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BP-Management in Zeiten von Corona
Die Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus in Deutschland wirken sich auf alle Bereiche in der Wirtschaft und der Verwaltung aus. Davon ist auch die Betriebsprüfung betroffen, die sehr wesentlich vom persönlichen Austausch geprägt ist. Die Prüfung durch den Betriebsprüfer beim Steuerberater oder im Unternehmen durch den Betriebsprüfer ist ein wesentliches Element. Wie lässt sich die Prüfung noch organisieren, wenn diese Form der Prüfung nicht mehr möglich ist? Wie sieht die Prüfung in Zeiten von Corona aus?
Finden Betriebsprüfungen derzeit statt?
Auch nach dem Ausbruch der COVID-19 Pandemie in Deutschland, mit weitreichenden Einschränkungen für das Wirtschaftsleben, laufen die Betriebsprüfungen weiter. In den meisten Bundesländern befinden sich die Betriebsprüfer, wie die viele Mitarbeiter der Unternehmen auch, derzeit im Homeoffice. In den Finanzämtern, in denen die Betriebsprüfer nicht unmittelbar über eine Mobilnummer erreicht werden können, übernimmt der BP Innendienst die Vermittlung, wenn der Betriebsprüfer erreicht werden soll. Auch der Posteingang ist organisiert und den Betriebsprüfern wird die Post zugestellt.
Wichtig ist, dass bestehende Fristen weiterhin Bestand haben und sich aus der aktuellen Notsituation selbst keine Fristverlängerung ergibt. Allerdings sollte hier das Gespräch mit dem Prüfer gesucht werden, die sich im Kontakt mit Deloitte auch durchweg bereit zeigten, Fristen zu verschieben. Dies gilt sowohl im Hinblick auf persönliche Treffen als auch im Hinblick auf die Datenübergabe: derzeit sind keine persönlichen Treffen möglich, Unternehmen sind selbst teilweise nicht oder nur sehr eingeschränkt besetzt, der Postversand kann sich verzögern.
Wie geht man mit der Datenübergabe an die Betriebsprüfer um?
Um auf Seiten der Unternehmen die Betriebsprüfungen entsprechend fortführen zu können, sollte bei bestehenden oder beginnenden Betriebsprüfungen unmittelbar ein Kontaktweg abgestimmt werden. Dieser kann per E-Mail, telefonisch (in diesem Fall die Mobilnummer erfragen) oder über den Steuerberater erfolgen. Sofern sich der Betriebsprüfer auf den Kommunikationsweg per E-Mail, für den in einigen Bundesländern eine gesonderte, schriftliche Einwilligung des Steuerpflichtigen notwendig ist, einlässt, sollte unbedingt erfragt werden, welche Datenformate von der Betriebsprüfung empfangen werden können, da sich die Dateien, die per E-Mail von der Finanzverwaltung empfangen werden können, zum Teil sehr unterscheiden. So können Betriebsprüfern in Bayern per E-Mail nur PDF-Dateien bereitgestellt werden, in NRW bestehen (fast) keine Restriktionen hinsichtlich der per E-Mail versandten Dateien.
Außerdem sind bestimmte Dateien (z.B. Datensätze zur Datenträgerüberlassung) aufgrund des Datenvolumens nicht zum Versand per E-Mail geeignet; daher empfiehlt es sich mit dem Prüfer einen alternativen Weg zur Datenübertragung abzustimmen.
Dabei ist zu berücksichtigten, dass die Internetzugänge auf den Rechnern der Finanzverwaltung umfangreichen Restriktionen unterliegen, sodass in der Regel kein Download aus den gängigen Datentransferportalen (z.B. Dropbox o.Ä.) möglich ist. Der Zugriff auf FTP-Server ist in der Regel nicht möglich. Obwohl bei bestimmten Finanzverwaltungen durchaus die Möglichkeit besteht, Datenaustauschportale nutzen zu können, stehen Betriebsprüfer dem digitalen Datenaustausch mitunter kritisch gegenüber. Folge: Der direkte Austausch mit dem Betriebsprüfer muss gesucht werden. Deloitte ist dazu bereits in Kontakt mit einzelnen Finanzämtern getreten und hat Prüfer überzeugt – wo technisch möglich – auf Datentransferportale zurückzugreifen um den Ablauf der Betriebsprüfung nicht zu behindern.
Bestehen Alternativen zu Versand und Übergabe von großen Datenmengen?
Es sind bereits heute eine Reihe von BP-Kollaborationslösungen verfügbar, die neben dem Management von Betriebsprüfungsanforderungen auch den Datenaustausch mit Betriebsprüfern ermöglichen. Deloitte verfügt über umfangreiche Erfahrung bei der Auswahl der besten Lösungen für die Bp-Automation. Bei der Implementierung der Software von Drittanbietern folgt Deloitte einer spezifischen Methodologie. Für die Einführung eines Bp-Kollaborations-Tools spricht: Transparenz und Effizienz bei der zeitnahen Beantwortung aller Prüfungsanfragen in der Bp, einsatzbereit auch in Notsituationen, in denen die meisten Mitarbeiter von Steuerabteilungen im Homeoffice sind.
Ihre Ansprechpartner
Claudia Hanke
Senior Manager | Tax Management Consulting
Tel.: +49-892-90368506
chanke@deloitte.de
