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Welche Rolle spielen RPA und KI für die Personalarbeit heute und in Zukunft?

Wie HR sich durch den Einsatz von innovativen Technologien neu erfindet: Von einer ausführenden zur einer gestaltenden Funktion.

Die Entwicklung von Automatisierung, Robotik und künstlicher Intelligenz hat sich in den letzten Jahren signifikant beschleunigt. Die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten und Prozessen ist in vollem Gange und wird mit einem geschätzten globalen Umsatzwert von 5 Milliarden Euro bis zum Jahr 2024 prognostiziert. Auch für HR führt kein Weg an diesen neuen Technologien vorbei. Insbesondere für transaktionale und wiederkehrende Prozesse ist ihr Potential enorm.

Schätzungsweise 85% aller operationalen HR Prozesse könnten durch RPA automatisiert werden und entsprechend stufen auch 64% der Teilnehmer der Global Human Capital Trendstudie 2019 das Thema als wichtig oder sehr wichtig ein. KI bietet jedoch über Kosteneinsparungspotentiale hinaus auch qualitative Mehrwerte. HR und die Rollen im HR-Bereich werden sich entsprechend neu definieren und qualitativ weiterentwickeln.

RPA und KI sind heutzutage in aller Munde und die Anwendungsfälle in Unternehmen steigen kontinuierlich. So ist RPA bereits bei 26% und KI bei 22% der Studienteilnehmer im Einsatz. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmen aber noch die Frage: Was steckt hinter diesen Technologien, wie unterscheiden sie sich voneinander und welchen realen, über Kosteneinsparung hinausgehenden Mehrwert bieten sie insbesondere im HR-Bereich? Welche klassischen Aufgaben des Personalwesens können perspektivisch von Robotern übernommen werden, welche „hybride“ und welche neuen Aufgaben entstehen? Wie genau kann die Zusammenarbeit von HR, RPA und KI im Rahmen der Digitalisierung des Personalwesens aussehen?

 

RPA und KI bieten vielfältige Anwendungsfelder für HR

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die regelbasierte und hoch standardisierte Prozessabläufe ohne die Mitwirkung eines HR-Mitarbeiters übernehmen kann. Trifft der Roboter auf Ausnahmen, die nicht im Regelwerk hinterlegt sind, übergibt er an seine menschlichen Kollegen. Ziel beim Einsatz von Robotern ist es, transaktionale, hochvolumige, wiederkehrende Routineaufgaben zu automatisieren. Hierzu gehört beispielsweise das Herausfiltern, Kopieren und Abspeichern von bestimmten Daten oder das Befüllen und Versenden von Formularen.

In der Bewerberverwaltung zum Beispiel kann die Vollständigkeit von Bewerbungsunterlagen direkt von einem Roboter geprüft werden. Dieser Prozess ist ein gutes Beispiel, da er in der Regel ein hohes Volumen mit sich bringt, klaren Regeln folgt, für alle Bewerbungen durchlaufen werden muss und einen hohen Anteil manueller Arbeit involviert. So dauert dieser Prozess im Rahmen einer Deloitte Erhebung – inklusive des Austauschs zwischen Recruiter, dem Bewerber und operativer Unterstützung wie zum Beispiel HR Service Centern – ohne jeglichen qualitativen Check ca. 20 Minuten. Durch den Einsatz von RPA konnte in einem konkreten Kundenbeispiel die Dauer des Vollständigkeits-Checks um fast 75% auf 5-6 Minuten pro Bewerber reduziert werden. Zudem wurde eine vormals ca. 20% hohe Nachbearbeitungsquote auf 0% reduziert und ein Qualitätszuwachs durch bereits eingebaute Kontrollschleifen erreicht. Dem HR-Mitarbeiter werden somit diese transaktionalen Aufgaben abgenommen und er kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Zusätzlich zur Minimierung von Fehlerquellen und Reduzierung der Bearbeitungszeit kann RPA auch im Bereich Compliance einen Mehrwert schaffen. Rund um das Thema Vergütung sind in vielen Unternehmen Drittanbieter involviert. In der Praxis werden oftmals die jährlichen Vergütungsplanungen an diese weitergeleitet, um die Anpassungen auf Mitarbeiterebene in das entsprechende System einzuspeisen und letztlich die Bestätigung an das Unternehmen zurückzumelden. Sensible Gehaltsdaten müssen dazu mit externen Drittanbietern geteilt werden. Durch die Automatisierung über RPA können bereits heute der Bearbeitungsaufwand und die durch manuelle Übertragungen verursachte Fehleranfälligkeit signifikant reduziert werden. Gleichzeitig kann die Einhaltung von Compliance Standards erleichtert werden, nachdem keine Drittanbieter involviert werden müssen.

