PMO, recursos humanos, RRHH

Análisis

¿Cuál es el rol de la PMO en la gestión de Recursos Humanos? 

Estudio “El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones"

Aunque no se puede hablar de una alta madurez en Gestión de Proyectos sin una Gestión de Recursos Humanos adecuada, son muy pocas las empresas en las que la PMO participa en la administración del capital humano.

El estudio “El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2016” realizado por Deloitte junto a la Universidad Técnica Federico Santa Maria obtuvo que solo un 27% de las empresas cuentan con la participación de la PMO en la administración de los recursos humanos, y solo un 63% de este conjunto de empresas, que cuentan con la participación de la PMO, tienen políticas y procedimientos estándares que aseguren una buena gestión de recursos.

Muchas empresas tienen la asignación de recursos a cargo solo de los gerentes funcionales sin la participación de la PMO (33%) o mediante una asignación informal (23%). Estos casos (que representan un 56% de las empresas participantes de la encuesta) constituyen un riesgo ya que -sin la participación de la PMO- el recurso puede tener otras prioridades, como actividades productivas u otros proyectos.  Otros 16% de los participantes del estudio no tienen planeamiento de recursos para los proyectos y son un riesgo aún más importante, ya que sin planificación la disponibilidad es mucho más incierta. 

No se puede hablar de una alta madurez en Gestión de Proyectos sin una Gestión de Recursos adecuada. El estudio concluyó que las organizaciones con alta madurez en Gestión de Proyectos desperdician 3,2 veces menos dinero, que aquellas con una madurez baja.

El rol de la PMO en la gestión de RRHH

Las organizaciones con alta madurez en su gestión de recursos humanos presentan mejores resultados en sus proyectos. La PMO tiene el rol fundamental de trabajar con RRHH en la evaluación de los recursos disponibles en la empresa, considerando incluso los del propio equipo de la PMO como también los directores de proyectos, y generar programas de desarrollo profesional. La PMO tiene la capacidad de colaborar en una creación de cargos efectiva, definiendo las actividades a realizar, identificando  los recursos y analizando la capacidad laboral disponible, junto con dimensionar la cantidad de recursos internos a considerar como también sugerir la contratación de  expertos externos. 

El retraso en el arribo de recursos, la falta de expertise y un mal dimensionamiento del esfuerzo a realizar por el equipo puede impactar fuertemente en la performance del proyecto, por lo cual la PMO juega un rol fundamental en gestionar estos riesgos para que no se transformen en problemas.

El estudio “Mastering resource management: the PMO's role” (Crawford, 2009) fue presentado en el PMI Global Congress del año 2009, donde se trataron temas relacionados a la gestión de los RRHH y las PMO, destacándose los siguientes puntos:

  • 74,4% de las organizaciones estudiadas tenían baja madurez en la gestión de recursos
  • Una de las causas más importantes de problemas es la falta de información para los tomadores de decisión, que frecuentemente asumen que hay disponibilidad de recursos, cuando en realidad no los hay.
  • La principal característica de las empresas con resultados insatisfactorios está en no tener los principios básicos de dirección de proyectos, llevando a problemas con muchos cambios de alcance, cronograma y presupuesto.
  • Un 47,9% de las empresas de la encuesta tenían sistemas de información automatizados, sin embargo de las empresas que efectivamente usan estos sistemas de información, sólo un 47,3% no logran tener una previsión correcta de la utilización de los recursos, y un 55% de los gerentes no lo usan de forma consistente o efectiva.
  • Las organizaciones con los mejores resultados tienen, en este orden las siguientes características: una PMO fuerte y efectiva, hacen gestión de portafolios, cuentan con un equipo con un entrenamiento básico en dirección de proyectos y los interesados tienen claramente definidos sus roles e responsabilidades.

Las mejores empresas hacen inversiones consistentes en sus recursos humanos y comprenden los retornos de sus inversiones en la performance de los proyectos. La PMO tiene la responsabilidad del liderazgo en la cultura de dirección de proyectos, no solo en los integrantes de la PMO, sino en todos los empleados conforme el grado necesario para cada rol. La PMO debe tener la visión de todos los proyectos en ejecución y planificados, para poder hacer planes de desarrollo de personal adecuados. Además, la PMO debe tener un balance entre usar la experiencia y conocimientos que ya están disponibles y los planes de capacitación en nuevas metodologías y tecnologías, de forma a tener su fuerza laboral actualizada y motivada.

Las personas están presentes en todas las fases de un proyecto:

  • Alcance: ¿El equipo tiene el conocimiento y la capacidad de trabajo necesaria para el planear y ejecutar las tareas?
  • Tiempo: ¿El tamaño del equipo es suficiente para concluir el proyecto en el plazo?
  • Costo: ¿El presupuesto es suficiente? ¿Hay que contratar recursos externos y expertos?
  • Calidad: ¿El equipo tiene la experiencia para asegurar la Calidad final del proyecto?
  • Riesgo: ¿Las personas claves estarán  disponibles en los tiempos necesarios? ¿tendrán los recursos materiales necesarios para cuando estén disponibles las personas? ¿El equipo está 100% dedicado al proyecto o está asignado a otras iniciativas o actividades productivas?

El Valor de las Ofici­nas de Pro­yectos en las Organi­zaciones 2016

El estudio, realizado junto a la Universidad Técnica Federico Santa María, hace un diagnóstico de la situación actual de las Oficinas de Proyectos (PMO) a nivel nacional, y determina su evolución a través del tiempo.

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