Intelligentes Forderungsmanagement

Wenn Kunden ihre Rechnungen verspätet oder gar nicht begleichen, kann das vielerlei Ursachen haben: Meist sind das nicht exakt eingehaltene Auslieferungstermine oder Mängel am Produkt, doch in manchen Fällen kann die Zahlung auch aufgrund von mangelnder Liquidität des Käufers ausbleiben. Für den Lieferanten zählt in jedem Fall nur eines: durch schnelles und effektives Forderungsmanagement zu seinem Geld zu kommen. Ausstehende Zahlungen sollten effizient – am besten automatisch – eingefordert werden. Und zwar im Idealfall so, dass säumige Kunden freundlich, aber wirkungsvoll an ihre Zahlungspflicht erinnert werden, damit sie zeitnah ihre Rechnung begleichen.

In der Praxis ergeben sich aber immer wieder Problemfälle, die eine langwierige und aufwendige Klärung zwischen Qualitätsmanagern und Kunden nötig machen.

Doch selbst zahlreiche große Unternehmen setzen hierbei oft noch auf überkommene Lösungen, wie etwa die Tabellenkalkulation. Diese vermeintlich kostengünstige Variante ist aber meist sehr ineffizient. Gerade im Forderungsmanagement ist die Investition in moderne, leistungsfähige IT eine besonders lohnende Entscheidung, wirkt sie doch direkt wertschöpfend.

Tatsache ist, dass Unternehmen in ihren Forderungsabteilungen vergleichsweise häufig den Rotstift ansetzen und damit die nötige Digitalisierung des Bereichs seit Jahren hinauszögern, wie eine Studie belegt. Innovative Technologien wie KI und Big-Data-Analysen kommen eher anderen Geschäftsbereichen zu Gute. Kein Wunder, dass sich nach eigenen Angaben 91 Prozent der Forderungsabteilungen heute schwer tun, mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten.

Modernes Forderungsmanagement leistet viel mehr

Warum ist ein integriertes Forderungsmanagement veralteten Lösungen wie Excel und ähnlichen Programmen überlegen? Es liefert eine zentrale Übersicht über alle Details eines Klärungsfalls. Die meisten Prozesse laufen automatisch nach definierten Regeln ab.

Sachbearbeiter gewinnen ein ganzheitliches Bild und erhalten so mehr Kontrolle über die Abläufe. Zudem ermöglicht die Software die Überwachung von Verbindlichkeiten und Forderungen in Echtzeit. Damit lassen sich schnell risikobehaftete Debitorengruppen identifizieren und die Forderungsabteilung kann zeitnah auf Entwicklungen am Markt reagieren. Diese gesteigerte Transparenz führt zu einem konstruktiveren und effizienteren Umgang mit den Kunden und einem insgesamt verbesserten Cashflow.

Deloitte bietet mit Reimagine Collections and Disputes eine Lösung, die auf intelligenten Technologien von SAP basiert und erstmals Machine Learning für das Forderungsmanagement nutzbar macht. Die Software automatisiert Prozesse, die bislang Mitarbeiter durch manuelle Eingaben erledigten. Und sie erlaubt einen Blick in die Zukunft: Die Machine-Learning-Funktionen spielen ihre Vorteile vor allem im Dispute Management aus – wenn Zahlungen ausbleiben, weil Kunden beispielsweise Preis oder Qualität eines gelieferten Produkts monieren.

Reimagine Collections and Disputes prüft Daten wie die Historie von Kundentransaktionen oder die Zahl gelöster Klärungsfälle. So ist die Software in der Lage, die Wahrscheinlichkeit eine Reklamation bei einer bestimmten Rechnung vorherzusagen. Für den Sachbearbeiter stellt sie außerdem integrierte Informationen rund um den Klärungsfall bereit und stößt zudem automatisch Prozesse an, die dabei helfen, den strittigen Sachverhalt aufzuklären. Und sie lernt dazu, wird täglich intelligenter und präziser.

Proaktives Forderungsmanagement

Reimagine Collections and Disputes ist in der Lage, Prozessanalysen durchzuführen. So lässt sich schnell die Anzahl und Bearbeitungsdauer der Klärungsfälle ermitteln und nachvollziehen, welche Gründe für ausbleibende Zahlungen vorlagen und um welche Summen es dabei ging. Dank automatisch generierter Kennzahlen unterstützt die Software auch dabei, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren.

Intelligentes Forderungsmanagement steht für einen grundlegenden Wandel: Es ist nicht länger reaktiv, sondern proaktiv. Anstatt bis Zahlungseingang abzuwarten und dann potenzielle Beschwerden in der Klärung zu bearbeiten, können Unternehmen nun frühzeitig Zahlungen einfordern, haben alle zugehörigen Informationen und Prozesse im Blick und können dank Prozessoptimierungen ein neues Level an Effizienz und Effektivität im Forderungsmanagement erreichen. So lässt sich viel gebundenes Kapital freisetzen. Und die Mitarbeiter vergeuden nicht länger Zeit mit Reklamationen, die ein frühes Eingreifen verhindert hätte.

Erfahren Sie mehr über Reimagine Collections and Disputes und kontaktieren Sie unseren Experten:

Philipp Nies
Senior Consultant
Deloitte Technology | Enterprise Applications/SAP
pnies@deloitte.de