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Treasury Reporting

Aufbau eines umfassenden und zielgerichteten Treasury-Berichtswesens

Für ein umfassendes und zielgerichtetes Treasury-Berichtswesen sind die richtige Konzeption und eine sorgfältige Implementierung entscheidend.

Ein gut strukturiertes und funktionierendes Management Reporting ist für jegliche Art und Größe des Unternehmens von essentieller Bedeutung. Es unterstützt den Treasurer bei der Bewältigung der vielseitigsten Herausforderungen. Insgesamt sollte das Treasury mit Hilfe des Reportings einen Beitrag zur übersichtlicheren, schnelleren und somit besseren Unternehmenssteuerung leisten.

Welches sind also die richtigen Reporting-Inhalte, um essentielle Fragestellungen bedienen zu können? Was gilt es neben einer zuverlässigen Datenbasis bei der Implementierung eines adäquaten Reportings zusätzlich zu beachten? Und welche Möglichkeiten gibt es für eine systemseitige Unterstützung des Treasury Reportings?

Im Rahmen dieses Artikels möchten wir diese und weitere Fragestellungen behandeln und erste Lösungsvorschläge andiskutieren.

Sinn und Notwendigkeit eines Treasury Reporting

Ein intaktes Treasury Reporting bildet die Voraussetzung für eine effektive Steuerung der Organisation, indem es Transparenz und Objektivität schafft. Die Auswahl der richtigen Reporting-Inhalte und des Reporting-Fokus stellen das Grundgerüst dar, welches individuell für jedes Unternehmen zu erarbeiten ist. So kann es für ein Unternehmen mit einer bspw. hohen Fremdkapitalquote sinnvoll und wichtig sein, regelmäßig einen spezifischen Bericht mit den auf die vorhandenen Covenants bezogenen Kenngrößen zu erstellen, während es für andere Unternehmen von untergeordneter Bedeutung ist. Gleichzeitig ist ein Blick auf die gruppenweiten Währungsrisiken für ein exportorientiertes Unternehmen von höherer Priorität als für ein lokal agierendes Unternehmen. Allgemein gültige Inhalte sind hingegen sicherlich ein tagesaktueller Blick auf die Geldbestände sowie eine adäquate Liquiditätsvorschau. Ziel des Reportings muss es sein, die unternehmensspezifischen Anforderungen zielgerichtet abzudecken.

Neben den Inhalten spielt auch das adressatengerechte Berichtswesen eine entscheidende Rolle. Einen Überblick über den Adressatenkreis und die Häufigkeit, mit welcher er in das Treasury-Berichtswesen einbezogen wird, vermittelt unser „Treasury & Risk Management Survey 2016“. Die angegebenen Prozentzahlen beziehen sich auf die Häufigkeit der Rückmeldungen. Während die Geschäftsführung mehrheitlich monatlich informiert wird, bezieht die Leitung der Bereiche Treasury und Finanzen das Reporting in der Regel täglich, wodurch die Relevanz eines effizienten Treasury Reportings nochmals unterstrichen wird.

Frequenz des Berichtswesens

Im Rahmen unserer Umfrage hat sich auch gezeigt, dass eine Vielzahl von Unternehmen (81%) mittelfristig eine Investition in die Treasury IT Landschaft geplant haben (Treasury and Risk Management Survey 2016). Diese hohe Investitionsbereitschaft lässt sich in Teilen sicherlich auch auf den technologischen Fortschritt im Treasury Reporting zurückführen. Der Einsatz von aktuellen Treasury Management- und Reporting-Systemen ermöglicht die zeitnahe sowie umfassende Ermittlung, Bereitstellung und Aufbereitung des Zahlenmaterials und erleichtert anhand selbst definierter Berichte die effiziente Steuerung der Treasury-Aktivitäten.

Im Zusammenhang mit einer systemseitigen Umsetzung gilt es eine Vielzahl von Komponenten zu berücksichtigen. Dies sind u.a. die Integration von Datenquellen, Flexibilität und Skalierbarkeit des Berichtswesens für die Arbeitsebene und das Management sowie die Aktualität der Berichte. Wichtig bleibt in jedem Fall: je schneller das Unternehmen zuverlässig z.B. Finanzstatus, Liquidität oder Risikopositionen ermitteln kann, desto schneller kann es reagieren. In einem sich ständig verändernden Umfeld - in dem Devisenkurse, aufgrund von externen Schocks (wie z.B. Brexit, Politik- oder Notenbankentscheidungen), große Sprünge machen können – stellt ein solches System eine absolute Notwendigkeit dar.

Neben den integrierten Reporting-Funktionen der etablierten Treasury Systemanbieter ist am Markt in letzter Zeit ein vermehrtes Auftreten eigenständiger Business Intelligence Lösungen zu beobachten. Unternehmen die sich mit der Neukonzeption des Berichtswesens auseinandersetzen, sollten auch diese neuen Anbieter in die Evaluierung einer optimalen Systemunterstützung einbeziehen.

