Análisis

Inteligen­cia de Nego­cios en la Gestión de Pro­yectos

Business Intelligence es la principal aliada estratégica de las organizaciones para entender lo que ha pasado, lo que está pasando y lo que pasará en nuestras empresas, entonces ¿por qué no aplicarla en nuestros proyectos?

Actualmente las organizaciones manejan un flujo de datos inimaginable hace apenas unos años atrás. Como consecuencia de esto, la capacidad de recolectar datos e información ha aumentado día tras día, transformándose en un activo esencial de las organizaciones.

En este contexto aparecen varias herramientas y técnicas que nos facilitan el tratamiento de la información, entre ellas una de las más conocidas es Business Intelligence (BI), o en español “Inteligencia de negocios”.

Esta tendencia nos transfiere una  gran responsabilidad como jefes u oficinas de proyectos, recolectar la mayor cantidad de datos (históricos y actuales) de nuestros proyectos, y tratarlos de manera que podamos transformarlos en información para conseguir los siguientes objetivos: generar planificaciones más exactas, reportes más eficientes y tomar decisiones informadas e inteligentes.

En primera instancia se necesitan datos (y ojalá muchos) para generar un “almacén de datos” (Data Warehouse). Luego se requiere alguna de las muchas herramientas que el mercado ofrece, o en su defecto, alguna herramienta “in house” que nos permita estructurar y explotar este almacén y sus diferentes dimensiones o subconjuntos de datos (Data Mart), para luego visualizarla tanto en reportes como en tableros de comando.

¿Cómo puede ayudar la inteligencia de negocios a la gestión de proyectos?

La cantidad de utilidades que estas herramientas nos ofrecen son ilimitadas, a continuación algunas de las formas en que puede facilitarnos desde el día a día hasta la toma de decisiones complejas en nuestros proyectos:

Mejorar la eficiencia de procesos: Permite tener información personalizada (a nuestra medida), y en tiempo real, acercando la información a los interesados y disminuyendo el tiempo en la generación de reportes.

Encontrar la real causa de los problemas y resolverlos: Si existe un área/proyecto que históricamente tiene una desviación mayor que otras áreas/proyectos, son los datos objetivos los que nos pueden indicar cuáles son los datos de más significantes en estas diferencias y cuál es el factor común de las otras áreas que no está presente en la que estamos estudiando.

Predecir comportamientos, plazos o tendencias en nuestros proyectos: Al existir desviaciones históricas en ciertas fases, entregables o directamente al tratar con ciertos interesados, el poder predecir los plazos nos permitirá día a día ir mejorando nuestras estimaciones, y por consiguiente nuestras planificaciones.

Estimación y selección de recursos: Si poseemos información respecto a los diferentes recursos que han formado parte de los diferentes proyectos y su rendimiento en estos, podremos estimar con mayor exactitud qué recursos necesitaríamos o la mejor combinación para poder cumplir con los plazos, tiempos y costos definidos.

Estimación y gestión de los costos del proyecto: Según información histórica y modelos predictivos, ¿cuáles son los mayores costos históricos? ¿qué costos han traído mayores beneficios en nuestros proyectos?

Gestión de la calidad: Conocer cuáles son los indicadores más significativos para determinar la calidad de un entregable o producto por ejemplo: tasa de defectos, análisis de garantías o satisfacción del cliente.

Estos son solo algunos de los ejemplos de la infinidad de usos que estas herramientas pueden tener en la gestión de nuestros proyectos, con información y herramientas que estamos acostumbrados a manejar.

Para finalizar es importante señalar que estos reportes solo serán eficaces si los datos con los que los generamos es suficiente en cantidad y en calidad, así que la invitación es a recolectar la mayor cantidad de datos posibles de nuestros proyectos, y a través de la inteligencia de negocios obtener información esencial para nuestros proyectos.

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