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Einsatz von Salesforce im Personalbereich

Reduktion von Anlaufstellen und Bearbeitungszeiten

HR-Services werden durch eine Vielzahl heterogener Systeme und Prozesse unterstützt. Hieraus resultieren hohe Komplexität, Fehleranfälligkeit, Ineffizienzen und Frustrationspotentiale. Deloitte’s Salesforce Accelerator c*Link hilft die Anzahl von Anlaufstellen und Bearbeitungszeiten von HR-Prozessen drastisch zu reduzieren.

Deloitte’s c*Link-Lösung richtet HR Service Delivery an den Umständen und Präferenzen der Nutzer aus. Der Accelerator vereint unterschiedliche Technologien und Prozesse in einer einheitlichen, personalisierten und kontextualisierten Erfahrung für einzelne Benutzer, mit einem Ziel: Für eine einfache und intuitive Interaktion mit HR.

C*Link Brochüre

Überblick

In den Personalbereichen der meisten Unternehmen – ob KMU oder Großkonzern – zeichnet sich ein ähnliches Bild ab: HR-Services werden durch eine Vielzahl an Systemen und Tools unterstützt. Neben ERP-Systemen zur Stammdatenpflege, Zeitwirtschafts- oder Abrechnungssystemen finden sich verschiedene Einzellösungen zur Unterstützung der Personalarbeit, z.B.  Employee Self Services, digitale Personalakte, HR-Portale, Recruiting Solutions. Aus der Heterogenität der HR System- und Prozess-Landschaft resultieren hohe Komplexität und Ineffizienzen lange Bearbeitungszeiten, Fehleranfälligkeit und geringe Benutzerfreundlichkeit.

Der Aufwand für administrative Tätigkeiten raubt Mitarbeitern Zeit und Nerven

Ein Beispiel: Maria arbeitet in einem mittelständischen Pharma-Unternehmen in der Marketingabteilung. In ihrer Position hat sie gelegentlich nationale sowie internationale Reisetätigkeiten. Am Freitag erledigt sie ihre administrativen Tätigkeiten und klickt sich dabei einmal quer durch die HR-Systemlandschaft:

  1. Station - Arbeitszeiterfassung: Maria erfasst zunächst in einem HR-Tool ihre wöchentliche Arbeitszeit. Durch eine Tagung in Zürich haben sich ganz schön viele Überstunden angesammelt.
  2. Station - Urlaubsantrag: Um diese abzubauen, ruft Maria eine weitere Plattform auf und beantragt für die nächste Woche zwei Gleittage.
  3. Station - Reisekosten: Belege für  Hotel, Taxi, ÖPNV und Restaurantbesuche müssen zusammengesucht und eingegeben werden. Allein das Sortieren und Ausdrucken aller relevanten Informationen kostet sie 15 Minuten. HR erhält die Reisekosten zur Prüfung auf Plausibilität und formale Richtigkeit und überträgt dann die Informationen wiederum in das Buchungssystem
  4. Station - Postfach: Maria quält sich durch die E-Mails der verschiedenen Systeme. Unter anderem eine automatisierte Warnung des Arbeitszeiterfassungstools im Namen des Betriebsrats aufgrund ihrer Überstunden, zwei automatisierte Nachrichten aus dem Tool für Abwesenheitsanträge sowie ein reger E-Mail-Austausch bezüglich der Währungsproblematik im Reisekostentool. 
  5. Station -  Lohnabrechnung: Alarmiert von diesen Problemen ruft Maria über eine andere Plattform ihre Lohnabrechnungen ab und überprüft die Abrechnung des letzten Monats.

Insbesondere die Prozesse rund um Reisekosten sind in den meisten Unternehmen nur unzureichend systemgestützt und automatisiert. Die administrativen Tätigkeiten sind durch eine Vielzahl von Systembrüchen und manuellen Bearbeitungsaufwänden gekennzeichnet und dadurch unübersichtlich, zeitaufwändig und fehleranfällig für alle Anwender entlang des Prozesses. 

Salesforce als zentrale, integrierte Anlaufstelle für HR-Anwendungen

Um die Anzahl verschiedener Anlaufstellen und die Länge der Bearbeitungszeiten von HR-Prozessen drastisch zu reduzieren, müssen HR-Funktionalitäten integriert werden. Idealer Weise sind alle relevanten Anwendungen auf einer Plattform verfügbar.

Salesforce kann dank seiner vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten zwischen bestehenden HR-Systemen und Anwendern vermitteln – ohne vorhandene Systeme, insbesondere die sog. System of Records, zu ersetzen. Alle HR-Services werden auf einer Plattform bereitgestellt, sodass Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten signifikant reduziert werden.

Hierbei bietet Salesforce eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung für HR, Führungskräfte und Fachpersonal. Vielfältige Workflow- und Approval-Funktionen in Salesforce unterstützen typische Genehmigungsverfahren (z.B. Reisekosten, Urlaubsanträge) und steigern die Prozesseffizienz. Die Service Cloud von Salesforce kann  im HR Help Desk genutzt werden und bietet eine Ticketmanagement-Funktion an. Weiteren Mehrwert bieten Live-Chat, CTI-Integration oder Reporting-Funktionen und soziale Komponente etwas die Salesforce Communities und Knowledge Articles.

Vorkonfigurierte Lösungen erleichtern die Salesforce-Implementierung

Zwar ist keine umfassende Ablösung bestehender HR-Systeme erforderlich, um von Salesforce zu profitieren, aber eine Implementierung der Technologie bleibt natürlich unerlässlich. Deloitte hat basierend auf Salesforce den Accelerator c*link entwickelt – eine vorkonfigurierte Lösung, die speziell das Thema HR Shared Services und HR-Portal 2.0 adressiert. c*link wird als zusätzliches Werkzeug zur Prozessoptimierung genutzt und integriert wichtige HR-Funktionalitäten, wie z.B. die Bearbeitung von Mitarbeitervorfällen und -anträgen, Stammdatenpflege, Wissens- und Ticketmanagement oder  Workflowmanagement.

Als eine der größten Beratungsfirmen weltweit, bietet Deloitte multidisziplinäre Fähigkeiten im Bereich HR-Services, ebenso wie die technische Expertise, um geeignete HR-Systeme zu identifizieren und umzusetzen. 

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