Análisis

La Administración Tributaria implementa mecanismo de notificación electrónica

Flash Extraordinario Litigios | 15 de mayo de 2020

Mediante Resolución DIAN 0038 del 30 de abril de 2020 se precisaron los términos y condiciones para la notificación electrónica de los actos administrativos expedidos en el procedimiento tributario, aduanero y cambiario.

Recordamos que el Estatuto Tributario ya contemplaba la notificación electrónica como uno de los mecanismos principales para dar a conocer el contenido de las actuaciones administrativas, no obstante, la mencionada Resolución precisa que ahora se podrá aplicar de manera preferente, bajo lineamientos y contenidos específicos.

Lo visto se traduce en un significativo avance para la concreción de la gobernanza electrónica en el procedimiento tributario, aduanero y cambiario. Por ello, para la adecuada gestión de los actos administrativos notificados por la DIAN se debe tomar una posición activa que permita interiorizar y adaptar las ritualidades propias de este mecanismo.

Presentamos a continuación algunos aspectos relevantes a tener en cuenta sobre la materia:

¿Qué es la notificación electrónica?

Es un mecanismo de notificación mediante el que se pone en conocimiento del administrado, a través de un correo electrónico, los actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria proferidos por la DIAN.

¿En cuál dirección de correo electrónico se surtirá la notificación?

La notificación se practicará a la dirección de correo electrónico informada en el RUT. En caso de informarse una dirección procesal electrónica distinta la notificación se surtirá en esta y no en la dispuesta en el RUT.

¿Cuáles actos administrativos podrán notificarse por este mecanismo?

  • En materia tributaria: los actos administrativos contemplados en el inciso primero del artículo 656 del Estatuto Tributario, estos son (i) requerimientos, (ii) autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, (iii) emplazamientos, (iv) citaciones, (v) resoluciones que impongan sanciones, (vi) liquidaciones oficiales, y (vii) demás actuaciones administrativas, incluyendo las que se profieran en procedimientos de cobro coactivo.
  • En materia aduanera: los actos administrativos que, por remisión normativa, deban notificarse bajo las ritualidades establecidas en el Estatuto Tributario. A la fecha no se aplica la notificación electrónica por ausencia de remisión.
  • En materia cambiaria: por remisión normativa al Estatuto Tributario, los actos administrativos de que trata el artículo 15 del Decreto Ley 2245 de 2011, los cuales son (i) citaciones, (ii) requerimientos, (iii) autos de archivo, (iv) formulación de cargos, (v) resoluciones de pruebas, (vi) resoluciones de terminación de la investigación, (vii) resoluciones que no acepten el pago de la sanción reducida, (viii) resoluciones que impongan sanciones, (ix) resoluciones que decidan autorizar o cancelar la autorización como profesional de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero o negar la misma, y (x) demás actuaciones administrativas cambiarias.

¿Cómo se practica la notificación electrónica?

Se remitirá copia del acto administrativo proferido al correo electrónico informado en el RUT o de manera preferente a la Dirección Procesal Electrónica reportada en cualquier actuación ante la DIAN. La entidad expedirá certificación de notificación en la que se señale la fecha de envío y la fecha de entrega del correo electrónico.

¿Qué deberá contener el mensaje con el que se surte la notificación electrónica?

El mensaje deberá contener:

1. Código de verificación, que permitirá verificar la autenticidad del mensaje.

2. Nombre completo del administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y las indicaciones para visualizar el acto administrativo.

3. El acto administrativo adjunto.

4. La advertencia que a través del respectivo correo se notifica el acto administrativo adjunto y los recursos que proceden contra el mismo, así como las autoridades competentes y plazos para interponerlos.

¿Cuándo se entiende surtida la notificación electrónica?

Se entenderá surtida en la fecha de envío del acto administrativo. No obstante, los términos legales con los que cuenta el administrado para actuar comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico.

Además, la DIAN podrá enviar mensajes de texto de alerta o avisos al número de teléfono dispuesto en el RUT informando sobre la notificación electrónica. Los mensajes de texto de alerta o avisos son complementarios y no se consideran mecanismos de notificación.

¿Cuál forma de notificación se preferirá?

La Resolución establece de manera expresa que la notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas previstas en el Estatuto Tributario. No obstante, se deberá tener en cuenta:

1.  Si durante el procedimiento en sede administrativa, el administrado o su apoderado, señalaron una Dirección Procesal Electrónica, la DIAN deberá notificar en esta.

2.  En caso de ausencia de dicha dirección, deberá surtirse en la Dirección Procesal Física informada por el administrado o su apoderado.

3.  Cuando durante el proceso en sede administrativa no se haya informado dirección procesal electrónica ni física, deberá surtirse al correo electrónico que el apoderado tenga registrado en el RUT, y en su ausencia, en la dirección de correo físico que este reporte en el RUT.

4.  Cuando el administrado no actúe a través de apoderado, ni informe dirección procesal electrónica o física, la notificación deberá surtirse en la dirección de correo que tenga registrada en el RUT.

¿Qué pasa si la DIAN tiene inconvenientes técnicos a la hora de notificar electrónicamente?

La entidad deberá recurrir a las otras formas de notificación contempladas en el Estatuto Tributario.

¿Cuáles son las obligaciones respecto al mecanismo de notificación electrónica?

La Resolución señala que el administrado deberá:

1.  Suministrar en el RUT su información completa.

2.  Informar cuando no pueda acceder al contenido del acto remitido por razones tecnológicas.

3.  Hacer uso adecuado de los códigos de verificación que la DIAN le proporcione para validar la autenticidad de los correos.

4.  Consultar periódicamente su dirección de correo electrónico registrada en el RUT.

5.  Acceder al PORTAL TRANSACCIONAL a través de un sitio seguro.
 

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN - Resolución No. 000038 del 30 de abril de 2020

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN - Resolución No. 000038 del 30 de abril de 2020

Contáctenos

Mario Andrade

Socio T&L

maandrade@deloitte.com

 

Anderson Jaimes

Gerente T&L

ajaimes@deloitte.com

 

Francisco Cujar

Gerente T&L

fcujar@deloitte.com

¿Le pareció útil este contenido?