Zusätzlich birgt RPA das Potential, Mitarbeiter von der Last administrativer Tätigkeiten zu befreien, sowie Raum für höherwertige Tätigkeiten zu schaffen. Und damit die Aufgaben, den Job und das Arbeitsumfeld insgesamt attraktiver zu gestalten.

Hervorzuheben ist, dass ein Roboter selbst keine eigenständigen Entscheidungen trifft, sondern sich ausschließlich an die vorgegebenen Prozesse und Entscheidungsoperationen hält, welche die Aktivitäten eines HR-Mitarbeiters imitieren. RPA beinhaltet darüber hinaus keine zusätzliche Intelligenz, um weiterführende, kognitive Arbeiten auszuführen. Um diese Fähigkeitslücken klassischer RPA-Lösungen zu schließen, kommen künstliche Intelligenzen (KI, auch Artificial Intelligence) ins Spiel, welche häufig in einem Atemzug mit RPA genannt werden, jedoch klar davon zu differenzieren sind. KI als Wissenschaftsfeld wird durch sogenannte kognitive Technologien für die breite Masse nutzbar. Diese Technologien sind innerhalb eines vorgegebenen Rahmens in der Lage, menschliche Fähigkeiten nachzuahmen. KI erweitert RPA somit um kognitive Fähigkeiten. Zu den verbreiteten und für den HR Bereich relevanten, kognitiven Technologien zählen unter anderen Maschinelles Lernen, auch Machine Learning (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache, auch Natural Language Processing (NLP), sowie Spracherkennung.

Für den zuvor aufgeführten Bewerbungsprozess wäre das beste Beispiel der Lebenslauf eines Bewerbers. Jeder Lebenslauf ist anders gestaltet, beinhaltet aber grundsätzlich die gleiche Art von Informationen. Durch den Einsatz von kognitiven Technologien lassen sich nun aber jene Lebensläufe über das Offensichtliche hinaus analysieren. Somit werden potentielle Kandidaten identifizierbar, die in einem klassischen Screening-Verfahren durch das Raster fallen würden. Darüber hinaus lassen sich mithilfe kognitiver Technologien aber auch die Profile der eigenen Mitarbeiter analysieren und somit unerkannte Potentialträger innerhalb der eigenen Organisation ermitteln, die auf dieser Basis passgenau gefördert werden können.

Das Zusammenspiel von RPA und KI ermöglicht somit die sogenannte Intelligente Automatisierung, auch Robotic Intelligent Automation (RIA) genannt. Darunter verstehen wir Automatisierungslösungen, die Mitarbeiter entweder direkt bei der Ausführung von nicht routinemäßigen Aufgaben unterstützen oder diese vollständig automatisieren unter gleichzeitigem Einsatz von KI.

Im HR Umfeld zeigen sich vielseitige Anwendungsbereich für intelligente Automatisierungen. Ein eingängiges Beispiel findet sich in der Mitarbeiterstammdatenpflege. So können beispielsweise Adressänderungen, die Änderung der Bankverbindung oder die Eingabe von Urlaubsanspruch intelligent automatisiert werden, indem beispielsweise ein Chatbot mit Spracherkennung die verbale Aufforderung zu den jeweiligen Änderungen durch den Mitarbeiter bekommt und die Systempflege entsprechend übernimmt. Über die zusätzliche, kognitive Technologie der Gesichtserkennung wird sichergestellt, dass die Änderungen auch wirklich nur durch den Mitarbeiter selbst durchgeführt werden können. Somit können solche Services auch Mitarbeitern angeboten werden, die bislang nur schwer mit HR IT Lösungen zu erreichen waren, wie zum Beispiel solche aus der industriellen Fertigung.

Ein ähnliches Prinzip lässt sich auch auf einen potentiellen Kandidaten übertragen, der auf der Suche nach einer passenden Stellenausschreibung ist. Statt dass er selbst eine Unternehmensseite nach der nächsten durchforsten muss, kann eine intelligente Automatisierung die Suche unterstützen, passende Ergebnisse ausgeben und den Bewerbungsprozess anstoßen.