Anlässe für die Professionalisierung und Weiterentwicklung des Treasury Reporting

Der Treasurer ist gefordert, im aktuell dynamischen Umfeld, beeinflusst durch interne und externe Faktoren, zu agieren und zu reagieren. Diese Dynamik beeinflusst häufig auch direkt die Anforderungen an das Reporting, sodass der Einklang von Reporting-Strukturen und strategischen Vorgaben immer wieder hergestellt werden muss. Es ist also grundsätzlich notwendig, in regelmäßigen Abständen zu analysieren, ob das vorhandene Treasury Reporting noch einen ausreichenden Wertbeitrag zur Unternehmenssteuerung leisten kann oder ob Anpassungen notwendig sind.

Klassische Treiber für die Weiterentwicklung des Reportings sind:

  • Strukturelle Veränderungen bzw. Transformationen in der Treasury-Organisation, wie die Veränderung des Operating Model, welche zur Erweiterung oder Verlagerung von Aktivitäten innerhalb des Treasury sorgen.
  • Mergers & Acquisitions, die u.a. oftmals zur Folge haben, dass völlig neue Geschäftsfelder, Regionen, Risikoklassen (u.a. Rohstoffe) oder Finanzierungsstrukturen in den Fokus rücken. Häufig tragen solche M&A-Aktivitäten zur Erhöhung des Komplexitätsgrads in der Organisation bei, der im Reporting widergespiegelt werden muss.
  • Regulatorische Vorgaben gewinnen nicht nur in der Bankenwelt immer mehr an Bedeutung sondern sind auch in der Industrie ein Treiber für Veränderungen. Eine taggenaue Übersicht der im Gesamtkonzern bestehenden Derivate und der Abgleich mit den EMIR-Clearingschwellen stellen dabei nur zwei der Herausforderungen dar. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass weitere Vorgaben folgen werden, die Einfluss auf Reporting-Strukturen haben.
  • Veränderungen der strategischen Unternehmensausrichtung führen dazu, dass auch im Treasury neue Ziele definiert werden müssen, welche ihrerseits geänderte Anforderungen an das Treasury Reporting stellen. Auch eine Anpassung der Strategie des Treasury selbst, z.B. eine Änderung der Refinanzierungsstrategie oder der Wechsel von einer dezentralen auf eine zentrale Organisation, muss im Reporting kongruent wiedergegeben werden.
  • Wie bereits einleitend ausgeführt hat der technologische Wandel insbesondere im Bereich Treasury Reporting in den letzten Jahren eine Reihe von innovativen Entwicklungen hervorgebracht. Neben einer Erhöhung des Automatisierungsgrads spielen dabei insbesondere flexible, schnelle und adressatengerechte Reporting-Lösungen eine entscheidende Rolle. Im Zuge von unternehmensweiten Digitalisierungsstrategien oder Treasury-spezifischen Projekten sollten Optimierungspotenziale im Berichtswesen mit auf die Agenda genommen werden.
  • Hohe Volatilitäten von Währungen und disruptive Ereignisse (bspw. CHF-Aufwertung nach Entscheidung der Schweizer Nationalbank oder Ausgang des Brexit-Votums) erfordern teilweise schnelle Entscheidungen des Treasury Leiters und/oder Vorstands. Basis hierfür muss ein schnelles und effektives Berichtswesen sein. Das hohe Ausmaß mancher politischen Entscheidungen und Wahlen bekräftigen die Notwendigkeit eines modernen Treasury Reportings.
Faktoren für das Reporting

Welche Herausforderungen sind zu beachten?

Die Definition und der Aufbau eines aussagekräftigen Treasury Reportings ist weder trivial noch selbstverständlich. Bei der Konzeption und Weiterentwicklung bestehen eine Vielzahl von Herausforderungen:

  • Die Grundlage für jedes Reporting bildet eine zuverlässige und vollständige Datenbasis. Die fachliche und technische Analyse zur Integration verschiedener Datenquellen in ein entsprechendes Reporting sollte als integraler Bestandteil der Konzeption berücksichtigt werden.
  • Eine adressatengerechte Aufbereitung und Bereitstellung von Treasury-Daten und Kennzahlen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein erfolgreiches und unternehmensweit akzeptiertes Reporting. Im Zusammenhang mit der Konzeption gilt es pro Adressatenkreis eine adäquate Darstellungsform mit entsprechendem Detailgehalt zu definieren. Neben den klassischen Berichten sollten auch neue Reporting-Funktionen wie Dashboards oder Reporting auf mobilen Endgeräten berücksichtigt werden.
  • Ohne solide Prozessunterstützung durch ein geeignetes Reporting-System wird es oftmals aufwendig bis unmöglich, ein effektives Berichtswesen mit konventionellen Mitteln wie z.B. Excel abzubilden. Heutzutage sollte aufgrund der Komplexität von Geschäftstätigkeiten und der gegebenen technischen Möglichkeiten ein Reporting mit einem sehr hohen Grad an Systemunterstützung angestrebt werden.Dies ermöglicht nicht nur ein schnelleres Berichtswesen sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit bzw. die operationellen Risiken im Rahmen eines manuellen Berichtswesens. Freiwerdende Ressourcen können im Anschluss für sinnvolle inhaltliche Analysen der Berichte und Kennzahlen eingesetzt werden. 
  • Die fortschreitende Digitalisierung führt zu verkürzten technischen Entwicklungszyklen und damit zu einer hochfrequenten Marktreife neuer Technologien. Herausforderung für das Treasury ist es, diese Entwicklungen auf der einen Seite zu beobachten und auf der anderen Seite bei Bedarf die richtigen Schlüsse für technologische Weiterentwicklungen zu ziehen. Der Fachbereich sollte hierbei eng mit der IT-Abteilungen zusammenarbeiten.

