Auditoría

Perspectivas

¿Cómo contabilizar la inversión en los sitios Web?

Adrián Brenes, Gerente Senior de Auditoría

En la actualidad resulta difícil imaginar una entidad sin un sitio Web. Para obtener estos sitios, las entidades incurren en desembolsos internos para el desarrollo y mantenimiento, ya sea para el acceso interno o externo. Un sitio web diseñado para el acceso externo puede ser usado para la promoción y el anuncio de sus productos y servicios, el suministro de servicios electrónicos o la venta de productos y servicios, entre otros.

Por lo indicado, resulta importante conocer cómo se deben contabilizar los sitios Web, de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Resaltamos dos aspectos claves para determinar si la inversión realizada en un sitio Web por una entidad se debe registrar o no como un activo intangible. Primero, debe determinarse si su sitio Web generará ingresos futuros, lo cual depende del objetivo final para el cual fue creado el sitio. Una vez superado este tema, como segundo fundamento deberá distinguirse muy bien entre las fases de desarrollo del sitio, para determinar cuáles desembolsos son activos intangibles y cuales son gastos. Con base en estas dos consideraciones, se determinará si los desembolsos realizados para desarrollar un sitio Web son registrados como un activo intangible o como un gasto del año en que se incurrió en la inversión.

¿Cómo determinar si el sitio Web generará beneficios futuros?

El sitio Web desarrollado puede ser reconocido como un activo intangible si una entidad es capaz de demostrar cómo puede el sitio Web generar beneficios económicos futuros, es decir, si generará ingresos futuros. Por ejemplo, sitios Web donde la entidad recibe los pedidos para luego hacer las ventas a los clientes, usualmente califican para ser registrados como activos. En general, sitios Web donde un cliente pueda gestionar la compra de bienes y servicios a una entidad es probable que puedan ser registrados como activos intangibles.

En el caso de que el sitio Web se haya desarrollado sólo para promocionar y anunciar sus propios productos y servicios, todos los desembolsos realizados para su desarrollo deben ser reconocidos como gastos; es decir, no podrán registrarse como un activo intangible.

¿Cómo distinguir las fases de desarrollo?

Durante el desarrollo interno de un sitio Web existen distintas fases y algunos desembolsos de dichas fases pueden registrarse como activos intangibles y otros no. Por esta situación, es muy importante que una entidad pueda identificar y separar razonablemente cada una de estas fases. A continuación, se detallan las fases:

  1. Fase de planificación: Incluye estudios de viabilidad, definición de objetivos y especificaciones, evaluación de alternativas, entre otros. Los desembolsos incurridos en esta fase deberán ser reconocidos como gastos, pues para la entidad es difícil demostrar si dichos desembolsos al final se convertirán en un proyecto terminado, dado que se está en asuntos de planificación.
  2. Fase del desarrollo de la aplicación y la infraestructura: Incluye principalmente la obtención del nombre de dominio, adquisición y desarrollo de equipo de cómputo y aplicaciones informáticas operativas, instalación de las aplicaciones desarrolladas, diseño de la apariencia de las páginas Web, y la realización de pruebas de fiabilidad. En esta fase, los desembolsos incurridos deben ser incluidos en el costo del sitio Web, es decir, se reconoce como un activo intangible.
  3. Fase de desarrollo del contenido: Creación, compra, preparación y carga de la información, de carácter gráfico o de texto, en el sitio Web antes de completar el desarrollo del mismo. Al igual que en la fase anterior, los desembolsos incurridos acá pueden ser incluidos en el costo del sitio Web.

    Los desembolsos realizados en esta fase utilizados para anunciar y promover los productos y servicios de la propia entidad (por ejemplo, fotografías digitales de productos), deben ser reconocidos como gastos.
  4. La fase de operación: Comienza cuando el desarrollo del sitio web esté completo. Los desembolsos en esta fase se reconocerán como gastos.

Finalmente, la entidad deberá determinar si el activo es de vida útil definida o indefinida. Si determina que es el primer caso, deberá determinar una vida útil razonable, con base en todos los factores que considere apropiados y registrará en los resultados de cada año la amortización del activo. Si, por el contrario, determina que es de vida útil indefinida, no realizará amortizaciones y controlará que durante su vigencia el activo no pierda su capacidad de generar flujos futuros a la entidad. Para el caso de los sitios Web, el enfoque más recomendado es el de vida útil definida y por plazos no muy extensos.

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