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HR Robotics - Die Maschinen kommen

Die Nutzung von „smarten Helfern“ in HR ist keine ferne Zukunftsmusik mehr

Roboter rücken mehr in den Fokus von Investitionen. Sie erlauben eine weitere Automatisierung von Prozessen und sind in Anschaffung und Instandhaltung finanziell überschaubar – und zudem wirkungsvoll für effiziente HR Service Delivery und Vorbereitung für kognitive Technologien. Die weltweit durchgeführte Human Capital Trends Studie von Deloitte hat es die letzten Jahre eindrucksvoll bestätigt: Roboter werden immer wichtiger.

Das Thema „Robotics“ ist vielen HR-Verantwortlichen kein unbekannter Begriff mehr. In diversen Foren und Communities wird bereits seit Jahren über Roboter gesprochen, oftmals liegt dabei die Debatte über den Einsatz in Produktionsstraßen nicht fern. Es gibt jedoch eine Veränderung, die die Geschäftsprozesse in den HR Funktionen grundlegend beeinflusst. Neben ausführenden, manuellen Tätigkeiten können nun auch Gedankenleistungen maschinell nachgebildet werden. Dies ermöglicht die Verlagerung monotoner, repetitiver Arbeiten auf Maschinen, sodass HR sich auf essenzielle Tätigkeiten fokussieren kann.

Die Sorge vieler Angestellter, ihren Job in der Arbeitswelt der Zukunft durch Roboter zu verlieren, ist gewiss nicht unbegründet. Viele Berufsbilder, die wir heute kennen, werden durch den Einsatz von Robotern betroffen sein. Eine gemeinsame Studie von Deloitte und der Oxford University zeigt, dass etwa 35 Prozent der bestehenden Berufsbilder in den nächsten 20 Jahren durch Roboter ersetzt werden.

Fest steht damit, dass viele Aufgaben durch Roboter erfüllt werden können. Nicht richtig ist allerdings, dass die breite Masse der Berufstätigen hierdurch ihre Jobs verliert. Sie werden bestimmte Tätigkeiten abgeben, nicht aber ihre Anstellung. HR-Robotics soll von Routine-Aufgaben, zeitintensiven und wenig wertstiftenden Aktivitäten befreien. HR gewinnt hierdurch Zeit für relevantere und sinnhaftere Tätigkeiten. Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung können somit nachweislich gesteigert werden. Durch diesen Wandel verspricht man sich mehr Freiraum für echte Innovation.

Gleichzeitig wächst der Anspruch an kognitive und fachliche Fähigkeiten, wie etwa die Genauigkeit und die individuellen Kompetenzen der Mitarbeiter.

 

Was steckt hinter Robotics?

Sprechen wir von HR Robotics und bestimmten Fähigkeiten, so ist häufig die Robotic Software Process Automation (RPA) gemeint. RPA ist in der Lage, HR-Prozesse einfacher und somit auch kundenorientierter zu bearbeiten. Zudem besitzt sie die Vorteile, dass Prozesse effizienter und mit signifikant geringerer Fehlerquote durchgeführt werde können. Die Software wird schnell und kostengünstig implementiert. Als „Roboter“ zeichnet die Lösung bestehende Prozesse nach, um Transaktionen, Datenbearbeitung und Systeminteraktion, auch über verschiedene Systeme hinweg, durchzuführen. Dazu repliziert RPA die menschlichen Aktionen in einem regelbasierten Prozess. Zum Beispiel können diese Roboter auf E-Mails, HRIS-Systeme und (lokale) Dateien zugreifen, aber auch logikbasierte, programmierte Prozessschritte realisieren. Da Roboter also solches keine Daten speichern, sind die bestehenden Datenschutzvereinbarungen und -maßnahmen im Unternehmen in aller Regel hiervon unberührt.

RPAs umfassen mittlerweile auch „Cognitive Technologies“. Hierbei handelt es sich um besondere Funktionen, die durch das Mitlernen der Software bereitgestellt werden. Das ermöglicht zum Beispiel das Lesen von Handschriften oder das Nachvollziehen und „Verstehen“ menschlicher Sprache während eines Telefonats. 

 

Wann macht es Sinn Prozesse mit HR Robotics zu Automatisieren?

