Jak úspěšně implementovat ERP systém?

Automatizace a digitalizace jako nutnost v roce 2021

Výrazy jako cloud, umělá inteligence, strojové učení nebo prediktivní analytika už nejsou jen nicneříkající hesla. Pokud si společnosti chtějí udržet konkurenceschopnost v dnešním neustále se měnícím světě, musejí nutně zavádět nové technologie. Jak uvádí společnost Forrester ve svých předpovědích na příští rok:

• „V roce 2021 se bude digitální transformace u více než 75 % podniků zaměřovat na automatizaci.“
• „20 % podniků zvýší své investice do digitálního čtení dokumentů (OCR).“
• „V roce 2021 posune každý čtvrtý podnik využití umělé inteligence na novou úroveň.“

Investice do digitalizace jsou nevyhnutelné, mohou však velice rychle končit fiaskem a stát se černou dírou na peníze. Je proto potřeba se v rámci jakékoliv digitální inciativy zaměřit nejen na technologii, ale i na daný proces. Jednoduše totiž nelze automatizovat proces, který je sám o sobě nefunkční a zastaralý. Ani moderní nástroje prediktivní analytiky vám nepřinesou žádný užitek, pokud máte nestrukturovaná data. A jen těžko dosáhnete flexibilního reportingu v reálném čase, pokud používáte různé zastaralé systémy, které nejsou vzájemně propojené. Společnosti usilující o digitalizaci musí nejprve důkladně zrevidovat své procesy a nahradit zastaralé systémy. Zavedení integrovaného ERP ekosystému je základním předpokladem pro digitalizaci firmy v moderní době.

Otázkou není JESTLI nebo KDY, ale JAK

Z velkých transformačních projektů má mnoho společností obavy, a ne bezdůvodně. Studie společnosti Gartner uvádí, že až 25 % iniciativ v oblasti ERP je hodnoceno jako neúspěch a dalších 55-60 % končí se značnými rozdíly mezi očekáváními uživatelů a skutečným výsledkem.

Důvodů pro neúspěch implementací ERP systémů je mnoho, včetně nedostatečného zapojení nejvyššího vedení firmy, špatného projektového řízení, nerealistických očekávání i přirozeného odporu člověka vůči změnám. Všechny však mají jeden společný jmenovatel: přístup silně zaměřený na technologie.

Všechno je to o lidech

Implementaci ERP systému je třeba řídit jako komplexní projekt, který v sobě kombinuje transformaci podnikových procesů s modernizací technologií. Klíčem k úspěchu je přijetí změn budoucími uživateli. Pokud tedy chcete maximalizovat návratnost investice a využít potenciál nového ERP systému na 100 %, musíte zapojit své zaměstnance. Technologie vám umožní využít jejich kapacity a schopnosti v jiných oblastech než dřív, a proto se nesmíte bát zavádět změny starých procesů.

Jaká jsou 3 hlavní doporučení pro úspěšnou ERP strategii?

• Porozumějte procesu a hledejte možnosti zlepšení, které jej zjednoduší, zrychlí a zefektivní. Kombinací nových technologií se starým procesem nezískáte nic víc než jen hodně drahý starý proces.
• Zapojte různorodý tým, který proces posoudí z nových úhlů pohledu a vytvoří nové postupy. Pouze kombinací zkušeností z různých oblastí jako je výroba, finance, prodej i IT dokážete navrhnout opravdu integrovaný proces. Nezapomeňte, že vytváříte procesy budoucnosti.
• Nepodceňujte řízení změn a komunikaci. Udělejte z transformace ERP systému nejvyšší prioritu ve vaší společnosti. Informujte dostatečně všechny zaměstnance, komunikujte s nimi a zapojte je. Pomozte lidem pochopit, jak budou ze změny těžit právě oni.