Wie wir Sie unterstützen

Mit unseren Services helfen wir Ihnen ein effektives Treasury Reporting zu entwickeln und zu implementieren.

  • Aufnahme Status Quo und Ableitung von Optimierungspotenzialen – zuerst geht es darum, Ihr Unternehmen bestmöglich kennenzulernen, um ein umfassendes Verständnis der Ausgangsituation zu schaffen. Es werden die Berichtsanlässe, bestehende Berichte und Kennzahlen sowie gleichzeitig bestehende Reporting-Prozesse und eingesetzte Systeme untersucht. Auf dieser Basis werden Optimierungspotenziale und für Sie essentielle Reporting-Inhalte herausgestellt. Diese Inhalte reflektieren die Zielvorgaben des Treasury und bilden die fachliche Basis für das Reporting.
  • Definition eines Zielbildes – in einem nächsten Schritt gilt es, die zukünftige Reporting-Struktur zu erarbeiten. Neben der ersten Definition der Inhalte werden die Datenquellen und Strukturen untersucht und in die Zielbilddefinition integriert. Nicht elektronisch vorhandene aber benötigte Informationen müssen festgestellt und die elektronische Bereitstellung konzipiert werden, sodass letztlich eine Datengrundlage entsteht, die den Ansprüchen bester Qualität, gerecht wird. Ergebnis der Zielbilddefinition sind neben den fachlichen Anforderungen eine Grobkonzeption zu möglichen IT-Landschaften sowie technische Anforderungen zu Systemen, Schnittstellen und Formaten.
  • Systemauswahl/ Machbarkeitsanalyse in der bestehenden Systemlandschaft – Wir kennen die Funktionalitäten und Individualisierungsmöglichkeiten der am Markt angebotenen Systeme und Lösungen. Basierend auf dem definierten Zielbild analysieren wir verschiedene Systemlösungen unter Berücksichtigung der bestehenden IT-Infrastruktur sowie am Markt existierender Zusatzlösungen. Im Rahmen eines RfP (request for proposal) analysieren wir die Einsatzmöglichkeiten externer Systemlösungen und deren Kostenmodelle. Ergebnis der Auswahl ist eine objektive und umfassende Entscheidungsvorlage für die zukünftige Reporting-Infrastruktur.
  • Scoping und Umsetzungskonzept – nach der Systementscheidung folgt neben dem Scoping mit dem Systemanbieter die fachliche und technische Konzeption der Umsetzung. Dies beinhaltet eine detaillierte Beschreibung der fachlichen Anforderungen und deren technische Umsetzung. Eine enge Zusammenarbeit und direkte Kommunikation zwischen dem Fachbereich und der IT-Abteilung bzw. dem IT-Anbieter sind hierbei von größter Bedeutung, um fachliche Unklarheiten und technische Limitationen frühestmöglich zu klären. 
  • Implementierung – in diesem Schritt wird die Theorie in die Praxis umgesetzt. Verknüpfungen von Datenbanken oder Vorsystemen zu Reporting-Systemen inkl. weiteres Customizing müssen aufgebaut und vor allem im Anschluss durch User Acceptance Tests geprüft werden. Erst wenn die Qualität und somit die Stabilität der Schnittstellen und Datenmodelle für die Reports gesichert ist, können die Systeme und die daraus entstandenen Reports produktiv im Tagesgeschäft genutzt werden.
  • Post Implementierung und laufender Reporting-Betrieb – nach erfolgreicher Implementierung des Reporting-Systems gilt es sicherzustellen, dass der Echtbetrieb nach der Einführung reibungslos fortgeführt wird. Durch zielgerichtete Schulungen vermitteln wir Ihren Mitarbeitern reporting- und systemspezifisches Know-How. Neben den Schulungen sollte im laufenden Betrieb sichergestellt werden, dass die Reporting-Inhalte in vordefinierten regelmäßigen Abständen auf Ihre Aktualität und Angemessenheit geprüft werden.
Konzeption und Steuerung

Ihre Ansprechpartner

Volker Linde
Partner Global Treasury Advisory Services
vlinde@deloitte.de | 0211 8772 2399

Harald Fritsche
Director Global Treasury Advisory Services
hfritsche@deloitte.de | 089 29036 7167

Nikolay Slavov, CFA
Manager Global Treasury Advisory Services
nslavov@deloitte.de | 0211 8772 4443