Home-Office bei den Behörden weit weniger verbreitet während der Corona-Krise als in der Privatwirtschaft

Der Anteil der Verwaltungsangestellten, die während der Corona-Krise vollständig von zu Hause arbeiten konnten, liegt tiefer als der Gesamtschnitt aller Schweizer Beschäftigten. Bei nur knapp einem Drittel aller Verwaltungsangestellten waren die technischen Voraussetzungen erfüllt, damit sie ihre Arbeit während dieser Zeit aus dem Home-Office leisten konnten. Enorme Anpassungen an Hard- und Software aber auch an den Arbeitsabläufen waren nötig, damit die Umstellung beschleunigt werden konnte. Das virtuelle Arbeiten wird auch nach der Pandemie nicht verschwinden und sich wie das virtuelle Kaufen und Verkaufen eher noch verstärken. Die Behörden müssen nun in die Digitalisierung investieren, bestehende Technologiepotenziale besser ausschöpfen und auch Prozesse und Abläufe umgehend anpassen. Menschliche Aspekte und Schulung der Angestellten sollen im Zentrum dieses digitalen Wandels stehen, damit die Digitalisierung erfolgreich gelingt.

Infolge der Corona-Krise und der darauffolgenden Lockdownmassnahmen, die von der Schweizer Regierung im März 2020 eingeführt wurden, haben Hunderttausende Schweizer von zu Hause gearbeitet. In einer repräsentativen Umfrage befragte Deloitte Schweiz 1'500 Beschäftigte in der Privatwirtschaft zu den Auswirkungen dieser plötzlichen Veränderung der Arbeitssituation. Zusätzlich wurden 500 Angestellte in Institutionen und Unternehmen der öffentlichen Hand zum Thema Home-Office befragt.

Schwache Nutzung von Home-Office in der Verwaltung

Der allgemeine Trend zum Home-Office, der in der Privatwirtschaft mit der Einführung von flexiblen Arbeitsplatzmodellen schon Jahre vor dem Ausbruch der Pandemie eingesetzt hat, ist in den Behörden und der öffentlichen Verwaltung noch nicht richtig angekommen.

Beim Thema Home-Office sehen wir in der Schweiz ein grosses Potential. Der Aufholbedarf liegt in der technologischen und aber auch in den prozessualen Abläufen. Aber auch Gesetze müssen angepasst werden, damit Geschäfte digitalisiert durchgeführt werden können,

meint Rolf Brügger, Director des Bereichs Öffentlicher Sektor bei Deloitte in der Schweiz. Haben beispielsweise während der Corona-Krise in den Branchen Informations- und Kommunikationstechnologie 65% der Beschäftigten zu hundert Prozent von zu Hause gearbeitet, im Finanz- und Versicherungswesen 50% und in der Maschinenindustrie 31%, so war dieser Anteil nur in der Verwaltung des Bundes vergleichbar hoch (33%). Auf Stufe der Kantone (27%) und Gemeinden (15%) sowie im Gesundheits- und Sozialwesen (16%) waren dies weit weniger. Der Durchschnitt aller Verwaltungsangestellten, die vollumfänglich Home-Office machen konnten, liegt mit 25% unter dem Gesamtschnitt aller Schweizer Beschäftigten (30%). Ein Lichtblick ist, dass knapp ein Drittel zumindest teilweise von zu Hause arbeiten konnten (Abbildung 1). Überdurchschnittliche viele bei den Verwaltungen von Bund und Kantonen.

