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La Superintendencia de Sociedades realiza un análisis sobre la definición de las entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia

Indica la Superintendencia de Sociedades que las entidades sin ánimo de lucro extranjeras con negocios permanentes en Colombia son aquellas personas jurídicas que cuentan con las siguientes características: i) sus actividades están destinadas en beneficio de sus asociados, terceras personas o la comunidad en general; ii) no buscan el reparto de utilidades entre sus miembros; iii) se encuentran constituidas de acuerdo con la legislación de un estado diferente a Colombia; iv) su domicilio principal es otro país diferente a Colombia y especialmente; v) realizan negocios o desarrollan su objeto en Colombia de manera perseverante, estable y duradera.

Refiere también el organismo que, siempre que sus actividades no estén sometidas a un régimen especial no requieren permiso alguno para operar en Colombia.

Ahora bien, frente a la determinación de los negocios permanentes en Colombia, indicó que, si las actividades que desarrollan son de orden civil y comercial, no existe una lista taxativa de acciones a ejecutar en el territorio para que estas adquieran tal calidad, no obstante, las mismas podrán ser de orden civil y comercial.

Para ilustrar la definición de actividades permanentes, la entidad se remite a la definición prevista en el artículo 474 del Código de Comercio:

1. “Abrir dentro del territorio de la República establecimientos mercantiles u oficinas de negocios aunque éstas solamente tengan un carácter técnico o de asesoría;
2. Intervenir como contratista en la ejecución de obras o en la prestación de servicios;
3. Participar en cualquier forma en actividades que tengan por objeto el manejo, aprovechamiento o inversión de fondos provenientes del ahorro privado;
4. Dedicarse a la industria extractiva en cualquiera de sus ramas o servicios;
5. Obtener del Estado colombiano una concesión o que ésta le hubiere sido cedida a cualquier título, o que en alguna forma participe en la explotación de la misma y,
6. El funcionamiento de sus asambleas de asociados, juntas directivas, gerencia o administración en el territorio nacional.”

Finalmente, aunque la anterior lista es aplicable en materia de sucursales de sociedades extranjeras, dicha numeración es ilustrativa y cumple con el fin de enunciar ciertas dinámicas comerciales y de los negocios que permiten determinar el asiento de los mismos y la permanencia en su desarrollo. No obstante, deberá analizarse cada caso en particular teniendo en cuenta criterios de: naturaleza, habitualidad y duración, entre otros.

La Superintendencia de Sociedades se pronuncia frente a la forma en que deben proceder los entes económicos para denunciar la pérdida de los libros sociales

Frente al manejo y reconstrucción de los libros sociales, la Superintendencia hace referencia a diferentes pronunciamientos emitidos por el Consejo Técnico de Contaduría Pública (CTCP), en los siguientes términos:

• Que es obligación del comerciante llevar la contabilidad de sus negocios, conforme lo establecido en el artículo 19 del Código de Comercio y correspondiéndole esta obligación a los administradores de las personas jurídicas, según lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.
• Que la responsabilidad de llevar la contabilidad de las personas jurídicas es de los administradores; el contador es un preparador de la información. Respecto del manejo por la pérdida y la reconstrucción de la contabilidad: 1) debe denunciarse la situación ante las autoridades competentes, conforme lo dispuesto en el art. 18, anexo 6, DUR 2420 de 2015; 2) la información financiera debe reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida ; 3) la contabilidad puede reconstruirse al utilizar los comprobantes de egreso impresos, copias de seguridad, estados financieros certificados y dictaminados de periodos anteriores, etc, y; 5) cuando no es posible reconstruir la contabilidad, debe realizarse un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte y tomarse como saldo inicial en la fecha del inventario.

De otro lado, frente a la pérdida de los documentos sociales, indica la entidad que, según el artículo 30 del Decreto 19 de 2012: “ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado y reemplazo correspondiente (…)”.

No obstante lo anterior, indica la Superintendencia que esta norma es de carácter general y no modifica el procedimiento de denuncia por pérdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes, puesto que el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015 es norma especial y posterior, razón por la cual las autoridades competentes recepcionarán la denuncia y en el evento en que no sea posible realizarla, dicha situación deberá probarse suficientemente.