Die Implementierung von HR Robotics im Sinne von RPA sollte u.a. erfolgen, sobald:

  • Menschen einfach strukturierte Prozessaktivitäten mit hohen Volumina durchführen, die jedoch mit Blick auf den Gesamtprozess nur geringen Mehrwert liefern
  • Prozesse standardisiert sind bzw. mit geringem Aufwand standardisiert werden können
  • Teilprozesse und Aktivitäten in signifikantem Maße manuell bearbeitet werden müssen
  • Fehlerquoten nicht zulässig oder zu hoch sind
  • Mehrere parallele ERP- bzw. Quellsysteme existieren und Schwierigkeiten bei der Interaktion zwischen den verschiedenen Applikation bestehen
  • Kosten für technische Schnittstellen zwischen HR-Systemen hoch sind bzw. die Verbindung über eine Middleware zu komplex und fehleranfällig ist
  • Bearbeitungszyklen beschleunigt werden sollen oder 24/7 laufen müssen

 

Wie unterstützt Deloitte Ihr HR-Robotics-Vorhaben?

Mögliche Anwendungsszenarien für die HR-Funktionen sind unter anderem:

  • Übertragung von Bewerberdaten aus einer Talent Management Suite in SAP HCM
  • Generierung von HR Performance Reports mit Datenquellen in Ticketing-System und separaten Lösungen
  • Regelmäßige Validierungsaktivitäten bei der Prüfung von Arbeitsgenehmigungen
  • Checks zur Vollständigkeit von Beurteilungsunterlagen
  • Jährliche Performance- und Gehaltsanpassungsprozess mit seinen Excel-Reports 
  • Abarbeitung von Wiedervorlagen und Folgeaktivitäten im Rahmen der Pensionärsverwaltung.

Organisatorisch sind RPAs nicht gebunden. Ob sie in Centers of Excellence (CoE), für HR Business Partner oder in Shared Services zum Einsatz kommen, ist nicht ausschlaggebend. Die Prozessorientierung und das Volumengeschäft machen RPA jedoch für HR Shared Services interessant und bieten einen Hebel für die Verbesserung der Servicequalität durch Entlastung der HR-Funktion bei gleichzeitiger Verringerung von Fehlerquoten.

 

Das 4-Phasen-Modell

Mit unseren HR-Experten und den Fachleuten im Unternehmen arbeiten wir entlang eines 4-Phasen-Modells:

  • Socialize: Explore and Prove
    Deloitte lernt die Umgebung des Kunden und seine Bedürfnisse kennen und verstehen. Ziel ist es, den Mehrwert von RPA für die tragenden Säulen des Unternehmens herauszuarbeiten, den Zyklus der Transformation darzulegen und Ersteren mithilfe eines praxisnahen Beispiels aus der Umgebung des Kunden zu validieren. Die Überprüfung erfasst dabei auch interne Vorgänge der Organisation.
  • Strategize: Imagine and Plan
    Ausgewählte Prozesse werden von Deloitte analysiert und auf mögliche Automatisierungspotenziale überprüft. Die IT-Landschaft wird mit dem Kunden vorbereitet und benötigte Ressourcen sowie die damit einhergehende Transformation werden geplant. In dieser Phase werden der Zielzustand, Change-Management- Maßnahmen und Investments definiert.
  • Succeed: Design and Deliver
    Die Implementierung des RPA-Proof- of-Concept-Prozesses erfolgt fließend. Hierfür ist es notwendig, dass Experten des Kunden den Prozess aktiv begleiten. Deloitte unterstützt beim Kompetenzaufbau, beim Abarbeiten von organisatorischen Anforderungen und beim letztendlichen Design aller Parameter. Ein weiteres Ziel ist es, das RPA Operating Model zu definieren.
  • Sustain: Run and Optimize
    Nachdem die Definition aller operationalen, organisatorischen, technischen und prozessualen Voraussetzungen abgeschlossen und getestet ist, kann der Kunde RPA optimal ausführen. Hierbei hilft und unterstützt Deloitte als zuverlässiger Mentor. Zudem optimieren die Deloitte- Experten das Automation CoE und die Workforce Transformation. Kundenseitig werden die Roboter kontinuierlich verbessert und Updates durchgeführt. Somit können die RPA im kontinuierlichen Verbesserungsprozess agil eingesetzt werden.

Mithilfe des 4-Phasen-Modells und unserem fundierten Fachwissen können wir Sie optimal bei der Implementierung von RPA begleitet werden – sprechen Sie uns gerne an.