Dass künftig stärkerer Bedarf für virtuelles Arbeiten bestehen wird, bestätigt die Umfrage von Deloitte bei den Beschäftigten in der Privatwirtschaft: 34% der Befragten gaben an, dass sie auch nach der Corona-Krise nicht einfach in ihre Büros zurückkehren, sondern weiterhin von zu Hause ausarbeiten möchten. War der Trend zum Home-Office vor der Pandemie noch oft unternehmensgetrieben, um beispielsweise Arbeitsplatzkosten einzusparen, so haben die Erfahrungen aus der Corona-Krise zusätzliche Bedürfnisse nach virtuellem Arbeiten bei den Beschäftigten geweckt. Die Behörden und öffentlichen Verwaltungen müssen dies mitberücksichtigen, wenn sie flexiblere Arbeitsplatzmodelle einführen und ihre Angestellten aufrüsten.

Technische Voraussetzungen für virtuelles Arbeiten fehlen

Flexibles und effizientes Arbeiten im Home-Office setzt die richtigen Ressourcen und Technologien voraus, wobei hier Verbesserungsmöglichkeiten bei den Behörden und öffentlichen Verwaltungen bestehen: Bei nur 29% der befragten Verwaltungsangestellten hatten während der Corona-Krise die Arbeitgeber die technischen Voraussetzungen für virtuelles Arbeiten sofort bereitgestellt. Diese sofortige Bereitstellung erfolgte weit stärker bei der öffentlichen Verwaltung des Bundes und im Gesundheits- und Sozialwesen, als bei den Behörden auf Kantons- und Gemeindeebene. Eine grosse Mehrheit von über zwei Dritteln der befragten Verwaltungsangestellten (71%) kämpfte aber mit Frustrationen, weil die technische Aufrüstung zu einem effizienten Home-Office mehrere Tage oder gar Wochen dauerte oder nie erfüllt wurde (Abbildung 2). Da technische Schwierigkeiten beim virtuellen Arbeiten aber einen direkten Einfluss auf die Leistung und die Qualität der Tätigkeiten haben, besteht klarer Handlungsbedarf für bessere technologische Lösungen.

Dies illustrieren auch die Hauptgründe, weshalb während der Corona-Krise nicht virtuell gearbeitet werden konnte: 58% der befragten Verwaltungsangestellten, wo die Aufrüstung mehrere Tage oder gar Wochen dauerte, hatten nicht die richtige Software, um auf Daten zuzugreifen. Es fehlte unter anderem an sicheren Zugängen zu verwaltungsinternen Netzwerken oder die Tools für die virtuelle Zusammenarbeit und Telefon- oder Videokonferenzen waren uneinheitlich. Bei weiteren 37% der Befragten, die ebenfalls sehr lange warten mussten, mangelte es an der richtigen Hardware, wie beispielsweise Laptops. Weil die meisten Behörden mit vertraulichen Daten und sensiblen Daten arbeiten, die nicht einfach so nach Hause genommen oder digitalisiert werden können, muss der Datenschutz bei der Umstellung auf das Home-Office besonders berücksichtigt werden. Rolf Brügger unterstreicht, dass die „schnelle Einführung von einfachen Tools und Plattformen für die virtuelle Zusammenarbeit und den digitalen Austausch nicht auf Kosten der Datensicherheit gehen darf. Es existieren jedoch schon heute Lösungen, welche dies ermöglichen.“ Verschiedene Datenschutzbeauftragte haben während der Corona-Krise schon den vorschnellen Gebrauch von Kollaborationssoftware verschiedener Anbieter für die Verwaltungsarbeit kritisiert, da sich ausländische Behörden Zugriff auf vertrauliche Daten bei Schweizer Behörden verschaffen könnten. Spezielle Vereinbarungen mit Softwareanbietern oder die Evaluation alternativer Produkte sind notwendig, um den Datenschutz hier umfassend sicherstellen zu können.

