Análisis

Laboral   

4 de agosto, 2020

El pasado 2 de junio de 2020, el Ministerio del Trabajo precisó el deber de los empleadores con respecto a la organización de los documentos de sus trabajadores, específicamente con relación al almacenaje y custodia de la historia laboral

A continuación, los aspectos más importantes del concepto en mención:

1. Aplicación de la normativa de gestión documental en el ámbito privado: debido a que el tema de archivo está regulado para el sector público en la Ley 594 de 2000 y la Circular 004 de 2003, el Ministerio del Trabajo aclaró que se puede adoptar esta normativa de gestión documental en el sector privado, como buena práctica, que permita la correcta administración de las historias laborales y demás documentación de los trabajadores.

2. La gestión documental debe estar en armonía con el principio de libertad de empresa: pues según la sentencia de la Corte Constitucional C-263 de 2011, la libertad de empresa comprende entre otras garantías: “(…) la libertad de organización y el derecho a que el Estado no interfiera en los asuntos internos de la empresa, como la organización empresarial y los métodos de gestión (…)”.

3. El empleador tiene la obligación de cumplir las normas relativas al tratamiento y custodia adecuada de datos: Al respecto el Concepto del Ministerio, referencia las sentencias T – 855 de 2011, T – 482 de 2012 y T – 493 de 2013, que recuerdan que:

  • La obligación de custodiar, conservar y guardar la información consignada en la historia laboral involucra también el deber de organizar y sistematizar esos datos.
  • Los efectos de los errores operacionales en la administración de las historias laborales, recaen sobre la Entidad Administradora, que es quien cuenta con los medios y la infraestructura para gestionar los datos y sus soportes. 
  • El deber de custodia, conservación y guarda de los datos contenidos en las historias laborales, comprende la implementación de medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida o deterioro de la información, y su uso no autorizado o fraudulento.
  • Finalmente, según el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 es obligatorio consignar en las historias laborales información cierta, completa, fidedigna, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Ministerio del Trabajo - Concepto No. 06EE2019120300000055860

Ministerio del Trabajo - Concepto No. 06EE2019120300000055860
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