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Tips sobre Junta Directiva

Teniendo en cuenta el papel protagónico que juega la Junta Directiva dentro de los roles y responsabilidades propias del Gobierno Corporativo, consideramos de la mayor utilidad señalar algunos tips en relación con la misma. Veamos. 

1. Integración por un número impar de miembros.

2. Diversificación de sus miembros en cuanto a experiencia y conocimiento de acuerdo con las necesidades de la entidad. 

3. Contar con miembros independientes

4. Profesionalización de sus miembros

5. Remuneración adecuada de acuerdo con sus funciones

6. Evaluación de sus miembros

7. Capacitación a los miembros de la Junta Directiva en los temas que requieran.

8. Inducción a los nuevos miembros de Junta Directiva. 

9. Contar con un reglamento de funcionamiento

10. Suministro de la información a sus miembros con la adecuada oportunidad para su estudio

11. Reuniones por lo menos una vez al mes

12. Definir a nivel de los s Estatutos Sociales las calidades que deben tener los miembros de la Junta Directiva y si éstos son independientes qué se entiende por independientes. 

 

Funciones de la Junta Directiva

La Junta Directiva debe servir de enlace entre la sociedad y sus accionistas, define la estrategia, aprueba las principales políticas de la sociedad, definir el nivel de riesgo de la entidad, está llamada a garantizar el trato equitativo a todos los accionistas, debe velar por la calidad de la información financiera y no financiera, así como verificar los requerimientos que en materia de gobierno corporativo sean exigidos por la ley o aquellos que hubieran sido adoptados voluntariamente por la compañía.

Llamamos especialmente la atención que la Junta Directiva es quien define la estrategia, controla y supervisa su ejecución y define a su vez las principales políticas de la sociedad relativas al sistema de control interno y nivel de riesgo, y supervisa y vela lo anterior. Igualmente, establece los mecanismos para la evaluación de la gestión de los administradores y debe ser en consecuencia la principal gestora y promotora del gobierno corporativo en la entidad.

Para el cabal cumplimiento de las funciones de la Junta Directiva, en nuestra opinión, los miembros de las juntas directivas tienen que tener las competencias y diversidad necesaria para tal fin.

El Código de Comercio señala que los miembros de la Junta Directiva se deben elegir por la Asamblea General de Accionistas a través del sistema de cociente electoral- salvo en los emisores de valores-, señala de manera general las normas de funcionamiento de este órgano social, pero deja su detalle a lo que establezca cada entidad a nivel de los Estatutos Sociales. En todo caso, en relación con el quórum para deliberar deben estar presentes la mayoría de los miembros, respecto del quórum para decidir las decisiones se adoptan por la mayoría de los votos presentes, salvo que estatutariamente se establezca un quórum deliberatorio o decisorio superior.

Por su parte, la Ley 964 de 2005, en relación con los emisores de valores señala que el 25% de los miembros de junta directiva deben ser independientes, previéndose sus características, establece que pueden o no tener suplentes –de tenerlos éstos serán personales-, que las Juntas Directivas tendrán mínimo 5 miembros y máximo 10 miembros principales, el representante legal no puede ser presidente de la Junta Directiva y los miembros de la Junta Directiva pueden ser elegidos por un mecanismo diferente al cociente electoral, entre otros aspectos.  

Reuniones de la Junta Directiva

En la legislación mercantil no se regula de manera específica lo relacionado con la periodicidad de las reuniones que debe efectuar la Junta Directiva. El Código de Comercio regula, entre otras, la forma de integración de la misma -artículo 197-, las mayorías mínimas necesarias para la toma de decisiones -artículo 437-; restricciones y prohibiciones con respecto a la aceptación del cargo –art. 435-, quienes pueden convocarla – artículo 437-, pero no se regula lo relacionado con el tipo de reuniones que puede tener la Junta Directiva, su periodicidad, temario, medio y antelación de la convocatoria, entre otros.

De acuerdo con lo anterior, en desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad privada los accionistas en los estatutos sociales pueden regular todo lo relativo a las reuniones, convocatoria, funcionamiento, entre otras, de la Junta Directiva. Así, lo señalado en los estatutos al respecto se convierte en ley para los asociados y en consecuencia de obligatorio cumplimiento para los mismos y los administradores de la sociedad.

De acuerdo con lo anterior, la Junta Directiva se debe reunirse con la frecuencia y periodicidad señalada en los estatutos sociales.

Representante legal miembro de Junta Directiva

¿Puede el Representante Legal de una sociedad ser miembro de la Junta Directiva de la misma?

Consideramos, que mientras no exista una cláusula estatutaria que prohíba a los miembros de la junta directiva ser representantes legales, o, viceversa, es jurídicamente viable, de acuerdo con la normatividad vigente, que un miembro de junta directiva sea representante legal de una misma sociedad, siempre y cuando durante el ejercicio de su gestión observe los deberes de buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios señalados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

Señala el artículo 185 del Código de Comercio que “(s)alvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confiaran. 

Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación. (…)”

De acuerdo con lo anterior, no existe prohibición para que un miembro de la junta directiva ocupe simultáneamente el cargo de la representación legal, de igual forma tampoco existe limitación para que un representante legal sea miembro simultáneamente de  junta directiva.

En todo caso, se debe tener en cuenta lo señalado por el artículo 202 del Código de Comercio, según el cual se establece la prohibición de ocupar más de cinco cargos directivos.

No obstante lo anterior, si bien en las normas legales vigentes no se previó inhabilidad o incompatibilidad alguna, ello no impide para que contractualmente a través de los estatutos sociales se estipulen restricciones al respecto. Así las cosas, estatutariamente se puede pactar que un miembro de la junta directiva no puede ejercer simultáneamente en la misma sociedad el cargo de representante legal, o, viceversa. Dicha inhabilidad deberá ser observada al tratarse de una inhabilidad estatutaria y teniendo en cuenta el principio según el cual los contratos son ley para las partes.

De acuerdo con lo expuesto, mientras no exista una cláusula estatutaria que prohíba a los miembros de la junta directiva ser representantes legales, o, viceversa, es perfectamente viable que un miembro de junta directiva sea representante legal de una misma sociedad, siempre y cuando durante el ejercicio de su gestión observe los deberes de buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios señalados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

Por otro lado, en relación con los emisores de valores la Ley 964 de 2005 prohíbe de manera expresa que el representante legal sea el presidente de la Junta Directiva, más no se prohíbe que sea miembro de la Junta Directiva. En ese sentido, el Representante Legal de un emisor de valores puede ser miembro de la Junta Directiva, más no ser Presidente de la misma.

Finalmente, es de señalar que si bien no se encuentra prohibido que un miembro de junta directiva sea representante legal de la misma sociedad, o, viceversa, la sociedad debe evaluar si el nombramiento de un miembro de junta directiva como representante legal o al revés puede llegar a generar un incumplimiento de alguno de los deberes consagrados en el artículo 23 el Código de Comercio, así como el funcionamiento de la junta directiva, en particular, por cuanto se puede afectar la independencia de ésta respecto de la gestión del representante legal, ya que el Representante Legal en algunos aspectos podría ser Juez y Parte, eventos en los cuales deberá abstenerse de votar en aquellos aspectos en donde se pueda presentar un conflicto de interés.