Réagir face à la fraude : ne rien faire n’est pas une option

La fraude peut avoir de vastes répercussions – soyez préparé à cette éventualité

Même si la plupart des organisations ont mis en place des contrôles pour prévenir et détecter la fraude et utilisent des procédures et des technologies sophistiquées à cette fin, les actes de fraude commis par une personne de l’organisation peuvent être des affaires ultrasensibles. Outre le coût financier qu’ils impliquent, ils peuvent aussi entraîner des préjudices collatéraux, par exemple porter atteinte à la réputation de l’organisation et au moral du personnel. Plus l’auteur de la fraude occupe un poste élevé, plus les préjudices causés peuvent être graves, puisque les cadres dirigeants ont en général accès à une quantité de données plus importante et sont plus en mesure d’échapper aux contrôles.

Ne pas prendre la fraude au sérieux comporte des risques

La faiblesse de votre réaction à la fraude interne peut avoir un impact négatif sur le moral et les comportements du personnel. Si l’entreprise ne prend pas des mesures tangibles et appropriées face à la fraude, elle peut donner l’impression aux autres employés qu’elle ne la considère pas comme un délit grave. Cela peut entraîner un recul de la productivité dû à une baisse de moral et une démotivation du personnel.

En tant que dirigeant, vous devez donc être conscient de la nécessité de maintenir les normes éthiques les plus élevées. Il convient de réagir rapidement et fermement aux soupçons de fraude (« attitude de tolérance zéro »), et les programmes en matière de conformité doivent être adaptés aux risques particuliers présentés par les différents groupes d'employés, plutôt que correspondre à des questionnaires à choix multiples valables pour tous.

Mais comment pouvez-vous garantir la fermeté de la réaction à des soupçons de fraude ou des fautes commises ?

De la fraude ? Gardez votre calme et poursuivez votre activité

En tant que dirigeant, vous seriez bien avisé de penser que vous pouvez tôt ou tard être confronté à des actes frauduleux. Aussi triste que cela puisse paraître, aucune entreprise n’est à l'abri. Alors à quoi faut-il s’attendre ? Il y a un vieux dicton qui dit : prévoyez le pire, espérez le meilleur mais attendez-vous à être surpris.

Nous recommandons d’établir un « Plan d’action face à la fraude » qui sera applicable en cas de soupçons de fraude ou de faute grave. Ce type de plan fournit des orientations précieuses à l’équipe d’intervention en cas de fraude et lui permet d’organiser efficacement son travail. Tandis que les déclarations sur la politique de tolérance zéro de l’organisation en matière de fraude et sa politique relative aux dénonciations font partie de votre code de déontologie (notamment l’anonymat et la protection contre les représailles et les fausses accusations), votre plan d’action individuel face à la fraude devrait établir une liste des procédures opérationnelles standard à appliquer en réponse aux allégations et couvrir les éléments suivants :

• Les responsabilités et les procédures concernant l’établissement de rapports et le traitement des allégations de fraude ou de faute présumée.
  Les conséquences des allégations infondées et l’utilisation de données et de statistiques ayant trait à celles-ci.
• La documentation, la collecte et la conservation d’éléments de preuve ainsi que les mises en suspens à des fins juridiques .¹
• L’attribution de fonctions, la répartition des responsabilités pour l’enquête interne et la surveillance de partenaires externes qui assistent votre organisation dans le cadre de l’enquête.
• L’établissement d’une liste de conseillers externes fiables concernant des domaines clés comme l’enquête, la préservation de preuves matérielles et numériques, la communication de crise et le contentieux.
• La politique de confidentialité et l’évitement de toute partialité au sein de l’équipe chargée de l’enquête.
• La politique et les principes en matière de communication et de relations avec les médias.

Liste de contrôle : choses à faire et à éviter en cas de soupçons de fraude

Notre expérience nous permet d’établir la liste de contrôle qui suit concernant la réaction à adopter immédiatement en cas d’allégations de fraude. Si vous adhérez aux principes définis dans cette liste de contrôle, vous pouvez éviter les erreurs courantes :

Qui devrait lire cet article ?

Les dirigeants d’entreprise, les membres des conseils d’administration et les responsables des services juridiques sont chargés de réagir aux soupçons de fraude dans leur organisation. Dans la mesure où de tels actes ne se produisent pas tous les jours, il est essentiel d’avoir à disposition un guide des bonnes pratiques et des listes de contrôle pour être prêt à réagir efficacement et éviter une escalade incontrôlée, qui conduirait à une vraie crise au sein de l’entreprise.

Nic Carrington

Nic est un Associé au sein du département Financial Advisory en Suisse. Il est spécialisé dans le conseil en Forensic, fraudes financières et corruption. Il intervient dans des cas de corruption et criminalité en col blanc, FCPA, conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, fraude, conflits d’intérêt et irrégularités comptables. Nic est expert-comptable et examinateur agréé en matière de fraude.

Marc Bühler

Marc Bühler possède une solide expérience dans la gestion de groupes de travail dans différents domaines comme la réhabilitation, la mise en conformité réglementaire, la gouvernance, la fraude, les fautes et le contentieux. Ancien banquier, il connaît les processus, la réglementation et les pratiques dans un vaste domaine de services financiers. Sa formation universitaire dans les technologies de l’information, en économie et droit commercial lui permet de s’adapter rapidement à une grande diversité de difficultés d’investigation.

Madeleine Rebsamen

Madeleine Rebsamen, ancienne banquière et consultante SAP possède une expérience dans le domaine de la lutte contre le blanchiment d’argent, de la compliance et des enquêtes pour fraude et faute. Elle est titulaire d’un bachelor en économie et administration des affaires et d’un master en investigation sur les crimes et délits économiques de l’Université des sciences appliquées et des arts de Lucerne et possède de nombreuses années d’expérience dans le domaine du conseil international et de l’investigation en Europe de l’Ouest.

Notes de bas de page

_{1. Préserver et protéger de l’élimination des informations et des documents matériels et électroniques pouvant constituer des preuves pertinentes dans le cadre d’une enquête ou d’un litige. Le conseiller juridique donne l’instruction au personnel d’arrêter d’éliminer des informations, et des processus sont mis en place pour traiter les informations pendant le déroulement de l’enquête.}

_{2. Cela peut être particulièrement difficile dans les organisations de petite taille ou lorsque les suspects font partie des cadres supérieurs.}

_{3. Les entreprises réglementées, telles que les banques, ont tout intérêt à aligner leur communication également avec les autorités de surveillance.}

_{4. Les suspects peuvent être placés en congé administratif afin de les éloigner de l’entreprise, alors qu’ils sont toujours tenus de respecter leurs obligations fiduciaires en vertu de leur contrat de travail et de collaborer avec l’organisation, notamment de répondre aux questions lors d’un entretien.}