l’automatisation.

Quel que soit le choix que vous ferez, l’important est de mettre un point d’honneur à faire votre tenue de livres régulièrement. Vous serez alors sur la voie du succès. De la même façon que d’avoir de saines habitudes de vie est généralement garant de mieux-être.

 

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