Modelle für Entsenderichtlinien

Welche Modelle für Entsenderichtlinien gibt es in Unternehmen?

Wir unterscheiden hier nach folgenden Typen:

• Klassische Entsenderichtlinie
• Core-Flex-Ansatz
• Cafeteria-Modell
• Business-Traveller
• Grenzüberschreitendes Homeoffice

Im Anschluss erläutern wir verschiedene Aspekte zu individuellen Kostenaspekten und betrachten die Modelle aus dem Blickwinkel der Employee Experience.

Die unterschiedlichen Entsenderichtlinien-Modelle und ihre Besonderheiten

Klassische Entsenderichtlinie

Bei der Strukturierung einer klassischen Entsenderichtlinie und der Benefits im Rahmen einer Entsendung werden i. d. R. folgende Bereiche berücksichtigt:

• Dauer der Entsendung
• Vertragliche Gestaltung (Anbindung an die Heimat- oder Gastgesellschaft)
• Definition des Mitarbeiterkreises, für den die Policy gelten soll
• Grund der Entsendung (Zweck eines Auslandseinsatzes wie z. B. fachliche Weiterentwicklung von Mitarbeitenden, Übernahme von Management- oder Spezialisten-Aufgaben oder Wunsch der Mitarbeitenden)
• Vergütungs-, Steuer-, Sozialversicherungsansatz
• Kostentragung
• Begleitung durch die Familie

Außerdem werden typischerweise die Leistungen des Unternehmens an die Mitarbeitenden vor, während und nach Beendigung des Auslandseinsatzes definiert. Diese gehen weit über die monetäre Vergütung hinaus. Beispiele:

• Vorbereitung in Form von Sprachkursen und interkulturellen Trainings
• Unterstützung bei Wohnungssuche und anderen Behördengängen
• Unterstützung bei Umzug sowie An- und Abreise
• Regelungen zu Heimreisen
• Übernahme von Schul- bzw. Kindergartenkosten im Gastland
• Mietkostenzuschuss- Stellung eines Dienstwagens im Einsatzland
• Steuerberatung und Unterstützung bei der Erstellung der persönlichen Steuererklärungen im Einsatz- und Heimatland
• Hilfe bei aufenthalts- und sozialversicherungsrechtlichen Themen

Core-Flex-Ansatz

Wie der Name verrät, lässt sich mit dem Core-Flex-Ansatz eine hohe Flexibilität für Arbeitgeber- und -nehmer erreichen. Hierbei werden bestimmte Leistungen als Basis-Leistungen definiert, die jeder und jedem Entsandten gewährt werden („Core Benefits“). Diese setzen sich typischerweise aus Leistungen im Bereich der Compliance (z. B. Steuerberatungsservices, Visa & Immigration Services) oder im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (z. B. Auslandskrankenversicherung) zusammen. Darüber hinaus werden weitere mögliche Benefits festgelegt, über deren Gewährung im Einzelfall individuell entschieden wird („Flex Benefits“). Diese können sich etwa nach Art und Dauer oder Motivation der Entsendung richten.

So kann ein Angebot reduzierter oder großzügiger gestaltet sein und je nach „Wert (value)“ der Entsendung individuell angepasst werden (z. B. Mitarbeiterentwicklung „talent value” vs. strategische Entsendung „business value“).

Cafeteria-Modell

Bei sog. Cafeteria-Modellen bieten Unternehmen den entsandten Mitarbeitenden bspw. ein festgelegtes Budget pro Entsendung an. Dieses können sie für eine vordefinierte Auswahl an Leistungsoptionen nach eigenen Wünschen einsetzen. Es ist auch möglich, gewisse Leistungen mit Punkten zu versehen, welche einem monetären Wert entsprechen.

Die Mitarbeitenden erhalten je nach Level oder Beweggrund für die Entsendung eine bestimmte Anzahl an Punkten. Mit diesen können sie Leistungen aus einer Art „Menü“ auswählen. Der Schwerpunkt beim Cafeteria-Modell liegt auf der Wahlmöglichkeit durch die Mitarbeitenden, was zu einer verbesserten „Employee Experience“ führt. Entsandten wird ein hohes Maß an Eigenverantwortung übertragen und die Flexibilität gesteigert – bei gleichzeitiger Kostenkontrolle für das Unternehmen.

Der Aufwand für das Unternehmen ist bei Core-Flex- und Cafeteria-Modellen im Vergleich zu klassischen Entsenderichtlinien höher. Hierfür gibt es zwei Hauptgründe:

1. Die Auswirkungen einzelner Entscheidungen sind den Mitarbeitenden vorher deutlicher zu kommunizieren und bewusst zu machen.
2. Der administrative Aufwand in den Entsendeabteilungen steigt, da die individuell ausgewählten Leistungen der Mitarbeitenden nachgehalten und vertraglich festgeschrieben werden müssen. In der Praxis erfolgt dies häufig gestützt durch ein IT-Tool.

Unternehmen haben über derartige Modelle die Möglichkeit, flexibel auf die Bedürfnisse der Fachbereiche und der Mitarbeitenden reagieren zu können, ohne dafür einen formalen Genehmigungsprozess für Ausnahmen anstoßen zu müssen.

