Process Bionics als innovativer Ansatz im Bereich Tax Compliance

Vom Process Mining zum ganzheitlichen Managementansatz Process Bionics

Globalisierung, Technologie, Vernetzung, Datensicherheit, Echtzeit-Reporting sind die großen Treiber der Digitalisierung. Gleichzeitig führen sie dazu, dass die Wertschöpfungsketten der Unternehmen komplexer werden und die regulatorischen Anforderungen durch die Gesetzgeber stetig ansteigen. Angesichts der steigenden Anforderungen des Marktes und vor allem der Gesetzgebung ist es für Unternehmen zunehmend erfolgskritisch, Prozesse und Transaktionen von Beginn an vollständig und richtig im System zu erfassen, zu verfolgen und zielführend zu steuern. 

Process Mining, eine analytische Disziplin aus dem Bereich des Prozessmanagements, verknüpft das sogenannte Data Mining mit der Prozessoptimierung und schafft so einen datengetriebenen Ansatz für die Analyse von Geschäftsabläufen. Auf Basis vorhandener Log-Daten werden die tatsächlichen Verläufe von Geschäftsprozessen rekonstruiert und somit detaillierte Prozesseinblicke geschaffen, die über herkömmliche Verfahren der Prozessanalyse (z. B. Prozessdokumentationen, Prozessflussdiagramme) nur schwer zu realisieren sind. Damit ist Process Mining weitgehend objektiv und unabhängig von klassischen Informationsquellen und schafft ein neues Niveau an Transparenz im Unternehmen.

Process Bionics baut auf den Grundprinzipien des Process Mining auf, geht aber noch einen Schritt weiter. Durch das systematische Kombinieren des Process Mining-Ansatzes mit neuen Technologien wie Business Intelligence und Künstlicher Intelligenz (KI) wird ein ganzheitlicher Managementansatz geschaffen, dessen Fokus auf quantifizierbaren Maßnahmen und konkreten Handlungsempfehlungen liegt. Basierend auf Modellen aus dem Machine Learning können Vorhersagen über zukünftige Prozessflüsse getroffen und so beispielsweise Prozessengpässe proaktiv identifiziert werden. Mit Process Bionics können Unternehmen vielfältige Informationsquellen in ein Modell integrieren, um ihre Abläufe bestens im Blick zu behalten und flexibler auf Veränderungen am Markt zu reagieren. 

Der Einsatz von Process Bionics zur Stärkung der Tax Compliance

Globaler werdende Unternehmensstrukturen, schnellere Gesetzgebungsverfahren (Stichworte: EU Quick Fixes, Umsatzsteuersenkung) sowie Echtzeit-Reporting Verpflichtungen und bessere Analysemöglichkeiten von Unternehmensdaten über direkte Schnittstellen zu den Finanzbehörden setzen Unternehmen und insbesondere die Steuerabteilungen unter Druck. In den Systemen müssen Stamm- und Transaktionsdaten immer up-to-date, richtig, vollständig und zuverlässig sein. Häufig bleibt keine Zeit umfassende Analysen im Vorfeld der Datenbereitstellung an die Finanzbehörden durchzuführen.

Um den zunehmenden Compliance-Anforderungen so effizient und effektiv wie möglich gerecht zu werden, kann die Steuerabteilung den Process Bionics-Ansatz anwenden. Über Process Bionics werden steuerlich relevante Stamm- und Transaktionsdaten systemübergreifend betrachtet. Durch die Kombination von Data Analytics und Process Analytics hilft Process Bionics der Steuerabteilung Datenabweichungen und Inkonsistenzen schnell und ursachengerecht zu identifizieren. So werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, Maßnahmen schnell und an der richtigen Stelle im Prozess umzusetzen.

Der Mehrwert des Process Bionics-Ansatzes liegt darin, dass bereits bekannte Verfahren der Datenanalyse (z. B. Dublettenprüfung von Stamm- und Transaktionsdaten, Steuersatznachrechnung oder Buchungen ohne Steuerkennzeichen) um eine graphische Aufbereitung der einzelnen Prozessschritte ergänzt werden. Die so geschaffene Tiefe an Prozesswissen und -verständnis ermöglicht es der Steuerabteilung, den Ursprung von unrichtigen steuerlichen Ergebnissen auf effiziente Weise aufzuklären. Zusätzlich können die Analysen durch Vorhersagen über zukünftige Prozessflüsse und deren mögliche steuerliche Konsequenzen (z.B. notwendige Registrierungen) erweitert werden.

Der Wert des Process Bionics-Ansatzes lässt sich sehr anschaulich am Beispiel der grenzüberschreitenden Reihengeschäfte verdeutlichen. In ERP-Systemen werden die einzelnen Teiltransaktionen eines Reihengeschäftes separat dargestellt. Diese sind jedoch steuerlich als eine Einheit zu beurteilen, um den Teiltransaktionen den jeweils richtigen Steuersatz zuordnen zu können. Process Bionics kann das steuerliche Reihengeschäft inklusive aller Teiltransaktionen und deren steuerliche Würdigung graphisch darstellen. Somit ist es nicht nur möglich, das steuerliche Ergebnis der Teiltransaktionen miteinander in Bezug zu setzen, sondern auch Compliance Indikatoren zu definieren, die potentielle steuerliche Risiken aufzeigen, welche durch die Steuerabteilung einzeln geprüft werden können.