Über Remote Work zu Remote Workshops: Neue Wege der virtuellen Kollaboration in Tax & Legal

Die Arbeitswelt hat sich verändert – und damit unsere Labs

Durch die Zuspitzung der Covid-19-Situation und des damit verbundenen Kontakt- und Reiseverbotes, findet derzeit der Großteil unseres beruflichen Handelns im heimischen Büro statt. Und trotz der Möglichkeit, mit nur einem Mausklick „face-to-face“ kommunizieren zu können, stellt die Situation insbesondere solche Formate auf die Probe, die traditionell auf persönlicher Anwesenheit der Teilnehmer fußen. 

Auch wir als Deloitte Tax & Legal Garage sind hiervon in hohem Maße betroffen – insbesondere unsere Labs und Workshops. Die Deloitte Tax & Legal Lab-Family umfasst verschiedenste Lab- und Workshop-Formate, die darauf abzielen, gemeinsam neue Ideen, Strategien und Konzepte rund um die Steuerabteilung der Zukunft zu entwickeln.

Um dennoch gemeinsam mit unseren Mandaten proaktiv die digitale Steuerfunktion zu entwickeln, haben wir die Deloitte Tax & Legal Lab-Family in die virtuelle Welt überführt. Dabei nutzen wir eine Kombination aus Videokonferenz- und digitalen Workshop-Tools. So schaffen wir es, auch virtuell das Gefühl des „gemeinsam-am-Whiteboard-stehen“ zu erzeugen und damit ein optimales Ergebnis zu erzielen. Mit Hilfe von digitalen Whiteboards leiten wir die Teilnehmer durch die Programmpunkte, sammeln Ideen und erarbeiten gemeinsam auf sie zugeschnittene, technologische Lösungen.

Faktoren für erfolgreiche virtuelle Workshops in Tax & Legal

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass auch im Rahmen der virtuellen Zusammenarbeit eine gewissenhafte Workshop-Vorbereitung der entscheidende Erfolgsfaktor ist. Ein Beispiel: Bisher waren wir auf die Zahl der in Meetingräumen verfügbaren Flächen beschränkt. Nun können wir auf einer schier unendlichen Zahl an digitalen Whiteboards die einzelnen Programmpunkte eines Workshop-Tages vorbereiten und gemeinsam bearbeiten. Wir stellen verschiedene Templates für bereit, die die Teilnehmer virtuell, z. B. durch das Verteilen von Sticky Notes oder mit virtuellen Boardmarkern, bearbeiten. Eine Auswahl an Anwendungsmöglichkeiten: 

• Brainstorming-Sessions
• Prozessdarstellungen
• „Persona“-Entwicklungen (Personenbeschreibungen, die detailliert Bedürfnisse, Wünsche und Ziele eines potentiellen Anwenders beschreibt)

Wie sieht ein Tag im virtuellen Workshop aus?

Ein typischer virtueller Workshop-Tag sieht wie folgt aus: Nach einer initialen Begrüßung und Vorstellungsrunde, machen sich die Teilnehmer mit der oftmals noch ungewohnten Umgebung des digitalen Whiteboards vertraut. Das intuitive User Interface des von uns genutzten Tools stellt dabei sicher, dass sich jeder Teilnehmer rasch zurechtfindet und aktiv zum Workshop beitragen kann. Im Folgenden werden die Teilnehmer gleich einem Spielbrett über verschiedene Flächen (sprich Programmpunkte) geführt. Die dargestellte Abbildung verdeutlicht einen solchen typischen Ablaufplan. Auf diese Weise gelingt es uns, einen vormals physischen Workshop inhaltlich 1-zu-1 im virtuellen Raum abzubilden. 

Wir haben dabei die grundsätzliche Erkenntnis gewonnen, dass der virtuelle Workshop auch in der Zeit nach Covid-19 eine echte Alternative zum physischen Äquivalent darstellt. Nicht nur weisen virtuelle Workshops einen vergleichbaren Output auf, auch werden mangels einer notwendigen An- und Abreise wertvolle Ressourcen und Kosten gespart.

Folgende drei Formate der Deloitte Tax & Legal Lab-Family bieten wir als virtuellen Workshop an: 

1) Tax Transformation Lab

Ziel des Tax Transformation Lab ist die Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie Ihrer Steuerabteilung. Gemeinsam identifizieren wir erforderliche Maßnahmen und übersetzen diese in konkrete Arbeitsschritte. Auf diese Weise stellen wir die erfolgreiche Integration der neuesten technologischen Lösungen aus dem Bereich Tax Technology entsprechend Ihrer Bedürfnisse sicher. 

2) Tax Innovation Lab

Abzugrenzen ist das Tax Innovation Lab vom Tax Transformation Lab dahingehend, dass im Zuge dieses Formates weniger die allgemeine Digitalisierungsstrategie in den Vordergrund gerückt wird, sondern konkrete, technologie-getriebene Lösungen für eine vorab definierte „Business Challenge“ erarbeitet und definiert werden. 

3) Tax Learning Lab

Die Zielsetzung ist das systematische Erarbeiten von maßgeschneiderten Lernkonzepten. Konkret kann dieses bspw. ein Learning-Curriculum zu Tax-Compliance-Anforderungen umfassen, welches wir spezifisch auf Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. betroffene Länder, Steuerarten, Systeme und Personengruppen). Durch die somit verringerten Compliance-Kosten und -Risiken, schafft das Tax Learning Lab einen tatsächlichen Mehrwert.