Análisis

Características técnicas que debe cumplir la información solicitada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP)

Flash Laboral

Resolución 922 de 2018

Mediante la Resolución 922 de 2018, la UGPP fijo las características técnicas de la información que es solicitada por la entidad, esta resolución aplica tanto para personas naturales como para personas jurídicas en calidad de empleadores.  

A continuación, los puntos relevantes a tener en cuenta al momento de responder requerimientos de la Unidad:

1. Reporte de Nómina Detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades:

  • Debe entregarse en medio magnético en el fomato Excel suministrado por la entidad.
  • Cuando la periodicidad de pago de nómina no sea mensual, deberá consolidarse de forma mensualizada y adjuntar el calendario de pagos manejado por la Compañía.
  • La información de cada trabajador debe consignarse en una sola línea en el documento de Excel esto a pesar que tenga diferentes registros de centros de costo.
  • Relacionar todos los pagos realizados al trabajador (pagos salariales y no salariales).
  • Los pagos salariales y no salariales deben contar con TODA la información de pagos que reciba el trabajador, es decir, pagos establecidos en el contrato de trabajo y los pagos no salariales (pactados en políticas de beneficios, otrosíes, acuerdos globales, etc), como: planes de medicina prepagada, complementarios de salud, seguro médico, planes de telefonía móvil, pagos a establecimientos educativos por concepto de matrículas y/o pensiones, auxilios de alimentación, canasta, gasolina, vestuario, vivienda, bonos de regalo y/o pagos por mera liberalidad.

2. Balances de prueba, esta información debe entregarse en formato Excel, detallada por tercero y contener los saldos de todas las cuentas y subcuentas de balance antes de cierre contable, en español, al máximo nivel auxiliar, con corte anual (enero a diciembre) y utilizando una hoja de Excel por cada periodo fiscalizado.

3. Auxiliares contables, deben estar detallados por mes, contener todas las cuentas y sub- cuentas contables relacionadas con pagos a trabajadores y al máximo nivel de cuenta del tercero beneficiario.

4. Los sujetos obligados a llevar contabilidad, deberán entregar la información de nómina y contable certificada por el representante legal y el contador público o el revisor fiscal si está obligado a ello.

5. Información adicional, se podrá enviar y soportar con documentación adicional con la finalidad de aclarar y probar los pagos de nómina que el sujeto de fiscalización realiza.

La información adicional debe ser soportada UNICAMENTE en formato PDF por cada trabajador, identificando el archivo con el número de identificación del trabajador al que corresponda.

6. Toda la información que se aporte a la UGPP debe gestionarse a través de SEDE ELECTRÓNICA de la entidad y con un peso máximo por documento de 25MB.

7. Cuando la información requerida no se entregue dentro del plazo establecido, o la suministren en forma incompleta o inexacta, el sujeto de fiscalización será sancionado conforme lo previsto en el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016.

 

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