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Kollaborations­plattformen als Maßnahme zum Management der digitalen Steuerabteilung in der COVID-19-Krise

Die COVID-19 Pandemie hat die Steuerabteilung in den Unternehmen genauso unvermittelt getroffen wie die gesamte Wirtschaft. Für viele Steuerabteilungen stellt die unmittelbare Umstellung auf einen volldigitalen Prozess im Bereich der Zusammenarbeit in der Abteilung eine große Herausforderung dar. Sie sind schlichtweg nicht darauf vorbereitet. Notfallpläne (Business Continuity Management), mit den man auf solche Ereignisse, wie die Coronavirus-Pandemie (SARS-CoV-2) haben nicht existiert. Wenn es welche gab, dann nur für ausgewählte Bereiche, von denen die Steuerabteilung und vorgelagerte Prozesse wie z.B. das Rechnungswesen oder die Rechtsabteilung sowie das Controlling nicht umfasst waren. Wie sollte sich eine Steuerfunktion sicherer aufstellen um die Zusammenarbeit zu sichern? 

Unmittelbare Herausforderung: Homeoffice bzw. remote working

Viele Steuerabteilungen waren auf die neue Anforderung des Arbeitens von zuhause aus nicht vorbereitet. Die Mitarbeiter haben sich in ihre privaten Arbeitsräume bzw. –plätze verlagert und die meisten Prozesse der Steuerabteilungen müssen angesichts neuer oder bestehender gesetzlicher Anforderungen und Fristen weiterlaufen, um z.B. Steuererklärungen vorzubereiten, laufende Betriebsprüfungen zu betreuen oder anstehenden Projekte umzusetzen, an denen die Steuerabteilung beteiligt ist. Oftmals ist die IT-Infrastruktur aber auf eine kollaborative Arbeitsweise nicht ausgelegt oder die Unternehmens-IT Abteilung kann nicht entsprechend der Anforderungen der Steuerabteilung unterstützen. Oftmals waren Steuerabteilungen auch von Prozessen „im Büro nebenan“ abhängig, die nun ebenfalls remote ablaufen. Für die Steuerabteilung besteht kein Zugriff mehr auf Personen oder Informationen.

Kritische Erfolgsfaktoren in der aktuellen Situation

Viele Steuerabteilungen priorisieren in der aktuellen Lage ihre Tätigkeiten auf compliance-bezogene Tätigkeiten und absolut notwendige Projekte. Um die Tätigkeiten weiterhin erfolgreich und effizient ausführen zu können ist der Zugang zu Daten und Dokumenten und die Möglichkeit mit Kollegen vom Arbeitsplatz zuhause aus zusammenzuarbeiten essentiell. Steuerabteilungen müssen sich daher fragen, ob die entsprechenden Tools vom Unternehmen angeboten werden, um dies zu gewährleisten.

Verbesserung der internen Zusammenarbeit

Eine wichtige Erkenntnis aus der aktuellen Situation: Digitalisierte Steuerabteilungen mit verteilten Team-Mitgliedern und vernetzten Online-Plattformen funktionieren sehr gut. Eine Plattform-basierte Lösung könnte dabei die Deloitte-Plattform myInsight Client Edition (Broschüre | Broschüre) sein. In einem ersten Schritt lässt sich eine auf den Kollaborationsaspekt konzentrierte Version kurzfristig umsetzen und bei Bedarf später erweitern. 

Ihr inhaltlicher Ansprechpartner

Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Dr. Rainer Eismayr und Felix Magg.

Dr. Rainer Eismayr
Partner Tax Management Consulting
Tel: +49-89-290368397
reismayr@deloitte.de

Felix Magg
Manager Tax and Legal
Tel: +49-89-290367805
fmagg@deloitte.de