Points de vue

Une durée de six ans ou à vie

Documents fiscaux : quoi garder et pour combien de temps

Toute personne qui fait des affaires, paie ou perçoit des taxes au Canada est tenue de conserver les documents et les livres de comptes. Ceci, en vue d’étayer toute demande potentielle de l’Agence du Revenu du Canada (ARC). Mais qu’est-il nécessaire de conserver au juste, sous quelle forme et pendant combien de temps?

Six ans

Pour la plupart des particuliers, entreprises, sociétés en partenariat et fiducies, la Loi de l’impôt sur le revenu stipule que les documents (comme les chèques, les pièces justificatives, les reçus et les relevés comptables) doivent être conservés pour une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition. Si la déclaration de revenus est présentée en retard, la période de six ans commence à la date de présentation de la déclaration.

Il y a des cas où un document peut devenir pertinent pour les besoins de l’impôt seulement des années après sa création. Par exemple, l’état de compte d’un immeuble acheté en 1998 et revendu en 2013 doit être conservé jusqu’en 2019, ce document servant à calculer le gain en capital imposable en 2013.

Le prix de base des actifs, notamment un placement dans une société de personnes ou un fonds commun de placement, peut changer d’année en année, et le traitement fiscal des revenus et des dépenses peut être différent du traitement comptable.

En plus de conserver les documents pour déterminer le bénéfice comptable, il faut aussi garder ceux exigés pour calculer le revenu imposable pour six ans à partir de l’année où les documents ont une influence sur le revenu imposable.

Documents électroniques

Depuis 1998, le stockage électronique des documents est autorisé, à condition que les documents puissent être consultés sous cette forme. Autrement dit, ils doivent être accessibles et utilisables, ce qui peut s’avérer difficile, car les mises à niveau de logiciels peuvent rapidement rendre certains formats de document obsolètes. Un état de compte reçu par voie électronique au moment de l’achat d’un immeuble en 1998 qui est revendu en 2013 doit demeurer accessible sous sa forme électronique pour les auditeurs en 2019, malgré l’évolution de la technologie.

Les livres et les documents doivent demeurer au Canada, comme l’exige la Loi de l’impôt sur le revenu. L’ARC a indiqué que les documents électroniques devaient être conservés au Canada et pas seulement accessibles au Canada. L’ARC peut demander à consulter les documents et les livres de comptes afin de vérifier, d’auditer et de recréer les opérations de manière suffisamment détaillée pour pouvoir déterminer si l’impôt sur le revenu a été calculé correctement. Elle peut ensuite produire un avis de cotisation qui a force exécutoire. Si la personne conteste cet avis devant les tribunaux, le manque de documents suffisants entrainerait un rejet de l’appel. Voilà un argument convaincant pour inciter à conserver les livres et les documents à l’appui.

Sauvegardez vos données

La protection des données, la production de doubles et les copies de sécurité sont fortement recommandées afin de préserver l’intégrité et l’accessibilité des livres et des documents. Cela vaut non seulement pour les sociétés et les autres entités qui font des affaires, mais aussi pour les particuliers. Par exemple, en vieillissant, il arrive souvent que des personnes accordent une procuration à quelqu’un d’autre comme un notaire ou avocat. Lorsque les facultés d’une personne diminuent, celle-ci peut aussi avoir tendance à perdre des documents. C’est pourquoi, avant que la personne soit incapable de communiquer, il est si important de savoir où sont gardés les documents importants et sous quel format et d’en faire des copies de sécurité pour pouvoir produire la déclaration de revenus annuelle ou finale de la personne en question.

La durée de vie plus deux ans


Il y a aussi des documents qui doivent être conservés durant toute l’existence d’une société et deux ans après sa dissolution. Il s’agit notamment des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des actionnaires, des certificats d’actions et de transfert d’actions, du grand livre et des contrats ou des accords spéciaux servant à justifier des entrées dans le grand livre. Quand on sait exactement quoi conserver, pendant combien de temps et sous quelle forme, cela permet de réduire au minimum les coûts associés à l’inévitable accumulation d’information provenant de l’activité commerciale et du paiement de taxes au Canada. Cela permet aussi d’assurer un soutien adéquat dans le cas d’une révision par l’ARC.

Jeremy Bergen est directeur principal chez Deloitte et se spécialise dans les impôts des sociétés privées et leurs actionnaires.

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