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Workday: Betriebsrat und Datenschutz

Gemeinsam mit Deloitte zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung bei der Einführung von Workday und Rechtssicherheit in der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben

Ein zentraler Aspekt einer erfolgreichen HR-Transformation ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats in das Projekt. Eine zielgerichtete und informierte Kommunikation auf rechtssicherer Grundlage schafft gute Voraussetzungen für eine kooperative Zusammenarbeit bei der Einführung von Workday. Durch unsere ausgewiesene Expertise und langjährige Erfahrung in HR-Transformationsprojekten, der Implementierung von Workday sowie der Rechtsberatung von Unternehmen zum Thema Datenschutz durch Deloitte Legal sind wir Ihr starker Partner bei den Verhandlungen mit Ihrem Betriebsrat. Natürlich nicht nur zu Beginn, sondern in jeder Phase eines Workday-Projekts stehen wir Ihnen mit unserem Fachwissen und unserer Verlässlichkeit zur Seite.

Bei der Einführung von Unternehmenssoftware, die potenziell zur Leistungsüberwachung eingesetzt werden kann, hat der Betriebsrat eines Unternehmens nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Auch Workday ist hiervon betroffen. Mit dem Einsatz von Workday streben Arbeitgeber typischerweise Ziele wie Prozessoptimierung und -automatisierung, eine Vereinfachung der HR-Landschaft, ein einheitliches Datensystem, sowie eine Steigerung der Employee Experience an. Der Betriebsrat kann allerdings Bedenken haben, dass der Einsatz von Workday zur automatisierten Erkennung unterdurchschnittlicher Leistung und einer daraus resultierenden Kündigung von Mitarbeitern genutzt werden kann oder dass grundsätzlich das Ziel der Abbau von Mitarbeiterstellen zwecks Kosteneinsparungen ist. 

Ganz konkret prüft der Betriebsrat, wie in Workday zukünftig die Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten umgesetzt wird, und ob datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Kommt er zu dem Entschluss, dass geltendes Recht verletzt wird oder Daten zur Leistungskontrolle verwendet werden könnten, erfolgt keine Zustimmung für ein Roll-out von Workday im jeweiligen Land. Gerade in Deutschland ist das ein kritisches Thema, denn je nach Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat kann die Zeit bis zur Einigungsfindung direkte negative Auswirkungen auf den Projektzeitplan haben und damit zum ungewollten Kostentreiber werden. 

Warum Deloitte den Unterschied macht

Damit Sie dieses Risiko von Anfang an minimieren können und alle kritischen Fragestellungen im Blick haben, beraten Sie unsere Experten von Deloitte Consulting und Deloitte Legal ganzheitlich zu allen Themen, die bei den Verhandlungen mit Ihrem Betriebsrat relevant sind. Zur Bewertung von datenschutzrechtlichen Anforderungen, bei Ausarbeitung einer (Rahmen-)Betriebsvereinbarung oder bei Vermittlung von technischem Wissen – wir sind Ihr starker Partner. Warum kann Deloitte eine ganzheitliche Beratung anbieten? Auf der einen Seite sind wir Experten in der HR-Transformation und bieten als Deloitte Consulting  neben strategischer und operativer Beratung auch Services zu allen führenden HR-Plattformen an. Als einer der größten Implementierungspartner für Workday  in Deutschland sowie weltweit haben wir schon zahlreiche komplexe Workday-Projekte geplant, durchgeführt und operativ nachhaltig begleitet. Speziell bei den Verhandlungen mit Betriebsräten haben wir bereits namenhafte Unternehmen* beraten. Und das über alle Industrien hinweg – denn wenn es sich um branchenspezifische Fragestellung handelt, können wir durch unser Deloitte-internes Netzwerk jederzeit Industrie-Experten hinzuziehen. Auf der anderen Seite steht Deloitte Legal für erstklassige Rechtsberatung, insbesondere auch zum Thema Datenschutz auf nationaler und internationaler Ebene. 

Unsere Berater kennen die typischen Herausforderungen und Stolpersteine. Dabei arbeiten wir abteilungsübergreifend und ziehen immer die Expertise hinzu, die für die Umsetzung Ihrer speziellen Anforderungen benötigt wird. Ein Beispiel aus der Praxis: Im Rahmen von Verhandlungen mit dem Betriebsrat ist vor allem der Zugriff von globalen Managementrollen auf Daten einzelner lokaler Entitäten ein sensibles Thema. Hier setzen wir an und bewerten prozessuale Anforderungen genauso wie datenschutzrechtliche Vorgaben und beraten gezielt zu alternativen Umsetzungsmöglichkeiten, immer unter Beachtung des Least Privilege-Prinzips.

Unser Leistungsspektrum

Wir bieten Beratungsleistung unter anderem bei

  • Der Bestimmung und Dokumentation aller relevanten datenschutzrechtlichen Anforderungen nach DSGVO und BDSG**
  • Der Ausarbeitung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gem. Art 35 DSGVO**
  • Technischen und rechtlichen Fragestellungen im Rahmen der Gesprächstermine mit Ihrem Betriebsrat**
  • Der Erstellung einer dynamischen Sicherheits-Matrix mit Ihren unternehmensspezifischen Sicherheitsgruppen und den jeweiligen Sicht- und Zugriffsrechten
  • Der Ausarbeitung eines Löschkonzepts zur datenschutzkonformen und fristgerechten Löschung von Mitarbeiterdaten**
  • Der Bereitstellung von Vorlagen zur Erstellung einer temporären Vereinbarung zur Verarbeitung von Mitarbeiterdaten während des Projekts
  • Der Bereitstellung von Vorlagen zur Erstellung einer finalen Betriebsvereinbarung

Unabhängig von Projektumfang, benötigter Unterstützung oder ihrer momentanen Projektphase – sprechen Sie uns gerne jederzeit an.

 

* Für Referenzprojekte vermitteln wir Sie gerne an einen Ansprechpartner unserer Referenz-Kunden weiter.

** Rechtsberatung wird in Deutschland von Deloitte Legal erbracht.

Ihre Ansprechpartner

Jennifer Fischer

Jennifer Fischer

​​Partner | Workday Market Offering Lead

Jennifer Fischer ist Market Offering Lead bei Deloitte für Workday in Deutschland. Sie ist seit über 12 Jahren auf Human Capital Cloud-Implementierungen spezialisiert und deckt durch ihre Erfahrungen ... Mehr

Nicolas Schäffer

Nicolas Schäffer

Lead Alliance Partner Workday Deutschland & Central Europe

Nicolas Schäffer ist Lead Alliance Partner von Deloitte für Workday in Deutschland und Zentraleuropa im Rahmen von HR Transformation. Er hat +16 Jahre Erfahrung in den Bereichen Corporate HR, IT, Fina... Mehr

Dr. Charlotte Sander, LL.M (Seattle/Dresden)

Dr. Charlotte Sander, LL.M (Seattle/Dresden)

Partner

Dr. Charlotte Sander ist seit März 2019 als Partnerin bei Deloitte Legal in der Service Line Employment & Pensions tätig. Charlotte Sander berät nationale und internationale Unternehmen in allen Frage... Mehr