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Alternative Kommunikations- und Datenaustauschplattformen in Zeiten von Remote-Betriebsprüfungen

Die aktuelle weltweite Gesundheits- und Sicherheitslage erfordert ein Umdenken. Unternehmen und Finanzverwaltung sehen sich mit neuen Herausforderungen konfrontiert, so auch in der Betriebsprüfung. Derzeit öffnet sich die Finanzverwaltung neuen Kommunikationswegen. Hier könnten toolbasierte Lösungsansätze einen kooperativen Prüfungsverlauf ermöglichen, gerade auch solche ohne größeren Kosten-,Kapazitäts- und Implementierungsaufwand.

Die aktuellen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Wiederherstellung unserer Gesundheits- und Sicherheitslage betreffen im beruflichen Umfeld nicht nur die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden, sondern gleichermaßen auch jene mit der Finanzverwaltung. Physische Treffen mit Vertretern der Finanzverwaltung, etwa für Zwecke von Betriebsprüfungen, sind aktuell so gut wie unmöglich. Dennoch ist die Finanzverwaltung angehalten, laufende Prozesse aufrechtzuerhalten und bspw. Betriebsprüfungen fortzuführen.

Die Parteien sind insofern zum Umdenken und zum Beschreiten neuer Kommunikationswege angeregt. Unternehmen sind in diesen Zeiten mehr denn je gut beraten, einen kooperativen und kommunikativen Prüfungsverlauf sicherzustellen. Die Finanzverwaltungen der Länder entscheiden hierbei jedoch individuell für ihr jeweiliges Land, in welchem Umfang die Behörden ihre Arbeit fortsetzen und auf alternative Kommunikationswege umstellen. In der Praxis hören wir vermehrt von Außenprüfern, dass ihnen die bereits erhaltenen Unterlagen fehlen, da diese aktuell bspw. im Finanzamt liegen, während der Außenprüfer im Home-Office arbeitet.

Aktuelle Erfahrungen zeigen jedoch auch, dass die Finanzämter nun verstärkt auf zusätzliche Wege der Kommunikation, wie E-Mails und das Elster-Portal, zurückgreifen. Diese Wege können bei einer Betriebsprüfung, bei der viele Daten und Dokumente zu unterschiedlichen Fragestellungen ausgetauscht werden, jedoch schnell zur Unübersichtlichkeit führen.

Auf Seiten des Steuerpflichtigen sollte daher überlegt werden, alternative Angebote an Kommunikations- und Datenaustauschplattformen bereitzustellen, um Prozesse nachhaltig wiederaufzunehmen und einen kooperativen Prüfungsverlauf zu ermöglichen.

Natürlich stehen diverse, elaborierte Tools am Markt zur Verfügung, die aber meist eine lange Implementierungszeit voraussetzen und hohe Kosten für das Unternehmen verursachen. Dabei sind Zeit und Cash für viele Unternehmen aktuell entscheidend, um die gegenwärtigen Herausforderungen der Krise zu meistern. Wichtig sind daher schnelle Ansätze zur kontrollierten, unkomplizierten Interaktion mit der Finanzverwaltung. Hierzu bietet sich der Rückgriff auf bspw. Microsoft SharePoint an, da es sich um eine Software handelt, die in den meisten Unternehmen auch für andere Prozesse genutzt wird, insofern bei den Nutzern bekannt sowie akzeptiert ist und bei der weder zusätzliche Lizenzkosten noch aufwendige Onboardings anfallen.

Eine Betriebsprüfungs-Managementinstanz kann kurzfristig konzeptioniert und (i.d.R. mit inhouse Kapazitäten) programmiert werden. Es bieten sich folgende Funktionalitäten an, um Betriebsprüfungsprozesse unkompliziert zu managen:

  • Online-Austausch zu Prüferanfragen und Prüfernotizen entsprechend individueller Zugriffsberechtigungen
  • Fristenkontrolle hinsichtlich der Beantwortung von Prüferanfragen
  • Status-Dashboarding für Prozesse auf Seiten des Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung
  • Zugriffsgeschützte Dokumentenablagemöglichkeiten
  • E-Mail Notification im Rahmen von Prozessautomatisierung
  • Strukturierte Sammlung von Dokumenten, etwa im Rahmen der Erfüllung von Mitwirkungspflichten

Die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Nutzung solcher Medien wird in den unterschiedlichen Betriebsprüfungen seitens der Finanzverwaltung verschieden sein. Dennoch kann allein das Angebot zur Nutzung alternativer Kommunikations- und Datenaustauschplattformen helfen, einen kooperativen Prüfungsverlauf sicherzustellen.

Wir stehen Ihnen sehr gerne zur Verfügung, im Rahmen einer Webex Praxiserfahrungen auszutauschen und anhand einer Demoversion Ihre individuellen Anforderungen zu konzeptionieren. Kontaktieren Sie hierzu gerne die Operational Transfer Pricing Ansprechpartner.
 

Bettina Eberle
Senior Manager | Transfer Pricing
+49 69 756956750
beberle@deloitte.de

Peter Kopietz
Senior Manager | Transfer Pricing
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pkopietz@deloitte.de