Case studies

Mehr Leistung durch Shared Service Center

Deloitte und Infineon setzen Projekt erfolgreich um

Hochwertige Services und zufriedene Kunden – mit Shared Service Centern können Unternehmen diese Ziele erreichen. Deloitte und Infineon zeigen, wie das Vorhaben gelingen kann.

Immer mehr Großunternehmen streben nach einer Zentralisierung und Harmonisierung ihrer Geschäftsprozesse. Im Fokus stehen zumeist interne Dienstleistungen. Ihre Verbesserung erhöht die Wertschöpfung für das Unternehmen und die Servicequalität für die „internen Kunden“, die Mitarbeiter. Ein probates Mittel sind Shared Service Center. Als zentrales Servicesystem konzipiert, steigern sie die Effizienz und Transparenz der Prozesse, reduzieren Kosten und ermöglichen Musterlösungen – zum Beispiel im Prozessdesign, im Wissensmanagement und in der Kommunikation.

Deloitte unterstützte Infineon zunächst im Bereich Finanzen bei der Einführung des SAP SSF (Shared Service Framework) Systems. Im nächsten Schritt wurde das Ticketingsystem auch für den Bereich Human Resources implementiert. Das Berater-Team überzeugte mit seiner Expertise rund um Shared-Service-Center-Prozesse, mit umfassender Projekterfahrung und technisch fundierten Kenntnissen rund um die Software SAP Shared Services Framework (SSF). Hinzu kamen Erfahrungen bei der Integration von Backend-Systemen (SAP ERP) und bei Archivlösungen von Drittanbietern.

Auf dem Weg zu leistungsfähigen und integrierten Systemen

„Das Infineon Shared Service Center für Finance verfügt über mehr als 100 Mitarbeiter“, erklärt Thomas Messerle, Vice President Accounting, Consolidation & Reporting, Infineon Technologies AG. „Anfang 2014 wurde das bisherige Ticketing-System von rund 1.000 Mitarbeitern der europäischen und US-amerikanischen Landesgesellschaften genutzt. Die bestehende eigenentwickelte Lösung erfüllte die Anforderungen in puncto Leistungsfähigkeit und Integration mit der SAP ECC-Landschaft nicht mehr. Die neue Lösung sollte das eigenentwickelte System als zentrale Ticketing- und Kommunikationsplattform ablösen.“

Im Bereich Human Resources erfüllte das bisherige Ticketingsystem nicht die erweiterten Anforderungen, etwa im Blick auf die SAP-HCM-Integration. Das System bediente für Deutschland circa 9.000 Antragsteller und unterstützte rund 15 Mitarbeiter bei ihrer Arbeit. Das neue System sollte die Leistungsfähigkeit steigern und die Online-Integration mit der SAP-HCM-Landschaft sicherstellen.

Infineon suchte nach einer integrierten Lösung: Die Unternehmensbereiche Finance und Human Resources sollten dieselbe Plattform nutzen, um Synergien zu nutzen.

Neue Lösung für die Unternehmensberei­che Finance und Human Resources

Die Infineon Technologies AG ist weltweit führender Hersteller von Halbleiterlösungen, die das Leben einfacher, sicherer und umweltfreundlicher machen. Mikroelektronik von Infineon ist der Schlüssel für eine lebenswerte Zukunft. Mit weltweit rund 29.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erzielte Infineon im Geschäftsjahr 2014 (Ende September) einen Umsatz von 4,3 Milliarden Euro. Im Januar 2015 hat Infineon das US-Unternehmen International Rectifier Corporation übernommen, das im Geschäftsjahr 2014 (Ende Juni) mit ca. 4.200 Mitarbeitern einen Umsatz von 1,1 Milliarden US-Dollar erwirtschaftete. Infineon ist in Frankfurt unter dem Symbol „IFX“ und in den USA im Freiverkehrsmarkt OTCQX International Premier unter dem Symbol „IFNNY“ notiert.

Effizient, integriert und sicher

Für die Designphase stellte Deloitte ab dem ersten Tag ein SAP-SSF-Demosystem zur Verfügung. Diese vorkonfigurierte Lösung beschreibt fortschrittlichste Prozesse, die als Vorlage für Infineon dienten. In einer Reihe von Workshops – so genannten Conference Room Pilots – wurde diese schließlich auf die wichtigsten Nutzer und Interessensgruppen zugeschnitten. Der Vorteil: Prozesse wurden stets direkt am System zum Leben erweckt und diskutiert. Für die hohen Anforderungen an kundenspezifischen Entwicklungen im SAP Shared Services Framework wurde das Deloitte Delivery Center in Indien eingebunden.

Für die Bereiche Finance und Human Resources wurde ein SAP Shared Service Framework auf dem neusten Stand der Technik ausgewählt und durch Deloitte implementiert. Steffen Model, SAP CRM EMEA Lead bei Deloitte: „Die Lösung bietet eine effiziente Steuerung der Prozesse sowie eine tiefgehende Integration mit den Backend-Systemen.“

Neben den Ticketing-Prozessen wurden ein detailliertes Berechtigungs- und Organisationskonzept zur Unterstützung der Teamstruktur im SAP SSF eingeführt. Eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation ausgehender und eingehender Nachrichten im SAP SSF gewährleistet nun den Schutz vertraulicher Informationen, beispielsweise von Personen- oder Vertragsdaten.

Effiziente Prozesssteuerung und tiefgehende Integration mit den Backend-Systemen

SAP Shared Service Framework als startegische Plattform

Mitte August 2014 ging das SAP SSF für Finance an allen Standorten nach einer kurzen Pilotphase live: In den ersten Tagen wurden an über 20 Standorten weltweit mehr als 2.500 Anfragen gestellt. Anfang Februar 2015 folgte die Umsetzung des SAP SSF im Bereich Human Resources. Das SAP SSF für den Finance-Bereich konnte unterdessen ohne Unterbrechung weiter betrieben werden. Dies zeigt zusätzlich die Effizienzsteigerung des IT-Supports für die Anwendung. User-Anfragen aus beiden Bereichen können gebündelt in einer IT-Organisation bearbeitet und gelöst werden.

„Mit der Lösung gewährleisten wir einen modernen Umgang mit komplexen Anfragen an das Shared Service Center“, so Thomas Messerle. „Das SAP SSF ist für uns zudem eine strategische Plattform. Wir haben die Möglichkeit, das Framework auf weitere Prozesse auszudehnen und in weiteren Ländern mit klar abgegrenzten Service Areas einzuführen.“ Auch die Nutzer zeigten sich zufrieden mit der gewählten Lösung und haben das System schnell akzeptiert. „Dadurch konnten wir Vorteile, wie die erfolgreiche Integration mit der SAP-Backend-Landschaft und die verbesserte Leistung, zügig nutzen“, so Messerle.

Moderner Umgang mit komplexen Anfragen

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