Las funciones de los departamentos para mitigar el impacto del coronavirus

A medida que algunas empresas reorganizan su actividad laboral, deben analizar sus operaciones comerciales, en medio de las medidas de prevención y control del coronavirus (COVID-19), y asegurarse de que pueden volver a alcanzar a un ritmo de trabajo normal y en buenas condiciones de salud para los trabajadores.

Deloitte ha publicado un artículo en el que se analizan las acciones que están llevando a cabo las multinacionales en respuesta a la emergencia mundial, y en el que se formulan 10 recomendaciones para empresas. En este artículo desgranamos las funciones de los distintos departamentos para intentar minimizar los riesgos derivados del COVID-19.

La alta dirección debe velar por el bienestar de los empleados y asegurar una toma de decisiones flexible y correcta

Consejo de administración

• La alta dirección debe evaluar las pérdidas sufridas durante la crisis sanitaria del COVID-19 y enumerar los principales incidentes que la pandemia podría causar todavía.
• En función de las cifras que arrojen los números, habrá que revisar el plan anual, hacer predicciones para ver si se pueden alcanzar los objetivos del año en curso, elaborar un plan de ajuste en función de los resultados y hacer estimaciones razonables para las metas del próximo año.
• Comunicarse activamente con los accionistas/socios, y transmitirles la información de forma rápida y transparente.
•  Otorgar al consejo de administración la autoridad necesaria para tratar los asuntos de carácter urgente.

Alta Dirección

• Continuar monitorizando la situación y cooperar activamente con los requisitos establecidos por los reguladores.
• Organizar todos los departamentos de la empresa para establecer los procesos comerciales y de gestión afectados por el COVID-19, evaluar las pérdidas y adoptar medidas para minimizarlas. Es importante establecer parámetros de medición para poner en marcha los diferentes niveles de respuesta.
• Asegurar una comunicación adecuada interna y externamente; ayudar a los empleados, clientes y al resto de stakeholders a comprender las acciones que se están tomado.

El departamento financiero debe asegurar la continuidad de las operaciones comerciales:

• Evaluar inmediatamente el impacto financiero del COVID-19; analizar el estado actual de las cuentas por cobrar, formular un modelo de previsión financiera de emergencia, analizar los riesgos de liquidez, predecir las posibles demoras de pagos y reducir costes innecesarios. Al mismo tiempo, la empresa debe buscar el apoyo del gobierno y de instituciones financieras lo antes posible.
• Trabajar conjuntamente con el departamento comercial y de administración, asesorarse sobre las posibles instituciones de financiación, vigilar la utilidad de los fondos y aplicar medidas de respuesta durante la pandemia. 
• Examinar minuciosamente las leyes y normativas emitidas durante el período de crisis.

Un departamento de RRHH ágil, cercano y con una comunicación fluida

• Cooperar con los distintos departamentos para llevar a cabo un registro del estado de salud de todo el personal y actualizarlo con regularidad, entre otros.
• Establecer un mecanismo de comunicación para los empleados a todos los niveles durante la crisis del COVID-19, captar rápidamente las necesidades del equipo, coordinar los recursos para volver a los ritmos de trabajo normales; y garantizar la salud fisíca y mental de los empleados.

El departamento de tecnología debe garantizar un funcionamiento estable del trabajo en remoto

• Evaluar la estabilidad de la infraestructura tecnológica. Poner en marcha un sistema de almacenamiento y copias de seguridad de la información.
• Garantizar el buen funcionamiento del trabajo en remoto.
• Actualizar los dispositivos de software y hardware que dan apoyo al teletrabajo. Al mismo tiempo, considerar la posibilidad de establecer otros métodos de comunicación, siempre sujetos a una estricta vigilancia de transmisión e intercambio de información confidencial.
•  Establecer una vigilancia en tiempo real de los servidores en la nube.

Las unidades de negocio deberán evaluar las repercusiones del COVID-19 y mitigar los riesgos

• Identificar las unidades de negocio clave. Evaluar el impacto de la pandemia y el alcance de sus efectos; considerar la posibilidad de establecer nuevas alianzas estratégicas para obtener beneficios y reducir riesgos.
• Evaluar el cumplimiento de los contratos existentes y comunicarse con los clientes para encontrar formas de minimizar el impacto en los cambios normativos/legales.
• Contactar con los principales proveedores de la empresa y considerar fórmulas alternativas de pago.
• Prestar atención a las posibles oportunidades de negocio durante este período.

El departamento de logística debe proveer diferentes materiales de prevención ante el COVID-19

• Proporcionar materiales de prevención a los empleados (desinfectantes para las manos, mascarillas y guantes, toallas de papel, etc.); mejorar los acuerdos de reciclaje de residuos (tales como, establecer puntos independientes de recogida de basura, etc.); y desarrollar políticas de prevención y control en el lugar de trabajo (higiene de las manos, protocolo para el manejo de la tos, etc.).
• Fortalecer el profesionalismo, la estandarización y la puntualidad del personal de limpieza, bajo las directrices de los departamentos de salud correspondientes.