Digitale Herausforderung für Behörden und öffentliche Verwaltungen

Die flexiblen Möglichkeiten des Home-Office können von den Behörden und öffentlichen Verwaltungen im bestehenden Gesetzesrahmen noch besser genutzt werden. In einem ersten Schritt sollen die schon existierenden technischen Geräte und Anwendungen, die das virtuelle Arbeiten bei Behörden ermöglichen, besser verstanden und ihr gesamtes Potential ausgeschöpft werden. Hauptfokus sollte dabei auf internen Prozessen und Abläufen liegen. Das Verständnis und die Nutzung des aktuellen Zustandes sind unabdingbar für die Definition und Erreichung des künftigen Zielzustandes. Die richtigen Technologielücken werden so identifiziert und gefüllt. Zudem können Verdoppelungen vermieden werden. „Erst wenn die Verwaltungsangestellten das bestehende Potenzial auch kennen und für ihre Arbeit nutzen, kann eine sinnvolle digitale Erneuerung vorangetrieben werden“, betont Rolf Brügger. In einem zweiten Schritt geht es um die Weiterbildung von Mitarbeitenden. Die Einführung von neuen technischen Geräten und unternehmensweit standardisierten digitalen Tools und Plattformen zur virtuellen Zusammenarbeit ist nur dann erfolgreich, wenn die Verwaltungsangestellten auch richtig geschult und darauf trainiert werden. Im Zeitalter des beschleunigten digitalen Wandels ist das digitale Training wichtigster Bestandteil des lebenslangen Lernens.

Menschliche Aspekte und Bürgerbedürfnisse des digitalen Wandels fokussieren

Neue Technologien sind aber nicht der einzige Aspekt, den es für ein effizientes virtuelles Arbeiten zu berücksichtigen gilt und Training benötigt. Für das Gelingen des Home-Office sind nebst technologischen Lösungen auch organisatorische und menschliche Aspekte notwendig. Die Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe müssen für die virtuelle Zusammenarbeit adaptiert und Alternativen für Teamsitzungen und Besprechungen erarbeitet werden. Damit die virtuelle Zusammenarbeit erleichtert wird und die Kommunikationswege offen bleiben, braucht es eine klare Definition der Teamregeln und die Offenlegung der Erreichbarkeiten der Teammitglieder. Die spontane Interaktion mit Kollegen ist im Home-Office in der gewohnten Form nur bedingt möglich. Um der sozialen Isolation entgegenzuwirken und menschliche Beziehungen zu fördern, helfen beispielsweise informelle und persönliche Treffen in virtuellen Kaffeepausen oder gemeinsamen digitalen Mittagessen. Herausgefordert sind aber auch die Führungskräfte der Verwaltung, die ihre Führungsinstrumente an die flexiblen Arbeitsplatzmodelle anpassen müssen. Bei der „Führung auf Distanz“ ist die Formulierung von klaren Zielen und Vereinbarung von Arbeitspaketen für die einzelnen Angestellten notwendig. Die Aufgabenverteilung soll für die Angestellten weder zu einer Unterforderung noch zu einer Überforderung führen. Besonders wichtig ist auch der regelmässige Austausch und das Feedback von der Führung, um die bestmöglichste Teamleistung und Qualität der Arbeit zu gewährleisten.

Während des Lockdowns wurden diverse Aktivitäten entweder verstärkt virtuell getätigt oder sind neu im virtuellen Raum entstanden: Beispielsweise virtuelles Arbeiten, online Einkauf, virtuelle Sportaktivitäten oder der Bezug von amtlichen Dienstleistungen. Dieser Trend wird nach der Pandemie nicht einfach verschwinden und sich eher verstärken. Für Rolf Brügger sind deshalb die „Behörden mehrfach gefordert: Sie müssen nicht nur das Bedürfnis ihrer Angestellten nach flexibleren Arbeitsplatzmodellen abdecken und ihre internen digitalen Abläufe laufend verbessern, sondern auch ihre Dienste für die sich ändernden Bürgerbedürfnisse digital fit machen. Nicht zuletzt sind auch die Prozesse innerhalb der Behörden zu verbessern, damit die Digitalisierung beschleunigt werden kann. Der aktuelle Digitalisierungsschwung sollte somit mitgenommen werden.“