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Vorreiter in Sachen Standardisierung: Die digitale LohnSchnittstelle (DLS)

Fachbeitrag: Wie ein einheitlicher Datenstandard Prüfern künftig die Arbeit erleichtern wird.

Der deutsche Fiskus hinkt beim Thema Digitalisierung in vielen Bereichen hinterher. Mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ gibt es nun zumindest für die Lohnkontendaten einen praktikablen Ansatz.

Aktuell: Mit Schreiben vom 26.05.2017 hat das BMF zur Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (DLS) Stellung genommen.

Mehr hierzu in den Deloitte Tax-News

Gute Aussichten für Steuerprüfer

Die Arbeit für Lohnsteuer (LSt)-Außenprüfer könnte zukünftig erheblich effizienter werden: Aufzeichnungspflichtige Daten, die ab dem 1.1.2018 im Lohnkonto des Arbeitnehmers gespeichert werden, müssen vom Arbeitgeber über die einheitliche digitale LohnSchnittstelle (DLS) in einem einheitlichen Datenformat bereitgestellt werden.

Das Novum dieser Vorgabe versteckt sich im Wort „einheitlich“. Bisher konnte die Finanzverwaltung zwar verlangen, dass der Arbeitgeber Lohnbuchhaltungsdaten im Rahmen einer Prüfung elektronisch (z.B. Datenträgerüberlassung) bereitzustellen hat. Die Schnittstelle und das Datenformat hingegen waren nicht genau definiert.

Die Vorgeschichte

Bereits 2011 veröffentlichte die Finanzverwaltung eine „Empfehlung zur Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle für die LSt-Außenprüfung; Digitale LohnSchnittstelle (DLS)“. Damit gab es den ersten Datenstandard zum Datenexport aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers. Empfänger war, wie heute, der LSt-Außenprüfer.

Die angestrebte flächendeckende Verbreitung der DLS konnte alleine mit dieser Empfehlung nicht realisiert werden. Es wurde klar, dass dies nur durch eine Erhöhung des Drucks auf die Steuerpflichtigen gelingen würde. So verkündete der Gesetzgeber schließlich das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“. Die DLS wird zukünftig zur Pflicht. Einen detaillierten Beitrag zum Gesetz finden Sie in den Deloitte Tax-News.

Mögliche Anwendungsprobleme bei den Arbeitgebern

Ein einheitlicher Standard ist aus Einfachheitsgründen für alle Beteiligten wünschenswert. Allerdings führt die Umsetzung oft zu lästigem Aufwand für die Unternehmen. Ältere Programme zur Lohnbuchhaltung enthalten oft nur eine veraltete oder gar keine DLS. In diesen Fällen muss sie entweder umprogrammiert oder gänzlich neu erstellt werden. Der Aufwand zur laufenden Pflege der DLS kommt noch hinzu.

Zu besonderen Problemen kann es darüber hinaus bei internationalen Unternehmenserwerben bzw. Fusionen kommen. Grund: Bei innerdeutschen Übernahmen kann die Finanzverwaltung meist davon ausgehen, dass beide Firmen bereits ein „kompatibles“ Lohnbuchhaltungsprogramm nutzen. Bei Übernahmen durch ausländische Konzerne hingegen hat die Lohnbuchhaltungssoftware eine relativ niedrige Priorität. In manchen Fällen wird eine neue, ausländische Software eingeführt. Hier stellt sich oft erst im Laufe der Zeit heraus, ob das eingesetzte Programm überhaupt die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Spezialfall „Lohnbuchhaltungsdaten im Ausland“

Einen Sonderfall stellen deutsche Firmen dar, die ihre (elektronische) Lohnbuchführung ins Ausland verlagert haben. Auch in solchen Fällen muss der Datenzugriff „in vollem Umfang möglich“ sein. Dies beträfe ab dem 01.01.2018 auch die Zugriffsmöglichkeit über die einheitliche DLS. Wird im Rahmen einer LSt-Außenprüfung festgestellt, dass dies nicht möglich ist, stehen der Finanzverwaltung einschneidende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sogar ein Rückverlagerungs-Verlangen ist in solchen Fällen möglich. 

Wo erhalten Unternehmen die DLS?

Die Beschreibung der DLS steht auf den Internetseiten des Bundeszentralamtes für Steuern (www.bzst.de) im Bereich „Steuern National“ zum Download bereit. Die dort wiedergegebene Programmierungsanweisung (xml-Datei) soll neben einer reibungslosen Installation dafür sorgen, dass der sog. „Kernbereich der Lohndaten“ einheitlich bereitgestellt wird.

Die neuen Instrumente der LSt-Außenprüfung

Dank der DLS erhalten Prüfer bei LSt-Außenprüfungen die Lohndaten der Arbeitgeber künftig stets einheitlich und strukturiert. Die Daten können einfach in die Prüfungssoftware übernommen werden. So muss kaum noch Zeit für die Aufbereitung der Daten aufgewendet werden.

