Les 10 principes du GDPR. #10: Le guichet unique

Le mécanisme du guichet unique

Pour les organisations actives dans plusieurs pays de l’UE, le GDPR centralise la mise en œuvre par un système de coopération et des procédures de cohérence, baptisés mécanisme du guichet unique. Cela signifie que si votre organisation effectue un traitement de données transfrontalier, le GDPR vous imposera de travailler en priorité avec l’autorité de contrôle de l’État membre de votre principal établissement (généralement votre siège européen) pour assurer la conformité. Cet organisme en charge de l’application sera votre « principale autorité de contrôle » pour toutes les questions liées à la protection de la vie privée.

Si des personnes physiques d’un autre État membre sont fortement affectées par vos activités de traitement des données à caractère personnel, l’autorité de contrôle locale de cet État membre peut soit transmettre le cas à votre principale autorité de contrôle, soit le gérer localement en coopération avec votre principale autorité de contrôle, selon le plan d’action le plus approprié pour un recours juridique par le plaignant. Malgré ces procédures de coopération et de cohérence, chaque autorité de contrôle de l’UE sera compétente pour gérer les plaintes locales ou les atteintes au GDPR.

Le mécanisme du guichet unique vise essentiellement à garantir que les organisations et les particuliers puissent gérer les questions liées à la protection transfrontalière de la vie privée depuis leur base principale, et que ces questions puissent être résolues de manière uniforme dans toute l’UE.

L’impact du mécanisme du guichet unique sur les consommateurs

Conformément à l’objectif principal du GDPR de protéger plus efficacement les consommateurs, le mécanisme du guichet unique est l’un des nombreux dispositifs du GDPR destinés à simplifier l’exercice par les sujets des données de leurs droits eu égard aux données à caractère personnel les concernant. Les personnes concernées peuvent demander des informations à leur autorité de contrôle locale quant à l’exercice de leurs droits en vertu du GDPR, notamment quant au traitement transfrontalier effectué par les multinationales. L’autorité de contrôle locale a pour mission d’enquêter sur les plaintes locales et d’informer le plaignant de l’avancée et de l’issue de son investigation dans un délai raisonnable, en particulier si d’autres enquêtes ou une coordination avec une autre autorité de contrôle sont nécessaires. À cet égard, un consommateur (sujet des données) peut s’appuyer sur son autorité de contrôle locale pour l’aider à protéger ses droits en vertu du GDPR, quel que soit le pays dans lequel se situe le siège européen de l’entreprise impliquée.

Dans les faits, la législation actuelle en matière de protection de la vie privée facilite le traitement des plaintes locales de cette manière. Il se peut donc que le processus de plainte du GDPR n’affecte pas la perception des consommateurs quant à la façon dont ils peuvent exercer leurs droits. Les consommateurs doivent aujourd’hui soumettre leur plainte à l’autorité de contrôle locale et il en sera de même au titre du GDPR. Le principal impact du mécanisme du guichet unique pour les consommateurs sera donc sans doute une gestion plus efficace des plaintes qu’elle ne l’est aujourd’hui. 

L’impact du mécanisme du guichet unique sur votre entreprise

Coordonner des cas de traitement de données transfrontaliers restera un lourd fardeau administratif, mais cette charge sera désormais principalement supportée par les autorités de règlementation et non plus par les responsables de traitement des données à caractère personnel et les sous-traitants. Actuellement, la coopération entre les autorités chargées de la protection des données (l’équivalent fonctionnel des autorités de contrôle aux termes du GDPR) est fortement encouragée par les responsables politiques, mais la législation européenne ne prévoit aucune procédure claire. Aussi, si une multinationale doit régler une question de protection des données dans plusieurs pays, elle doit se familiariser avec les subtilités des diverses procédures des différents États membres et les respecter. Toutefois, lorsque le GDPR sera pleinement entré en vigueur, le 25 mai 2018, il imposera officiellement aux autorités de contrôle de coopérer pour harmoniser leurs orientations et leurs procédures d’exécution. Normalement, d’ici 2018, les entreprises actives dans plusieurs pays de l’UE devraient donc pouvoir se fier essentiellement aux orientations et procédures d’exécution de leur principale autorité de contrôle, et ne plus avoir à suivre les procédures de plusieurs autorités de contrôle de l’UE.

Si vous concevez une stratégie de traitement des données à caractère personnel attractive, la promesse d’interagir avec une seule autorité clairement identifiée et compétente en matière de législation sur la protection des données dans l’UE devrait permettre à celle-ci de produire les effets escomptés à une plus grande échelle. Et ce parce que, d’une part, la stratégie de protection des données que vous avez élaborée en fonction des risques identifiés au niveau de votre siège peut être déployée uniformément dans chaque bureau. D’autre part, parce que toute votre organisation peut tirer profit des expériences de traitement des données de chaque bureau local, en les faisant remonter au cœur de votre organisation. 

Utilisez votre principale autorité de contrôle pour donner de l’ampleur à votre stratégie en matière de protection des données

En résumé, lorsque le GDPR sera totalement mis en œuvre, le mécanisme du guichet unique devrait pouvoir aider les consommateurs à exercer plus efficacement leurs droits liés aux données à caractère personnel les concernant. Il devrait aussi permettre à votre entreprise de mieux comprendre ces droits ainsi que les risques liés à la protection des données à l’échelle européenne.

Vous devriez donc vous efforcer de tirer parti du mécanisme du guichet unique et des orientations de votre principale autorité de contrôle pour simplifier votre conformité au GDPR. Votre entreprise sera ainsi à même de consulter plus directement sa principale autorité de contrôle pour concevoir une stratégie de protection des données basée sur un ensemble clair de risques, de la déployer dans tous ses bureaux (de l’UE) et de tirer profit des expériences locales de chaque bureau pour évaluer et améliorer en continu l’impact de sa stratégie de protection de la vie privée à l’échelle de toute votre organisation.