Business-Traveller-Vorgaben

Internationale Business-Traveller-Einsätze bringen spezifische Risiken mit sich und bedürfen besonderer Administration und sollten daher ebenso wie längere Auslandseinsätze formal geregelt sein. Deshalb ist eine Anpassung der bestehenden Dienstreiserichtlinien, aus Sicht des jeweiligen Heimatlandes, zu empfehlen. Hierfür sollte die Verantwortung für Business Traveller innerhalb der Organisation klar geregelt und ggf. eine technologieunterstützte Lösung zur Administration eingeführt werden. Darüber hinaus sollten verbindliche betriebliche Regelungen, z. B. in Form von Betriebsvereinbarungen, geschaffen werden.

Grenzüberschreitendes Homeoffice

Zur Vermeidung von Compliance-Risiken ist es dringend anzuraten, einheitliche Regeln auch für das Arbeiten im Homeoffice aus dem Ausland heraus aufzustellen. Darin wird u. a. beschrieben, unter welchen Rahmenbedingungen derartig flexible Arbeit möglich ist und welche notwendigen Beschränkungen beachtet werden müssen. Die rechtlichen Anforderungen im In- und Ausland müssen dabei unbedingt berücksichtigt werden. Dies kann u. U. auch zu einem unternehmensseitigen Verbot der grenzüberschreitenden Tätigkeit führen.

Mögliche Risiken werden nachstehend näher ausgeführt und sollten in einer entsprechenden Entsenderichtlinie berücksichtigt werden.

Aufenthaltsrecht:

• Erfordernis eines Aufenthaltstitels im Ausland
• Auswirkungen auf bestehende Aufenthaltstitel im Heimatland

Arbeitsrecht:

• Anzuwendendes Arbeitsrecht
• Alternativen zur Vertragsgestaltung
  

Steuerrecht:

• Prüfung der Ansässigkeit
• Entrichtung von Lohnsteuer
• Registrierungs- und Steuererklärungsabgabepflichten
• Betriebsstättenrisiko
• Transfer Pricing/unternehmensinterne Verrechnungsproblematiken

Sozialversicherungsrecht:

• Zuständigkeiten und Auswahl des Antragsverfahrens
• Beitragsentrichtung
• Registrierungspflichten (z. B. PWD)

Kostenaspekte im Rahmen der Policy-Auswahl

Steigender Kostendruck führte bereits vor der Pandemie in einigen Branchen zu Überlegungen, wie sich Ausgaben im Bereich der internationalen Mitarbeiterentsendungen einsparen lassen. Der Trend zur Umstellung auf Hybridmodelle lässt sich auch vor dem Hintergrund möglicher Kostenreduktionen erklären.

Klassische Long-Term-Entsendungen, bei denen Mitarbeitende von der Familie samt schulpflichtigen Kindern begleitet werden, verursachen üblicherweise vielfach höhere Kosten im Vergleich zu lokal eingestellten Mitarbeitenden. Nicht nur Umzugs- und Flugkosten, sondern auch Kosten für internationale Schulen bzw. Kindergärten am Einsatzort schlagen hier besonders zu Buche.

Zudem müssen je nach gewähltem Vergütungs- und Steueransatz steuerliche Effekte als Zusatzkosten für das Unternehmen einkalkuliert werden.

Demgegenüber stehen auf den ersten Blick geringere Kosten für bspw. Commuter, bei denen die Familie i. d. R. nicht mit in das Gastland umzieht.

Unternehmen sollten bei der Planung aber ganzheitlich alle Aspekte betrachten und etwaige höhere Kosten für Hotelübernachtungen im Einsatzland im Vergleich zu Langzeitmieten für eine unmöblierte Wohnung, der Gewährung der Zahlung von per diems, steuerlichen Implikationen und dem höheren Beratungsaufwand solcher Einsatztypen nicht außer Acht lassen.

Als Ergebnis der COVID-19-Pandemie wird u. a. die Wirtschaftlichkeit von Reisen langfristig auf den Prüfstand gestellt. Unternehmen haben ein hohes Potenzial zur Kosteneinsparung, insbesondere im Bereich der Reisekosten, erkannt. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Zahlen im Bereich internationaler Dienstreisen vor diesem Hintergrund weiterentwickeln werden.

Blickwinkel Employee Experience

Die Erwartungshaltung der Mitarbeitenden hat sich im Laufe der letzten Jahre enorm verändert. Ein steigender Wunsch nach Flexibilisierung erstreckt sich auch auf die freie Wahl des Arbeitsortes. Mitarbeitende wünschen sich verstärkt, ortsunabhängig tätig sein zu können – Stichwort „work from anywhere“.

Diese Forderung ist ein Ausdruck einer generellen Erwartung: Arbeitgeber sollen stärker auf die persönlichen Anforderungen der Mitarbeitenden eingehen und ihre Lebenssituation sowie die der zugehörigen Familien berücksichtigen. Grundsätzlich werden flexible Arbeitsmodelle, die eine Mischung aus virtuellen Meetings und einzelnen Reisen bieten, als attraktiv empfunden.

Die Klärung der rechtlich möglichen Rahmenbedingungen ist bei diesen Überlegungen aus Arbeitgebersicht unabdingbar. Im Kontext von Entsendungen rücken Unternehmen eine stärkere persönliche Betreuung der entsandten Mitarbeitenden und deren Familien in den Fokus - bei gleichzeitig zunehmendem Einsatz von Technologie. Die »User Experience« international eingesetzter Mitarbeitenden erhält eine höhere Priorität. Bestimmte Arbeitsabläufe werden bereits durch Chatbots und künstliche Intelligenz erleichtert, z. B. via interaktiver FAQs.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Entsenderichtlinien? Sprechen Sie uns gerne an.