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Recomendaciones para la elaboración del Informe anual de operaciones (IAO) 2018

18 de enero de 2019

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Es muy común que la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER) rechace los informes anuales de operaciones, por lo que en este artículo se mencionan algunas recomendaciones que se pueden tomar en consideración antes y durante la preparación del informe para evitar, o al menos disminuir la cantidad de observaciones que le realicen.

Todas las empresas del Régimen de Zonas Francas deberán presentar el Informe Anual de Operaciones dentro de los siguientes 4 meses posteriores al cierre del período fiscal. Este informe se presenta a través de la plataforma digital llamada “SIAN”, y como parte del informe, se deben completar una serie de cuadros en donde se indicará la información de la empresa a una fecha determinada (según período fiscal), por lo tanto, se recomienda:

  • Llevar el control cruzado de los ingresos: Se debe tener claridad de los ingresos que la empresa va facturando cada mes tanto en colones como en dólares, ya que estos se deben ver reflejados en el estado de resultados mensual de la compañía. Además, se debe verificar que esta información coincida con los ingresos reportados a PROCOMER o bien tener claridad de las diferencias para poder justificarlas en caso que proceda.
  • Realizar controles apropiados sobre los registros de inventario: Las empresas procesadoras deben tener claridad de las cuentas que durante el año deben utilizar para controlar los inventarios, estas son el inventario de materias primas, inventario en proceso e inventario terminado. Es indispensable que los encargados de los registros tengan claridad del nivel de detalle que se debe incluir en el IAO en relación a los inventarios, para que de esta forma cuando se prepare el IAO ya se tenga toda la información necesaria.
  • Revisar el auxiliar de activos según la normativa, para determinar si deben formar parte del nivel de inversión: No todos los activos que adquiera la compañía forman parte del nivel de inversión, por lo tanto, al momento de la preparación del IAO, se debe tener claridad de cuales activos, con base en el auxiliar de activos, forman parte o no de la inversión para efectos de hacer la separación en el informe. Es común que la separación no se haga y se anote todo como que sí forma parte del nivel de inversión, sin embargo, durante una auditoria se puede detectar que esto no es así, generando como consecuencia una posible rectificación del IAO.
  • Verifique que toda la información de sus estados financieros y de la declaración de renta coincida con los cuadros del IAO: Se deben asegurar que la información financiera sea la misma indicada en los cuadros de control de canon, nivel de inversión, inventarios, etc. Es común que se rechacen los IAO, porque hay datos que no coinciden o que se han incorporado el informe de forma diferente a la mostrada en los soportes correspondientes.
  • Verifique que los documentos adjuntos se firmen de forma correcta: Este es uno de los errores más comunes por los que se rechazan los informes, ya que algunos de los documentos que se adjuntan deben ir firmados mediante firma digital con ciertas características, para evitar una observación por este punto, se recomienda utilicen el visor creado por PROCOMER para firmar cualquier documento que corresponda.

Cualquier punto que se deba aclarar, se puede realizar en el mismo informe adjuntando una carta explicativa firmada por el representante legal. Tal y como se puede ver, son varios puntos que se deben considerar y prever en relación al IAO, por lo que es de suma importancia, tener claridad de cuál es la información a incluir, quién es el responsable en la empresa que maneja esa información y hacer una revisión cruzada de todos los cuadros es sumamente necesario para poder tener seguridad que el informe enviado está correcto. 

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