Die Anwendungsbeispiele für RPA, KI und RIA sind vielfältig, jedoch gilt es, sich der Limitierungen beim Einsatz von RPA und KI bewusst zu werden.

 

Neuausrichtung der HR Organisation durch den gezielten Einsatz von RPA, intelligenter Automatisierung und KI

Der Mehrwert für HR liegt nicht zuletzt auf Basis der vielfältigen Anwendungsbereiche auf der Hand. Neben quantitativen Vorteilen kommen qualitative Vorteile hinzu, die RPA und KI für sich oder im Zusammenspiel im HR-Bereich unausweichlich als Zukunftstechnologie definieren.

Erhöhung der Mitarbeitermotivation und Arbeitsmoral

Durch den gezielten Einsatz von RPA und KI entfallen eintönige, manuelle Tätigkeiten und Mitarbeiter können ihre freigewordenen Kapazitäten für Tätigkeiten nutzen, welche nur durch einen menschlichen Mitarbeiter durchgeführt werden können. In den 2019 Global Human Capital Trends wird diese Entwicklung mit dem Begriff der Superjobs beschrieben. Superjobs sind jene Rollen, die eine komplexere Reihe von fachlichen, technischen und menschlichen Fähigkeiten beinhalten. RPA und KI werden den klassischen Mitarbeiter also keinesfalls ersetzen können, jedoch werden durch deren Einsatz HR-Rollen qualitativ aufgewertet, indem neue Fähigkeiten und Kompetenzen gefordert und entwickelt werden.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Bots sind 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche einsetzbar und ermöglichen somit die Abarbeitung von transaktionalen Tätigkeiten Zeitzonen-, Feiertags- und Wochenendunabhängig. Zudem besteht keine Volumenbegrenzung, sodass Auftragsspitzen ohne Probleme bewältigt werde können.

Ergebnisgenauigkeit

Die Fehleranfälligkeit von Routineaufgaben kann auf ein Minimum reduziert werden, die Ergebnisgenauigkeit steigt somit an. Dadurch werden zusätzliche Effizienzen und Kapazitäten durch wegfallenden Nacharbeiten und Kontrollschleifen geschaffen, die Datenqualität wird erhöht.

Einhaltung von Compliance Standards

Der Einsatz von RPA hat das Potential, vor allem im HR-Bereich im Umgang mit sensiblen Daten und oftmals eingesetzten Drittanbietern die Compliance Standards einzuhalten und zu erhöhen, da Daten nur noch in reduziertem Maße geteilt werden müssen. Zudem kann eine Datenvollständigkeit automatisch geprüft und inhaltlich validiert werden. Nötige Reports können ebenfalls automatisiert erstellt werden, um gesetzlichen oder unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Produktinnovation

Der Einsatz von Bots rationalisiert, standardisiert und optimiert vorhandene HR Prozesse und erreicht dadurch ein enormes Kosteneinsparungspotential – und erhöht gleichzeitig die Qualität. Anders als vielfach gedacht, sehen die meisten Unternehmen jedoch nicht Einsparungspotentiale als vorrangiges Ziel der intelligenten Automatisierung, sondern vielmehr die Generierung neuer Ideen und Produkte. Dabei wird die menschliche Kreativität durch den Einsatz von KI unterstützt.

 

Fazit – wie neue Technologien die HR Organisation verändern

KI und RPA bieten vielfältige Anwendungsfelder und entsprechende Vorteile, welche weit über ein reines Kosteneinsparungspotential hinausgehen.

RPA und KI führen uns in ein neues Zeitalter der HR Arbeit. Als „Kunden“ erwarten den Mitarbeiter eine 24/7 Verfügbarkeit und maßgeschneiderte, individuelle HR-Angebote. Als HR-Mitarbeiter werden wir eine Transformation durchlaufen, die unser Anforderungsprofil qualitativ stark aufwerten und uns damit zunehmend in den Fokuspunkt der Unternehmensstrategie rücken wird.

In unserem nächsten Artikel zum Thema KI und RPA zeigen wir auf, wie die Transformation zu einer vollständig digitalisierten HR Funktion, unter Berücksichtigung der jeweiligen technischen, ökonomischen und ethischen Limitierungen, erfolgreich gelingen kann.

Stefan Kaiser
Senior Manager | Human Capital Advisory Services
stkaiser@deloitte.de |  +49 221 97324356

Anika Hellwig
Manager | Human Capital Advisory Services
anhellwig@deloitte.de | +49 89 290367790