Die Firma Audicon GmbH hat auf der Grundlage regelmäßig wiederkehrender Prüffelder die Software „AIS TaxAudit Professional“ entwickelt. In dieser Software stehen Standard-Analysen (Prüf-Makros) zur Verfügung, die verschiedene Prüfungsschritte „per Mausklick“ ermöglichen.

Einige dieser Prüfroutinen für den LSt-Bereich werden im Folgenden beispielhaft dargestellt:

Mehrere Dienstverhältnisse/geringfügige Beschäftigungen beim selben Arbeitgeber

Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, die mehrfach in der Lohnbuchhaltung geführt werden. So kann z. B. festgestellt werden, ob für denselben Mitarbeiter mehrere geringfügige Beschäftigungen vorliegen.

Prüfungsweg:

1. Suche nach Duplikaten bei

- Bankverbindung
- Namen
- Anschrift
- Geburtsdaten

2. Der Prüfer erhält eine Liste der Arbeitnehmer mit den genannten Kennzahlen. Diese kann manuell oder automatisiert geprüft werden.

Wohnsitzwechsel des Arbeitnehmers: Entfernungskilometer zwischen neuer Wohnung/Tätigkeitsstätte

Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern mit Firmenwagennutzung, die im Analysezeitraum ihren Wohnsitz gewechselt haben. Hier stellt sich die Frage, ob die Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entsprechend angepasst wurden.

Prüfungsweg: Suche nach Arbeitnehmern, bei denen sich die Straßenadresse während des Analysezeitraums geändert hat. Für diese Personen werden die dazugehörigen Entfernungskilometer mit ausgewiesen. In einer manuellen Prüfung können nun Unstimmigkeiten überprüft werden. Der Prüfer kann so fehlerhafte Berechnungen von geldwerten Vorteilen für die private Firmenwagen-Nutzung ermitteln.

Pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss

Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, denen pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse gezahlt wurden.

Prüfungsweg: Filterung nach Lohnarten, die für die pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschüsse verwendet wurden. Der Prüfer erhält für den Prüfungszeitraum eine Liste aller pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschüsse je Arbeitnehmer. Als weitere Prüfung könnte ein Abgleich des jeweiligen Höchstbetrages sowie eine Abstimmung mit den LSt-Bescheinigungen erfolgen.

Sachbezug Firmenwagen

Prüfungsziel: Ermittlung von Arbeitnehmern, bei denen der Sachbezug für die private Nutzungsmöglichkeit eines Firmenwagens unzutreffend in der Lohnabrechnung berücksichtigt wurde.

Prüfungsweg: Filterung nach den für den Firmenwagen-Sachbezug verwendeten Lohnarten (z.B. Sachbezug Firmenwagen und Fahrtkostenerstattung). So werden alle Arbeitnehmer gelistet, bei denen diese Lohnarten verwendet wurden. Die Liste kann zur weiteren Prüfung der Höhe der geldwerten Vorteile (z.B. nach der 1%-Methode) verwendet werden. Bei Bedarf wäre auch ein Abgleich mit gezahlten Kfz-Steuern möglich.

Ausblick

Gesetzgeber und Bundesregierung sorgen auf dem Gesetzes- und Verordnungsweg für eine flächendeckende Verbreitung der „Einheitlichen Digitalen LohnSchnittstelle“ in den Lohnbuchhaltungsprogrammen der Arbeitgeber.

Die Arbeit für LSt-Außenprüfer wird dadurch einfacher und effizienter. Die Aufbereitung unterschiedlich strukturierter Datenmengen gehört der Vergangenheit an. Stattdessen können die Informationen zeitnah mit Hilfe vorbereiteter Prüfroutinen ausgewertet werden.

Nach den Vorstellungen des Gesetzgebers werden auch die Arbeitgeber in großem Umfang entlastet. Grund: Der Aufwand für Datennachforderungen der Prüfer und diesbezügliche Erläuterungen wird merklich sinken.

Die Arbeitgeber sind gut beraten, bis zum 1.1.2018 für eine Ausstattung ihrer Lohnbuchhaltungsprogramme mit der DLS zu sorgen. Zwar ist noch unklar, welche Maßnahmen drohen, sollten sie dieser Pflicht nicht nachkommen. Noch gibt es keine entsprechenden Sanktionsvorschriften. Der Gesetzgeber könnte jedoch bald entsprechende Maßnahmen einleiten.

Bei einer Aufbewahrung im Ausland sind bereits Sanktionen möglich, die auch bei Verstößen gegen die DLS-Vorschriften greifen können. Wie bei anderen Zuwiderhandlungen könnte sogar die Rücknahme der entsprechenden Bewilligung für den Arbeitgeber drohen.

Dieser Beitrag ist angelehnt an den Beitrag „Einheitliche digitale LohnSchnittstelle (DLS)“, DER BETRIEB Beilage 04 zu Heft Nr. 47 25.11.2016, S. 40 ff.. Die Ausgabe mit dem vollständigen Beitrag können Sie hier erwerben.

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