Análisis

Considera­ciones al realizar la Evalua­ción de Salud de Pro­yecto

Project Health Check

Es de vital importancia poseer los conocimientos y herramientas que nos ayuden a detectar, de manera temprana, el momento en el que un proyecto se encuentra en vías de problemas, para así poder generar estrategias de recuperación.

El último estudio realizado por Deloitte Chile y la Universidad Santa María sobre “El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015” nos muestra que, aun cuando las estadísticas sobre la cantidad de proyectos que fracasan son cada vez menores, las cifras siguen mostrando más fracasos de los que las organizaciones quisieran.

Ante esta realidad, los profesionales de la gestión de proyectos nos vemos (o en algún momento nos veremos) enfrentados a proyectos con una alta probabilidad de fracaso o en crisis, y resulta de vital importancia poseer los conocimientos y herramientas que nos ayuden a detectar, de manera temprana, el momento en el que un proyecto se encuentra en vías de problemas, para así poder generar estrategias de recuperación.

¿Qué se entiende por Proyecto en Crisis?

Una organización con un nivel de madurez alto en la gestión corporativa de proyectos puede poseer definiciones formales sobre proyectos en crisis, sin embargo esto no ocurre con frecuencia. De todas formas, se pueden enumerar algunas características típicas de un proyecto en crisis como el alto riesgo de no cumplir los objetivos, incluyendo restricciones en tiempo, costos, alcance y calidad; aunque también puede obedecer a otras variables que sean particulares de la naturaleza del proyecto.

Síntomas de Proyecto en Crisis

De la misma forma como se diagnostican las enfermedades, antes de agravarse, pueden ser detectados los síntomas o alertas tempranas que nos permiten reconocer que el proyecto se encuentra en problemas, o en vías de estarlo.

La experiencia indica que existen síntomas comunes de proyecto en crisis, identificables en todo tipo de proyectos. Algunos de ellos son:

  1. No se tiene certeza de la fecha de finalización del proyecto
  2. No es posible medir con precisión el estado/rendimiento del proyecto
  3. Hitos claves del proyecto no se están cumpliendo según lo programado
  4. Los entregables finales están siendo desarrollados con una gran cantidad de errores, y/o no cumpliendo las expectativas
  5. Existen desviaciones considerables de presupuesto y cronograma, y periodo a periodo la desviación sigue aumentando
  6. Reiteradas solicitudes de controles de cambios en el proyecto, que no parece terminar
  7. Existe un sobre esfuerzo de trabajo excesivo de los recursos del proyecto para lograr cumplir con lo planificado
  8. Recursos necesarios no están siendo asignados al proyecto
  9. Tensa relación entre los miembros del equipo de trabajo
  10. Moral de equipo es baja

¿Puede un Proyecto ser Irrecuperable?

Definitivamente sí, un proyecto en crisis puede ser irrecuperable; sin embargo, todo depende de tres factores:
El nivel de desviación en el que se encuentre en relación de sus objetivos principales
La etapa o grado de avance en el que se detecte y defina al proyecto como en crisis
La tolerancia de las partes interesadas (stakeholders) o la organización respecto del grado permitido de desalineamiento.

Detección de Causas Raíz

La etapa de detección de síntomas nos permite indicar si un proyecto se encuentra o no en crisis, pero luego de detectarlos es necesario encontrar las Causas de estos, para luego, de ser necesario, definir estrategias para su mitigación.

La experiencia indica que existen Causas Raíz comunes encontradas en distintos proyectos en crisis, algunas de ellas son:

  1. Poca experiencia/calificación del Jefe de Proyecto o del Equipo de Proyecto
  2. Expectativas desalineadas de los principales stakeholders
  3. Metodología de gestión de proyectos inadecuada
  4. Gestión de riesgos poco efectiva, o nula
  5. Plan de comunicaciones débil
  6. El cronograma de actividades no es realista
  7. Deficiencia de los indicadores de control y avance utilizados
  8. Poca atención a los aspectos organizacionales y/o culturales
  9. Débil apoyo del sponsor
  10. Contrato con proveedores inadecuados
  11. Requerimientos poco claros o ambiguos; así como falta de acuerdo de estos
  12. Falta de definiciones, herramientas y procesos adecuados en la generación de los entregables

A continuación se presenta una estrategia para abordar la detección y diagnóstico de las Causas Raíz de los síntomas de proyecto en crisis, abordable en las siguientes etapas:

En primer lugar se deben focalizar los esfuerzos en la Revisión de Documentación del proyecto, la cual nos entrega una primera visión sobre que tan bien o mal se ha estado llevando a cabo; para luego realizar Entrevistas a los principales interesados, tanto del equipo de proyecto como de la organización, con el objetivo de generar instancias para declarar y transparentar los problemas que a cada entrevistado le ha surgido a lo largo de este. En la etapa de Seguimiento se realiza acompañamiento a las principales reuniones de presentación del avance y coordinación del equipo de proyecto, observando el cómo se está generando la coordinación del proyecto, para finalizar realizando un Diagnóstico y Recomendaciones sobre las Causas Raíz encontradas, definiendo estrategias de mitigación de los síntomas encontrados.

Conclusiones

Tanto para las organizaciones, como para los profesionales de la gestión de proyectos, se hace absolutamente necesario considerar a la Evaluación de Salud de Proyectos como un aliado, tomándola como una práctica formal y periódica; y así lograr detectar de manera temprana las deviaciones, definiendo e implementando medidas mitigadoras antes que sea demasiado tarde; recomendando incluso el incorporarla a los estándares que estemos utilizando en la organización, así como el añadir a la PMO las funciones de Evaluación de Salud de los Proyectos.


 

El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015
Did you find this useful?