Análisis

El aporte de la PMO en la correcta gestión de los costos de los proyectos

Valor de las Oficinas de Gestión de Proyectos 2016

Por Carlos Sánchez.
Consultor
Organizational Project Management
Deloitte Chile

Una correcta planificación y gestión de los costos es parte esencial de la gestión de proyectos. No hacerlo de manera adecuada no sólo puede afectar el cumplimiento de los objetivos financieros y de los supuestos de los casos de negocio particulares; también puede generar graves amenazas para la continuidad de una compañía, o bien, para los presupuestos públicos.

Si bien existen métodos de gestión de costos transversales a los tipos de proyecto, hay que considerar que todos los proyectos son distintos. Es entonces donde se hace necesario caminar la milla extra en la gestión de los costos de los proyectos, es decir, no basta con aplicar metodologías y usar herramientas convencionales, se necesita de una gestión más especializada de los costos y riesgos asociados; una que considere un enfoque amplio que incorpore la gestión de riesgos y calidad y que se adentre a las particularidades de cada tipo de proyecto.

¿Está presente en la conciencia de las PMO chilenas el rol determinante que deben jugar en  la gestión de los costos de los proyectos?

Para responder a esta inquietud, nos podemos referir al estudio “El Valor de las Oficinas de Proyecto en las Organizaciones”, preparado por Deloitte en conjunto con la Universidad Técnica Federico Santa María, que, en su cuarta versión, nos proporciona una mirada de la situación actual en la que se encuentran las organizaciones, proyectos y Oficinas de Gestión de Proyectos en Chile, obteniendo importantes indicios en lo que respecta a la manera como los costos son controlados:

Cómo se controlan los costos

 Si bien se puede reflexionar sobre cuán apropiado es cada uno de los métodos utilizados para el control de los costos mencionados en la encuesta, es preocupante destacar que 1 de cada 5 de las PMO encuestadas no controlen sus costos, o bien, no sepan de qué manera están siendo controlados.

Para fortalecer el aporte de la PMO se requiere incrementar el nivel de madurez en la gestión adecuada de los costos. Una PMO más madura generará menos sobrecostos en los proyectos que acompaña. Y para avanzar, deberá la PMO abordar medidas en relación a cada dimensión de la madurez en gestión de proyectos: PMO, Procesos y Metodologías, Personas y Herramientas.

• Procesos y Metodologías: la PMO deberá estar en capacidad de proveer recomendaciones sobre las metodologías y los procesos más adecuados para la gestión de los costos a partir de las características propias de cada proyecto, asegurándose que éstas sean aplicadas a de manera correcta a través de cada una de las fases.
En este punto se hace relevante impulsar el cambio de enfoque en la gestión de los costos, la capacidad que genere la PMO para anticiparse a los posibles desvíos, que permita a jefes de proyecto tomar mejores decisiones en el momento oportuno, más que reportar a posterior cuáles fueron los desvíos resultantes.
Adicionalmente, la PMO deberá ser capaz de identificar los desafíos propios de cada tipo de proyecto, y estar en capacidad de otorgar respuestas apropiadas para los distintos grupos de interesados.

• Personas: La PMO deberá ocuparse de las capacidades, habilidades, conocimientos y experiencia particular en gestión de costos de proyectos y programas, que deban tener sus integrantes. Deberá también asegurarse que los jefes de proyecto comprendan que es también su responsabilidad contar con las capacidades requeridas para una gestión adecuada de los costos, o en caso que no estén disponibles estas capacidades, tener la disposición de desarrollarlas y aplicarlas.

• Herramientas: La PMO deberá contar con el conocimiento suficiente para asesorar y hacer uso de las herramientas apropiadas para la gestión de los costos, o en su caso, proveer complementos (plantillas, toolkit) al uso de las herramientas ya disponibles (ej: sistemas de gestión financiera, de rrhh), ya que en muchos casos, la decisión sobre su implementación trasciende la ejecución de proyectos particulares, y la adquisición de herramientas propias para la gestión de proyectos no es viable.


En resumen, nos queda reflexionar sobre la gran responsabilidad que tiene las PMO en relación a la correcta gestión de los costos a través de todas las fases del proyecto, y considerar la invitación a tomar medidas en pos del incremento del nivel de madurez en cada una de las dimensiones. La PMO debe enfocarse en estar siempre en condiciones para mantener e incrementar su aporte valioso a las organizaciones, especialmente en la gestión de aquellos proyectos que representen un desafío a las capacidades ya conocidas de los equipos que las integran.
 

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